新時期科技檔案管理的創新思路

秦東升

摘 要：科技檔案工作是一項發展社會經濟和科學技術的不可缺少的專門事業，它作為社會主義現代化建設的重要組成部分，其管理工作將隨社會發展而不斷推進提升。本文反思了新時期科技檔案工作面臨的問題，提出了新形勢下管好用好科技檔案的建議。

關鍵詞：新時期；科技檔案管理；創新思路

在新形勢下，檔案部門應加強科技檔案的管理，讓館（室）藏的科技檔案大顯身手，發揮其應有的作用以適應社會信息化進程的需要。

1 新形勢下科技檔案工作面臨問題的反思

1.技檔案管理認識不夠

把科技檔案管理工作等同于一般物的管理，認為只要把有關資料保管起來就行了，沒有集中統一管理，以致于對查閱和調檔帶來諸多不便。有的因資料收集不全，影響了新品的進一步開發。個別企業領導對科技檔案管理工作不重視，硬件設施不全，人員待遇低，影響了檔案人員的工作積極性。科技檔案管理功能的認識不到位，科研文件的歸檔率大大低于文書檔案，許多重大科技活動、科研項目的檔案，科技主管門只保存著有關立項與驗收工作的部分檔案，至于反映項目研究過程的原始記錄和研究狀況的重要數據，甚至計劃項目承擔單位的檔案部門也未作保存。實際上，科技管理部門保存的部分檔案根本起不到應有的作用，由于信息缺失過多，它們既不能起到借鑒作用，也不能成為共享信息資源。

2.科技檔案管理的相關法律法規滯后

其中科技檔案保密方面的法律法規體系還不健全，立法重點不明確。《中華人民共和國保守國家秘密法》是規范我國保密工作的一部專門法，是制定一切保密法規、規章和具體保密制度的基本依據，在我國整個保密法律法規體系中起著主導和決定作用。但是目前這部《保密法》在一些方面存在滯后性，包括對于科技檔案保密方面欠缺法律規定及涉密計算機的管理規定落后于現代計算機和網絡的發展。這就給科技檔案管理部門制定相應的部門保密規章帶來一定的難度，也給科技檔案工作人員依法辦事帶來了困難，同樣也對科技檔案的保密工作十分不利。

3.科技檔案利用率與社會需求仍有一定差距

科技檔案工作自身發展中各個方面、各個環節也存在不平衡、不和諧問題，檔案機構、人員、設施、制度等還不能適應新時期科技檔案事業發展的需要，科技檔案信息化建設步伐亟待加快等等。因此，必須進一步建立和完善科技檔案服務體系。

2 新形勢下科技檔案管理的創新思路

1.加大宣傳力度

要采取有效措施，利用多種形式，廣泛宣傳依法收集科技檔案工作的重要意義，讓人們了解科技檔案的形成與收集、整理與歸檔等知識環節。檔案部門每年都應組織一兩次科技文件材料歸檔工作宣傳教育活動，以《檔案法》為核心，宣傳科技檔案工作的重要作用，宣講科技檔案利用實例，使人們充分認識到科技檔案的重要作用。要通過鮮明的利用實例，消除認識偏見，認識到把科技文件材料集中收集、歸檔，是為了使科技檔案發揮出最大的功能和效應。

2.健全規章制度，實現規范化管理

建立健全科技檔案工作的各項規章制度，制定科技檔案管理工作的標準規范，并且以程序圖、系統圖、網絡圖等形式，把它們形象化、直觀化。在嚴格各項規章制度和崗位責任制的同時，加強思想教育，提高職業道德水平，把科技檔案工作首先建立在遵循客觀規律和發揮人的積極作用的基礎之上。科技檔案形成的各個環節是一個有機的整體，哪個環節的工作沒有做好都會影響到全局的工作管理。因此，必須樹立質量第一的思想，把檔案質量貫穿在檔案工作的始終，同時把科技文件材料的形成歸檔過程看成是一個無限循環的過程。不斷將影響歸檔質量的信息反饋到新工作中去。

對科技檔案規范化達標管理，是維護檔案工作的基本原則的有效途徑。同時，標準化管理是科技檔案為科研生產以及廣大利用者提供服務、互通信息的重要基礎，是科技檔案交流的必要條件，是應用現代化管理的首要前提。

3.實現科技檔案管理現代化

標準化、規范化是檔案管理的重要手段之一，是實現檔案管理現代化的重要前提和基礎，可以為檔案管理軟件創造一個良好的應用環境，加快檢索速度，提高利用效率，發揮檔案信息共享優勢。應充分發揮計算機管理的優勢實現紙質檔案的計算機管理，提高管理質量和工作效率，充分利用網絡技術實現科技檔案管理的現代化，通過采用企業局域網和國家信息高速公路等計算機網絡技術，逐步建立具有高效率管理和開發利用檔案信息資源能力的網絡管理系統，同時滿足檔案管理人員和科技人員的需要。

積極運用高新技術，實現科技檔案資源共享。檔案利用的方式、手段及傳播的媒介是隨社會進步而進步的。隨著計算機技術與網絡技術在人類生活、工作和學習各個領域中的普及。如何積極運用高新技術，實現科技檔案資源共享，已成為當前檔案工作急需解決的問題。筆者認為可以從以下兩個方面解決：首先，要增加資金投入，逐步配備計算機、刻錄機、掃描儀、照相機、復印機以及用于防盜、防火、防潮、防塵的各種現代化的硬件設施。其次，要應用計算機技術和網絡技術，以“政府上網工程”的辦公自動化、網絡化、電子化和全面信息共享為契機，加強科技檔案信息資源的網絡化管理。

4.加強科技檔案人員自身素質建設

作為科技檔案管理人員要加強自身素質建設，要具備較強的科技檔案管理專業知識，以便及時準確地為科技檔案的使用者提供科技檔案，實現科技檔案管理工作的目的。同時檔案工作人員還必須加強計算機的學習，這樣才能適應現代企業發展的需要，更好地為企業經營生產服務。科技檔案工作中涌現出的人才是檔案管理的精英，他們對檔案工作的質量研究和發展起著一種引導的作用。作為企業科技檔案管理人員，一定要解放思想，不斷更新觀念，更新知識結構，堅決破除因循守舊、墨守成規的舊觀念，樹立與時俱進、勇于探索、積極創新的時代理念；牢固樹立檔案工作為生產、經營、科技服務的思想，充分發揮檔案這一無形資產的無限價值，積極為本企業乃至同行業提供多渠道、全方位、高效率的優質服務。

參考文獻

[1]楊寶瑞.新時期科技檔案管理存在的問題及對策[J].中共鄭州市委黨校學報.2010（05）

[2]梁桂芹.科技檔案管理中存在的問題及對策[J].中國地名.2010（02）