加強機關干部人事檔案管理的重要意義

高志新

【摘要】實際工作中由于各部門的政務繁忙而疏于機關干部人事檔案的管理，為日后的組織人事工作和維護個人利益的查檔鑒證工作留下隱患，因此加強機關干部人事檔案管理有著重要意義。

【關鍵詞】人事檔案；作用；現狀；建議

機關干部人事檔案是干部在社會活動中的原始記錄，是組織人事等有關部門在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載個人經歷、社會關系、德、能、勤、績、廉及獎懲等方面的文件材料，是知人善任，選賢舉能的重要依據。

一、干部人事檔案的重要作用

（一）干部人事檔案是組織、人事部門選拔、輸送干部和專業技術人才的重要依據。組織、人事部門負責對干部進行培養任用，選拔、輸送干部和專業技術人才時，除派人考察外，還必須查閱干部人事檔案，了解其在德、能、勤、績、廉等各方面的成長歷程中的表現，對擬提拔、輸送的干部進行全面分析，權衡利弊，擇其所長，避其所短，因人制宜，充分發揮每個干部的積極性，建立一支高素質的干部隊伍。

（二）人事檔案是澄清問題，維護個人利益的可靠憑證。從其形成看，人事檔案伴隨干部成長的歷程，記錄著當時干部工作情況、參加各項政治、經濟、文化活動的情況，是個人思想和行為的真實記錄，是令人信服的歷史證據。從其形勢看，它保留著真切的歷史標記，如當事人的親筆手書或親筆簽字以及組織審核認可的機關印信等，它是個人歷史和現實面貌的原始記錄，能比較客觀、全面地反映一個人各方面的狀況。個人利益受損、兌現待遇、糾正錯誤、調整工資級別、職稱評聘、合同鑒證、身份認定、退休等等，都需要檔案作為信證，為解決問題提供可靠的線索或憑證，保障個人的切身利益不受到損害。

（三）干部人事檔案為后人研究歷史提供可靠依據。每一份干部人事檔案都具有時代信息，反映當時社會經濟、文化、思想理論等建設情況。所以說干部人事檔案作為檔案的重要組成部分，為后人研究今天的歷史提供每一個時代及年代的共性信息。

二、干部人事檔案管理現狀

（一）工作人員兼職現象較多，責任意識淡薄。機關干部人事檔案管理工作人員多為兼職人員，由于檔案工作沒有較強的時限性，工作人員兼職工作內容較多，造成檔案工作者責任意識不強，使機關干部人事檔案管理人員既不注意檔案材料的收集歸檔，也不按照業務規范整理檔案，更不善于學習現代化管理手段。

（二）領導重視不夠，人員流動性較大?；鶎訌氖聶C關干部人事檔案管理工作人員多數為辦公室或人秘科工作人員，綜合性工作內容較多，平時工作任務繁雜而重要，人事干部檔案管理工作只是其中的一小部分，在行政管理和政務服務方面工作業績比較突出，職務升遷較快，造成人員調動頻繁，使人事檔案工作者的業務水平始終處于初級階段。再加上部門領導對檔案工作指導較少，業務培訓工作跟不上，使干部人事管理工作缺乏必要的業務知識，干部人事檔案管理工作較落后。

（三）在干部人事檔案管理中沒有建立基本的規章制度。多數機關及事業基層單位在干部人事檔案管理過程中，沒有建立基本的檔案管理制度，更談不上健全干部人事管理制度，沒有一個規范的管理標準，各自為政，主觀臆斷，分類混亂，參差不齊。

三、加強干部人事檔案工作管理的建議

（一）提高認識，加強領導。首先，單位領導要高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入議事日程。其次，要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，從嚴監督，嚴把歸檔材料質量關，發現問題及時解決。

（二）穩定檔案干部隊伍，加強工作人員業務培訓。專職干部人事檔案管理工作成績小，職務晉升慢，直接影響到檔案工作質量。因此部門領導要提高對穩定檔案隊伍重要性的認識，配備必要的合格的人事干部檔案管理人員，科學設置職務、職稱，調動管理人員工作積極性，鼓勵干部人事檔案管理工作者終身從事干部人事檔案管理工作，以保證干部人事檔案管理工作的相對穩定。對新上崗人員及在崗人員每年度進行定期培訓，不斷更新知識結構，精通專業知識，熟練掌握電腦知識和操作技能，不斷適應工作的新需要，向現代化邁進，使人事干部檔案管理工作與時俱進。要不斷強化干部人事檔案管理人員的自身素質，使之樹立強烈的事業心，責任心和政治責任感，以高度負責的態度，投入到干部人事檔案管理工作中

（三）建立健全規章制度，強化制約機制。要進一步建立干部人事檔案的材料審核、材料接轉及干部人事檔案質量通報登記等各項檔案管理基本制度，不斷充實內容，健全制度，及時糾正干部人事檔案中發現的問題，確保檔案內容真實可靠，維護干部人事檔案工作的嚴肅性。建立崗位責任制，結合崗位責任對干部人事檔案管理人員的工作任務、工作目標、職責權限和應遵守的紀律作出明確規定，促使工作人員積極主動、遵章守紀地做好干部人事檔案管理工作。

（四）創新工作的方法，提高人事檔案服務質量。在維護干部人事檔案真實性和保密性的同時，利用現代化管理手段研究檔案管理軟件，開發人事檔案信息管理系統，探索建立電子檔案的新途徑，適時更新干部信息，使干部信息及時得到保護，隨時為組織人事部門提供最新最實的信息，提高服務質量和服務水平。

機關干部人事檔案涉及個人的切身利益，我們必須提高加強干部人事檔案管理工作認識，要不斷強化管理，把機關干部在工作學習中形成的德、能、勤、績、廉及獎懲、業績、評議、評定等相關材料及時存檔，切實抓緊抓好，促進機關干部的勤政廉政建設，為組織、人事部門選好人用能人提供可靠的依據。