基于企事業單位信息化建設的OA系統應用實施

周麗梅+王煒

[摘 要]企事業單位通過自身改革，不斷加強公司運營能力的關鍵任務就是，要加速信息化創建工作，對現有資源進行合理分配，從而提升工作水平。信息化是企業管理進入自動化和現代化管理最為高效的途徑，合理發掘和使用OA系統是企業信息化創建的關鍵步驟。本文在描述信息化創建的背景、影響以及使用狀況的前提下，進一步給出了信息化創建和OA程序的選擇、架構功能以及使用運行策劃。

[關鍵詞]企事業單位；信息化建設；OA系統

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.040

[中圖分類號]F270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）08-00-02

隨著社會與技術的前進和發展，在企業改革與變型的重要時期，信息化創建發揮了不可替代的作用。電腦技術與電腦網絡技術，或是二者的派生產品的創建及使用，也是信息化在企業中最為直觀的展現。可是，有很多企業信息化水平還處于基礎實習時期，還沒有把OA系統當作管理核心去開展信息化建設，未以有關準則來探討OA系統的能力及使用價值，從而給信息化建設工作制造了阻礙。直接影響著OA系統在國內公司中的運用。

1 企事業單位信息化建設的情況及其開展原則

日本早在20世紀60年代末就提出了信息化的概念。平時人們所討論的信息化說的是在經濟社會活動中，廣泛應用現代化信息技術手段，更為高效的發掘和應用信息，加速社會經濟發展和社會進步，推進人們生活方式的轉變，從而變成了一種社會經濟過程。

企業信息化是指運用先進信息技術，將信息資源開發出來并普及使用，逐漸加強生產、運營、服務等活動的能力，從而提升公司的經濟效益及核心競爭力。給企業在市場發展中不斷壯大帶來一定的基礎力量。

信息化是由多個子系統共同配合形成的一個完整復雜的系統工程，所以需要巨大的人、財、物的使用。當這些條件不足時，可以利用下面幾項原則。

（1）整體策劃：按照公司主要的發展方向去擬定IT發展策劃，促進公司整體目標的實現，達到加強企業的經營能力及關鍵競爭力。

（2）逐步推進，急用優先：按照真實情況，讓那些對公司來說最主要、最迫切需求的系統優先獲得使用。

運用這些原則的運用，可以減低風險，提高成功率，同時經過試驗可以替公司培育出很多理論和實戰相結合的實用性人才，他們將作為公司信息化建設所需的最重要的人力資源。

2 信息化建設的必要性

現在大部分企業，都會建立起各種管理運營系統，例如，財務管理系統和人力資源管理系統以及ERP系統等，由于這些系統互相之間沒有聯系，相互獨立的系統經常會形成同樣的信息反復記錄的狀況。比如，不同的系統需要對公司內部的人員變動或組織機構變化同時做出相應的改動。假如工作流程發生變化，對于系統來說就會更嚴重。另外，每個系統中也有不相同、不及時和不同步等信息出現的概率。比如，員工調動時，人力資源系統及時產生了變更，可是OA系統卻可能還沒有及時做出調整；公司財務系統也沒有及時進行改變。在現實中，想要避免不一致信息出現，一般將會花費較多的精力。此外，信息的零亂收集也無法逃避，職工與顧客交流的文件、造訪顧客的信息以及職工的考核信息分別記錄在OA、CRM和人力資源系統中等。使用這樣的程序，不但會給管理人員造成管理上的困難，也會對職工的工作效率造成阻礙。

所以，對于一家公司來說，將所有獨立的系統通過一個平臺或者一種接口統一集合起來，且能使不同的系統相互關聯以及不同的信息保持一致，是現代企業面臨的重要問題，也是現代企業急需解決的問題。

3 OA系統的應用實施

3.1 OA系統的概述

在各種子系統里，OA系統是信息化系統的主要構成成分。OA系統是以公司的結構組成為基礎，盡量實現公司關于內部管理限制以及職位分工的需求，具有整體參與的研發特征，能夠滿足所有客戶業務需求的計算機系統。OA系統相較于其他信息系統在各方面有著巨大的優勢。

3.2 OA系統的選型標準

按照企業信息化創建的發展狀況，筆者給出以下選型意見。

3.2.1 功能上：注重網絡化、無紙化、智能化、標準化

網絡化：同步創建信息、人員資料及公共郵件等數據信息，運用數據分享功能實現異地辦公、聯合辦公、移動辦公以及協同辦公等功能需求。

無紙化：公司系統內利用電子形式傳輸文件，并實現人員之間互相發送、抄報信息，將政府行政單位下發的文件轉換成電子文檔相互轉發交流，盡量不使用紙質材料，在減少企業費用的同時，也避免了環境污染，加強了工作效率，從而實現網絡辦公。

