政府機關差旅費改革對公司的啟示

談敏

摘 要：中央和國家機關差旅費管理辦法出臺，為公司規范與改進差旅費管理提供了借鑒經驗。文章結合實際，對公司差旅費管理提出了意見與建議。

關鍵詞：差旅費 預算管理 差旅管理公司

因公司差旅費管理制度與現實脫節，在日常管理中缺乏指導意義，導致公司差旅費管理存在諸多問題，缺乏預算的有效控制，范圍界定模糊不清，各項報銷標準偏低，制度執行不到位等。如何對公司差旅費管理進行規范和改進，成為成本管理人員需要思考的問題。而財政部印發《中央和國家機關差旅費管理辦法》（以下簡稱“新方法”）對這一問題的解決具有充分的啟示意義。

一、中央和國家機關差旅費改革簡介

新辦法按照分地區、分級別、分項目的原則制定差旅費標準，并根據經濟社會發展水平、市場價格及消費水平變動情況適時調整報銷標準。

（一）嚴格了差旅費范圍

新辦法規定，差旅費是指工作人員臨時到常駐地以外地區出差，所發生的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內交通費[1]。而在出差期間發生的餐費、禮品費、藥品費、食品費、通訊費等均不能夠納入差旅費中報銷。同時，對差旅費發生地也進行了規定，只有在常駐地以外地區出差發生的相關費用才能定義為差旅費，工作人員在常駐地發生的住宿費、市內交通費等一律不得作為差旅費報銷。

（二）提高了差旅費報銷標準

新辦法沿用原規定按因公出差人員的職務等級規定適用不同的住宿限額標準，但較舊辦法有了較大幅度提升。以住宿費為例，副部級干部由每人每天600元提高到800元，司局級干部根據地區不同由每人每天300元提高到450-500元不等，處級及以下干部由每人每天150元提高到310-350元不等。

同時，新辦法明確規定因公出差人員一律不分職務職稱等級，所有人員公務出差伙食補助費和市內交通費實行包干并執行統一標準，并首次明確了包干天數的計算口徑。與改革前相比，新辦法因公出差伙食補助費標準由原來每人每天50元，提高到100-120元不等，市內交通費標準由原來每人每天補助30元提高到80元。

（三）放寬了出差人員乘坐交通工具的規定

新辦法新增了高鐵、動車、全列軟席列車等目前較為常用的交通工具，更加貼近現實需要。同時，因公出差人員不僅可以報銷飛機票費用，民航發展基金、燃油附加費也可以憑據報銷，每人次還可以購買交通意外保險一份。

（四）引入了差旅費預算管理

新辦法規定各單位應嚴格差旅費預算管理，控制差旅費支出規模。同時明確各單位應當加強對本單位工作人員出差活動和經費報銷的內控管理，對本單位出差審批制度、差旅費預算以及規模控制負責。

二、公司差旅費管理的規范與改進

此次中央和國家機關差旅費改革是新時期、新環境下政府切合實際，加強和規范差旅費管理的重大舉措，對公司差旅費管理的規范和改進有重要的借鑒意義。針對此次中央和國家機關差旅費改革的內容，對比公司差旅費管理的現狀，不論是制度層面還是執行層面，都存在不少問題與漏洞有待改進。

（一）嚴格差旅費預算控制，務必做到科學透明。

預算最初在政府部門施行，此后在多家大型企業推廣應用。實踐證明，預算在現代企業管理中扮演者重要角色。因此，在差旅費管理中也不例外。預算發揮作用的首要前提在于預算的制定必須科學合理，而香港政府預算的制定審核流程可以為公司差旅費預算提供參考。

從上圖可以看出，香港政府財政預算在通過前需經過反復質詢，必須兩次對公眾公開，接受公眾監督，機制嚴格確保科學且具有高度的透明性。香港政府的差旅費預算也是如此，因此，即便是特首，也不可能隨意出訪，濫用公款。曾經有報道香港行政長官辦公室公開梁振英就任20個月內的21次外放開支，包括住宿費、旅費等開支，數據精確到每分錢[2]。尤其是兩次外訪珠三角“開支都為0”。

考慮到目前公司出差計劃性較差，建議公司在編制年度預算中單獨設立差旅費預算。預算編制推翻原有的舊習，由下至上，從基層單位到公司機關，盡可能詳細地列明差旅費的明細項目，層層分解，并接受預算委員會和廣大員工的質詢，進一步論證預算的科學性與合理性。而公開、透明的預算制定過程是預算科學合理的有效保障。建議通過公司網站、宣傳欄等形式對外公布，自覺接受監督。

