禮貌原則在商務信函寫作中的應用

雷勵

[摘要]隨著經貿往來的不斷發展，商務信函在商業事務中占據了越來越重要的地位。“禮貌”作為商務信函寫作的一個最基本要求，在不同類型的信函中有不同的表現形式。本文通過對商務信函實例的分析，對不同類型商務信函中傾向于使用哪種準則作出分析，并且結合利其的理論，研究禮貌原則在不同商務信函中的運用。

[關鍵詞]商務信函 禮貌原則 語用學

[中圖分類號]H315 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）24-0054-02

在目前世界發展的大勢下，商務信函變得越來越重要，甚至將會影響到既定的案例或項目是否能夠取得成功。如何使一封商業信函得體且有效也成為研究的熱門，對此英語語用學中的禮貌理論可以為解決這個問題提供理論基礎。

一、商業信函的分類

現代商業活動中，商務信函是公司在日常商業通信中最常用的工具。

斯圖爾特，齊默和克拉克（Stewart，Zimmer and Clark.1984）將商務信函按兩個標準分類：信函的內容和信函中所給信息的性質。根據第一個標準，最常使用以下商務信函：請求信函，回復請求信函，索賠評價信函，信用和收款信函，銷售信函，雇傭類信函和社會商務信函。就第二個標準而言，即，“給出的信息的性質”，根據信函對讀者產生的影響，可將商務信件可以細分為四類：好消息，中性消息，壞消息以及說服性信函。好消息和中性消息的信函一起被視為日常信件。日常信件的使用頻率遠比壞消息信函或說服性信函高得多。因此，本文也將主要集中研究禮貌理論在這類信函中的應用。

二、禮貌原則的內容

格萊斯建議說話應該是有目的的和理性的行為，這是通過合作原則實現的。他認為，發言者應注意以下幾個方面：“量的準則”“質的準則”“關系準則”以及“方式準則”，交流應避免表達的模糊，應當簡短和有序。一般來說，對話者遵守這些原則以便雙方能夠順利溝通，但有的時候不得不打破這些原則。經過一段時間的發展，為了更有禮貌地交際，達到更高的交際目的，從而實現語言的社會功能這一進步的想法催生了禮貌原則的提出。

從社會心理學的角度，利其（Leech.1983）提出了禮貌原則，其中包括六條準則，他的具體描述為：（1）策略準則（Tact Maxim，也叫“得體準則”）：縮小對方的損失，擴大對方的好處；（2）慷慨準則（Generosity Maxim，也叫“寬宏準則”）：縮小自己的益處，擴大自己的損失；（3）稱贊準則（Approbation Maxim，也叫“贊揚/贊譽準則”）：縮小對對方的詆毀，擴大對對方的贊揚；（4）謙虛準則（Modesty Maxim，也叫“謙遜準則”）：縮小對自己的贊揚，擴大對自己的詆毀；（5）贊同準則（Agreement Maxim，也叫“一致準則”）：縮小與對方的分歧，擴大與對方的一致；（6）同情準則（Sympathy Maxim）：縮小對對方的厭煩，擴大對對方的同情和好感。

他認為，這些準則并非都同樣重要，即不同的文化中會強調不同的準則。例如，根據儒家哲學，在中國的社會中，禮貌的概念主要與謙虛相關，換句話說，謙虛（準則）是中國禮貌的基礎也是最重要的元素。利其的禮貌原則是系統化且有影響力的。

三、禮貌原則在商務信函中的應用

禮貌原則中的不同策略在商務交際中起著不同的作用。不同的應用方式可以幫助人們更好地達到商務交際的目的，完成其任務。本章將通過商業交流中的具體例子來分析原則的每個策略準則及其應用，信函實例取自商務信函《2500成功溝通范例》（2003）。

（一）策略準則的應用

人們使用這一原則以使他們的意見能夠更容易地被接受，同時不損害任何一方的利益。在現實生活中，策略原則是禮貌的根本，我們請求別人做某事，邀請他人，或者表達一些不同的想法，這些都需要我們更禮貌或戰略性地使用語言。示例如下：

Dear Mrs. Brown，

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Sincerely yours，

Scarlett Lewis

Credit manager

這封信函的目的是通知收信人付款已逾期，但目的是使對方支付雙方在協議中規定的卻目前沒被支付的分期金額。為了達到這個意圖，作者的信函就采取了策略原則，即“縮小對方的損失，擴大對方的好處”。

在本封信函的開篇，寫信人感謝收件人之前在他們店內的消費，表明他們珍視雙方之間的貿易關系，介紹了當前情況，也清楚地表明貸款已到期，與此同時解釋完成支付的最終受益人是收款人自己，并在最后一段表達了希望雙方保持良好的貿易關系的愿望。

這封信反映了寫信人的嚴肅性和邏輯性，文字很好地反映其所思所想，整封信的表達平滑且自然。

（二）慷慨準則的應用

…… ……

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I will call you on Tuesday to ask your advices concerning the questionnaire.

