淺析人事檔案管理的基本策略

司新紅

摘 要：在我國人事檔案管理由來已久，其管理工作伴隨歷史社會環境的發展變化，經歷了由紙質化到電子網絡數據化的過程。人事檔案是員工重要的身份信息，也是企業單位在用人等方面的重要依據，對人事檔案的有效管理關系著員工個人利益，也關系著企業單位的發展，更關系著社會的穩定發展，因此需要對人事檔案進行妥善處理。

關鍵詞：人事檔案管理；人力資源管理；基本策略

人事檔案是員工基本信息的承載方式，伴隨人力資源管理工作的深入發展，人事檔案管理逐漸被忽視，其管理工作在人力資源管理中的地位作用不再顯得重要。在市場經濟與信息化社會發展的今天，人事檔案管理應該在順應當今發展形勢，一如既往地發揮出對人才的選用、培訓等方面的作用，無論是何時都應注重人事管理工作，正視在管理工作中存在的問題，對其工作的實施開展進行廣泛的探索。

一、人事檔案概述

1.人才資源基本信息的提供。人事檔案和身份證件具有同等重要的作用，是身份的象征，是企事業單位對員工了解熟悉的重要方式。人事檔案記錄了單位工作人員各項基本信息，通過對多項信息的瀏覽對員工有初步了解，根據基本信息，了解員工性格等信息因素，以便為員工安排符合條件的崗位，或者是在日后工作環境中提升素質。

2.對人力資源的優化配置。人事檔案好像一面鏡子，很好地展現了員工性格能力等因素，借助人事檔案，管理人員能夠及時獲取掌握工作人員信息，才能為員工安排合適的崗位，以使人力資源得到良好的優化配置，調動員工積極性，充分發揮出知識能力優勢，以獲得最大化的經濟效益。

3.為長遠戰略規劃著想。唯有詳細分析人事檔案，管理者才能獲得真實信息，才能對員工真實一面有所了解，才能從單位角度了解到人才需求，對發展動向全面掌握，為發展戰略規劃作出參考，為員工招聘、調配、培訓等方面奠定堅實的基礎。

二、人事檔案管理中存在的問題

1.政府機關與事業單位

（1）管理內容片面化。人事檔案不僅要記錄員工性格等基本信息，記錄員工的自然情況，還應記錄員工在工作崗位的后天情況，相關單位對后者后天情況的記錄有所缺乏，一些在人事檔案中只是對員工姓名等基本情況作出記錄，工作能力等方面并未完全體現出來，這樣的檔案是很難從全面在選人、用人上發揮出人事檔案應有的作用。

（2）管理形式的落后性。現如今科技發展，電子計算機信息技術在各行業工作事務處理過程中發揮了重要作用，信息技術在人事檔案管理有著廣泛應用，實現了電子數據化管理，但是還有一些單位部門仍然在使用陳舊落后的方法手段，在收集與整理檔案過程中出現問題，管理分散化，嚴重情況下也有丟失的現象，這對于機關事業單位來說工作效率大為降低。

（3）對檔案管理不夠重視。傳統的檔案管理只是注重表面的形式化，檔案以紙質化的形式呈現，歸檔之后缺乏定期的更新，更有檔案記錄的內容與實際情況不符，造成這些現象的出現很大原因與管理者不夠重視有關，檔案管理流于形式，實際價值并未發揮出來。

2.中小企業。在中小企業人事檔案管理中也存在與實際情況不符的問題，失真現象容易出現。特別是近些年來在科學技術大發展的背景環境下，應用信息技術可以偽造身份證、畢業證，信息技術的應用為造假現象提供了可能，失真現象屢見不鮮。主要原因主要有造假者并未堅持實事求是的原則，未能意識到造假行為是違法的。另外審查工作中也存在問題，管理者素質有限，對信息真假情況的辨別無從下手，無奈只能是對這些信息以被動的態度接受。這些問題的存在使企業在對工作人員的評估工作中并不客觀，檔案管理中的失誤導致檔案頻繁的丟失，造成員工檔案的缺失。在市場經濟環境下，人員流動具有自由性，這使得終身雇傭制被打破，實現了人才資源的優化配置，對市場活力也是有力的激發。人員流動的自由性縮短了用工期限，管理者對人事檔案的管理工作也就不是十分重視了。

三、人事檔案創新管理的基本 策略

1.提升對檔案管理的重視程度。經過對上面的分析不難發現，不同單位部門在進行人事檔案管理工作中存在問題現象很大程度上與管理者對其管理工作的重視程度不夠有著很大的關系，這從根本上來說是意識形態方面的問題，為此管理者應將管理工作提升到戰略層面上。企事業單位的管理階層要認識到人事檔案管理工作的重要性，將其管理工作作為員工管理的重要內容，在會議中強調人事檔案管理工作的重要性，人事部門在管理工作中有必要記錄員工績效、獎懲與晉升的情況信息，綜合分析判斷這些情況，有選擇性地進行員工培訓，將工作能力提升上去。

2.對人事檔案的真實性、時效性加以強化。對整理檔案中通常采用的做法較為傳統，大多數情況仍然沿用手寫方式，這樣的處理方式存在較長的間隔時間問題，在間隔時間里失真問題也就很容易出現了。針對這種情況，應使管理方式具有電子化的特點，使這種特點的管理方式融入到管理工作中，以將減少整理時間，并注重對檔案信息的更新，不要遺漏績效考核這些內容的記錄工作，適當情況可合理拓展記錄范圍，對信息分類匯總與補充，切實保證信息能夠及時更新。與此同時還要重視對檔案信息的真實性鑒定，及時清查信息內容，將無效信息作出刪除處理，以促使真實反映出員工實際情況。

3.管理手段方式的現代化創新。傳統手工形式的檔案管理手段對工作效率、時效性來說是極大的降低，技術手段的先進性是其管理工作真實性的有力保證，紙質化的管理不具有客觀性，浪費了資源與空間，電子化的管理方式具有自動化，實現了管理工作的一體化，是綠色環保的管理方式。為此企事業單位在人事檔案管理中應建立健全信息化建設，構建一體化管理平臺，搭建人事管理系統，將檔案信息存儲于系統之中，在系統平臺上進行記錄、整理、歸總工作，實現管理工作的電子化與資源共享，促進管理的方便快捷性。

四、結語

綜上所述，本文從三個方面對人事檔案管理的基本策略展開了論述。在人力資源管理工作中對人事檔案的管理是重要的內容，人事檔案的管理對于發揮員工的能力具有重要作用，為此在企事業單位中管理者更要重視人事檔案管理工作，特別是在競爭激烈的市場經濟環境下，更應該發揮人力資源管理部門的管理服務職能，轉變管理觀念，注重管理工作的現代化創新。

參考文獻：

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