（二）修訂公司差旅費管理制度，務必做到與時俱進。

首先，建議明確差旅費的開支范圍。目前，公司差旅費核算過程中不乏出差期間發生的餐飲、食品等費用，同時也出現有公司常駐地的住宿費、的士票等。根據新辦法的規定僅在常駐地以外公務出差發生的相關費用才能納入差旅費范疇，同時強調差旅費只包含城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內交通費四項內容。而的士費因包含在市內交通費范疇內，適用每人每天80元包干使用的限額，不得報銷。

其次，調整住宿費、伙食補助以及市內交通費的報銷標準。以正副部室長為例，公司目前的包干指標是280元每人每天，其中，市內交通費為10元，住宿費為230元，伙食補助費為40元。通過調查長沙市場，目前三星級賓館的普通標準間標價均在300元左右，而出租車起步價白天為2公里8元，夜間2公里10元。因此，不難發現人均280元每天的各項指標均明顯低于當前省內的市場價格。由于指標偏低，出差人員難以在指標范圍內保障正常的吃、住、行，目前絕大部分出差人員差旅費執行的是實報實銷政策，一定程度上造成了差旅費開支增加。

再次，適當放寬出差人員乘坐交通工具的范圍。目前，高鐵、動車等已經成為公差人員的出行首選。目前公司差旅費管理制度尚未將上述交通工具納入。同時，目前公司差旅費管理制度中尚未對乘坐飛機的民航發展基金、燃油附加費以及交通意外保險等進行明確規定，不利于差旅費的規范管理。

（三）樹立預算與制度的權威，務必做到“有法必依”。

根據公司目前差旅費管理的現狀，首先是差旅費預算制定不夠科學嚴謹，導致預算的控制作用大打折扣。因此，建議公司一方面強化差旅費預算的編制流程，使得公司差旅費預算更加貼合現實需要。同時樹立預算的權威，在預算通過后，嚴格按預算執行。凡在計劃范圍內的出差事宜，預借差旅費及報銷按照正常的報銷程序執行。否則就應專門說明情況，報主管領導審批后方可預借差旅費和報銷。

其次是標準執行不到位，制度不落實等情況時有發生。這一定程度上是由于當前公司差旅費管理制度與現實脫節，因此，在對現有管理制度進行修訂后，公司必須嚴格按照差旅費報銷管理制度執行。一方面必須嚴格遵守差旅費“分項計算，總額包干、超支自負、節約歸己”的原則，對于出差人員未按規定開支差旅費的，超支部分由個人自理。同時，強調出差人員在出差結束后應當及時辦理報銷手續，歸還節余預借差旅費。另一方面，財務部門應當嚴格按規定審核差旅費開支，對未經批準出差以及超范圍、超標準開支的費用不予報銷。

（四）考慮委托專業差旅管理公司，務必做到效益最大化

根據一些大型公司的經驗，聘請專業的差旅管理公司已經成為一種趨勢。例如中國目前最大的差旅管理公司攜程已為包括可口可樂、松下、寶鋼、中國平安等在內的數百家跨國公司和大型企業提供商旅管理服務[3]。

而攜程為了滿足中小企業的差旅管理需求，已于2014年推出了“企業差旅自助平臺”，即便差旅消費量不大的企業只要通過資質審核，也能獲得專業的差旅管理服務。總結來說，專業差旅管理的優勢在于：一是企業先消費后付款，月底匯總結算，省去了員工借款和報銷的流程。二是獨有價格優勢，可以為企業最高節省30%的差旅費用。三是產品價格在同一平臺公開顯示，預定過程透明規范，可避免人為的價格造假。四是在線差旅管理可以實時查看各項差旅支出和管控指標。

綜上所述，專業的差旅管理公司擁有充沛的社會資源，服務功能強大，有助于公司規范差旅費管理，以最小的成本獲得最大的收益。公司可以考慮適時引進專業差旅管理公司。

三、結束語

新形勢下中央和國家機關差旅費改革，是推行厲行節約反對浪費制度建設的重要成果，從制度層面和執行層面全面規范了機關工作人員的差旅費管理，對公司差旅費管理的規范與改進起到了重要啟示作用。公司一方面可以考慮從內部出發，加強差旅費預算管理，修訂現有差旅費報銷管理制度，樹立預算的權威，強化制度執行力。另外，可以考慮引進外部力量，借助專業差旅管理公司這一平臺，運用現代的管理技術提升公司差旅費管理水平。

參考文獻：

[1]財政部.中央和國家機關差旅費管理辦法[M].中國會計年鑒，2014（1）

[2]石秋菊.梁振英差旅開支精確到分[N].南方都市報，2014-4-3（AA18）

[3]李寶華.加強企業差旅費管理辦法芻議[J].會計之友，2012（8）