Thanks for all your help！

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這封信是一個非常成功的營銷手段且可看做是運用了慷慨準則。寫信人在信中寫道：“這樣做，你會讓我們知道我們如何能最好地為你服務”，從“你”這個視角表明這種行動對客戶和收信人的好處。在告訴客戶回答問卷旨在為客戶提供更好的服務的同時還附贈一張折扣券，并提醒其折扣優惠券現在正在使用！這些表達都反映了“最大限度地減少對自身的利益，最大化自我成本”的慷慨準則，而合理地利用慷慨準則無疑將有助于商務交際過程中達到寫信人的交際目的。

（三）稱贊準則的應用

Thank you for your great suggestion on how to manage the seats distribution.Your idea means we could accept 200 more people than last year.Without a doubt， it is the best idea that I have seen for a long time.

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…… ……

表達贊賞是經常在日常交際中使用的策略。這封信函的目的是表明作者接受收信者的意見。“毫無疑問，這是我很長時間以來見到的最好的想法”作者高度贊賞它。當一個人提出一個想法，他自然需要聽取他人的意見。去信贊美收件人可以讓他/她感到興奮。表達稱贊并不僅僅體現用詞的禮貌，而且還可以使收信人和聽者獲得心理上的滿足感，從而更好地在接下來表達你的想法。

（四）謙虛準則的應用

…… ……

May I use your name as a reference for a job I hope to get？ I am applying for financial advisor at Garfunkel Industry. Our experience together at SI will be helpful to give me the confidence to apply for this job.

…… ……

Being not only your colleague and your friend for many years.I naturally thought of you as my reference.

…… ……

Thank you either way for being a friend and the son of a large department store owner who hired a poor fisherman years back！

Sincerely yours，

Gwyneth

這封信寫信人的目的是請求收信人為她進行推薦。一般來說，這種請求他人幫助自己推薦會比較尷尬。但這封信使用禮貌原則順利完成了任務。信函開端，作者用詞禮貌并提出請求，敘述自己的情況，在結尾處表示感謝。全信反映了寫信人的謙虛態度，比如最后一段他自謙自己是“一個可憐的漁夫”對比收件人的身份是“一個大型百貨商店所有人的兒子”將自己的身份放低并態度溫和，可以給別人更好的印象，并保持彼此之間的良好關系。謙虛準則被解釋作“縮小對自己的贊揚，擴大對自己的詆毀”，但這個準則其實某種程度上恰恰反映了人本身的自信。

（五）贊同準則的應用

Dear Robert，

Thank you for your interest in becoming part of Waynes research and development department as an instructor.And， of course I agree that everyone needs a change sometimes. While， although you have good sales and marketing experience， this position requires in-depth knowledge of the specific technology.

…… ……

Again， I really appreciate your interest and hard work all the time in the company， and wish you good luck in all your future.

…… ……

這是一封公司老板給員工的信，信里實際上拒絕了收信人的換職要求。拒絕員工申請新的職位，其實并不容易，因為老板和下屬有地位上的差距。在這封信函中，體現了老板使用贊同原則的優越性和靈活性，禮貌地拒絕了收信人申請調換到培訓開發部的申請。在信的最前面，作者就感謝和贊賞了員工申請換職的這一舉動：“感謝您有興趣成為韋恩研發部的指導老師”，然后禮貌地引出其不適合這個崗位的原因，這樣的處理使得被拒絕時申請者能夠更容易接受。在最后，作者仍不忘感謝他的付出并鼓勵他繼續努力工作。整封信函都能體現上級的尊重、理解和對下屬的欣賞，并且給下屬留有“面子”，這樣使得收信人更好地理解上級的決定，并沒有更多感到遺憾的理由。

（六）同情準則的應用

Dear Miss Portman，

We are deeply sorry to hear from your letter that your company is now in an adverse financial situation due to business depression and now badly in need.Regarding our long standing relationship of mutual benefit， we would like to send you a check for the full sum as requested.

…… ……

Wish you very good luck.

在這封信的開頭，寫信人就向收信人表示同情。“我們深感不安的是，從你的信中了解到，你的公司現在由于商業壓力和急需貸款而處于不利的財務狀況。”告訴他對收信人的財務困難了解并感到遺憾，在提供了幫助之后并在結尾以“希望你好運”表達了寫信人的祝愿，這樣運用同情準則的寫作手法會使收件人感到非常溫暖和安慰。

四、結論

商業信函中的“禮貌”可以促進人們或者說雙方的和諧關系，對促進人們的交流起著至關重要的作用。對英語學習者來說，英文的商務信函是一種跨文化交際。而禮貌原則可以幫助我們更好地進行這種交際，那么如何在信函中應用禮貌原則是值得考慮的問題。本文以這六封商務信函為例，分析了禮貌原則在這六封信函中的應用。如何將禮貌原則理論應用到實際交際中，如何將書面表達的差異轉化為合理的語言行為，也為跨文化交際的對比研究奠定了基礎。希望本文能夠為商務信函的寫作提供一些靈感，從而使得商務信函在商務交際中發揮更加高效和諧的作用。

【參考文獻】

[1]史瑞芬，徐兆菊.涉外商函的寫作[J].應用寫作，1993

（12）.

[2]伍茲.商務信函：2500成功溝通范例[M].王楚明（譯）.上海：上海人民出版社，2003.

[3]Leech，Geoffrey.Principles of Pragmatics[M].New York： Longman，1993.

[4]Leech，G.Principles of Politeness[M].London and New York： Longman，1983.

責任編輯：楊柳