智能化：科學的工作方式，不但能使高管及時掌握公司動態，還能讓職員擺脫平時重復機械的工作，充分運用信息技術，改變過去勞動方式，進一步加強決策實力及業務能力。

標準化：規范工作方式，加強工作流程及工作制度，規范工作行為，推進各級行政組織機構規范有序辦公，保障其高效運轉。

3.2.2 技術上：注重實用性、安全性、先進性、開放性

實用性：簡單明了，設計形式獨特，運用信息技術對企業的原有工作模式進行改造和完善，體系組成明了，使用功能強大，管理和維護及使用方便，便于學習和使用。

安全性：軟件和硬件同時考慮，保證系統能夠平穩可靠的使用，另外，制訂詳細可靠的安全秘密策劃、緊急處置方案以及安全管理制度，保障網絡與信息安全可靠。

先進性：尋求突破，參照電子政務建設的成功案例，利用網絡最新的研究結果，使用先進可靠的網絡及通信技術，指導將來的發展方向，始終保持先進性。

開放性：不斷融合和發展，確保與其他系統之間的相互融合，同時也要不斷發展，滿足系統升級的需求，在提升系統功能的同時，擴大客戶范圍，使網絡系統的功能充分得到體現。

3.3 OA系統的功能架構

OA系統關鍵由私人辦公、企業辦公、實用工具、信息庫和系統管理5大模塊組成。根據B/S結構，它關鍵完成流轉種類的行政辦公類使用，如擬、審、簽、辦、歸檔等工作處理能力。

4 OA系統的檢驗

4.1 OA系統的檢驗方法

（1）功能檢驗：檢驗OA系統各部分功能的準確性，依據需求說明書中介紹的關鍵點驗證，并分析各項功能是否達到各單位的工作要求，并從三方面加以證明。①單功能證明：在考慮包含所有可能出現的情況下，檢驗單功能是否達標。②工作流證明：檢驗單點組合后所有程序能不能達標。③功能間交換：所有單點功能交互場景的檢驗。

（2）易用性檢驗：OA系統通常由B/S結構實現，需要對Web頁面的直觀性、一致性、靈活性和舒適性進行檢驗。①直觀性：表現在客戶使用界面是否干凈有序，不能給客戶產生阻礙。②一致性：即檢驗版面上所有專業名詞是否準確無誤。③靈活性：即檢驗其在完成工作和數據傳遞等過程中的簡便性。④舒適性：即檢驗系統的外形和感受是不是和所需完成的任務及操作人員的需求一致。

（3）規格和性能檢驗：在規格檢驗時，應對OA系統能接受的規格進行檢驗，證實系統規格是否合格。性能檢測是證實系統各功能部分性能是否完成需求，比如關聯檢測的能力，客戶集中使用同一流程的性能等。

（4）安全性檢測：在檢驗安全性時，應包括以下幾個方面。

①網絡安全：檢驗系統是否能夠確保公司數據安全，攔截外界系統及黑客非法入侵。②內部安全：關鍵是客戶賬戶和登陸的安全性，并對OA系統各個輸入界面，尤其是輸入后要進行數據庫分析，非常可能被SQL語言打擊，應進行專門檢測。

（5）可靠性檢測：檢驗系統及功能模塊能否在各種突發狀況下準確完成工作。

（6）長時間檢測：①檢驗系統過度使用后，服務器會不會出現使用功能減低和內存縮小的狀況；②是否能夠使用自動化技術，實現機械重復運作。

4.2 OA系統的測試策略

（1）在檢驗產品時，操作員工應向專業設計者進行詳細咨詢和了解，最佳方案是由專業設計者指導，操作者親自檢驗運行。

（2）假如存在特殊需要單獨設計的OA辦公流，希望使用敏捷研發和檢驗流程，每迭代一次交換一個工作流。

5 結 語

企事業單位的特別性奠定了企事業單位信息化創建的特別性和困難性。由于網絡信息化是將來變革的助推劑，因此，OA系統是信息化創建的重點。正所謂三分技術、七分管理、十二分數據，因此，應對員工進行全體教育，加強數據資源的保存和轉移，逐步完善管理制度，提高人性化設計和管理水平，從而使OA系統充分在企業生產活動中體現價值。

主要參考文獻

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