新形勢下如何做好企業(yè)檔案管理工作

李軍霞

河北省石家莊市靈壽縣自來水公司

【摘 要】隨著市場經濟的不斷發(fā)展，對企業(yè)和事業(yè)單位的檔案管理工作質量也越來越重視，檔案是記錄已經發(fā)生過的歷史事件。不管是企業(yè)還是事業(yè)單位，要想做好檔案管理工作，就需要建立一支高質量的檔案管理隊伍。本文將結合企業(yè)自身的發(fā)展需求，提出做好檔案管理工作的有效措施。

【關鍵詞】新形勢；檔案管理工作；思考

一、更新檔案管理觀念

在企業(yè)和事業(yè)單位發(fā)展的過程中，檔案是其非常寶貴的財富，隨著科技的進步與發(fā)展，新形勢下的檔案管理工作也得到了一定的進步，但是其中還是存在很多問題，面對檔案管理中存在的問題，首先，需要更新檔案管理觀念。很多單位的領導者對檔案管理還沒有一個正確的認識，很多單位更加重視發(fā)展過程中取得的成績與利潤，檔案管理工作資源消耗比較大，所以經常被忽視。因此，要做好新形勢下的檔案管理工作，就必須改變這種觀念，單位領導者要加強檔案管理建設，檔案管理人員要樹立正確的管理觀念。檔案管理工作并不是簡單地對檔案進行整理、分類等，除了要有檔案管理意識外，檔案管理人員還應該去學習先進的檔案管理理念。目前，隨著信息化時代的到來，信息化技術在很多領域都得到了很大的應用，檔案管理本身是一項非常復雜的工作，對檔案管理工作者來說，他們的工作內容比較枯燥，工作量比較繁重，為了更好地促進企業(yè)的發(fā)展，就需要克服檔案管理工作中的一些困難，認真學習先進的檔案管理技術。

二、加快檔案現代化建設

隨著社會的不斷進步，很多現代化技術已經在檔案管理工作中得到運用，但是由于各種因素的影響，不管是在檔案管理的基礎工作上，還是現代化建設上，都還存在一些問題。加強檔案現代化建設，其實不止是管理設備上的現代化，科技的進步生產出了很多高科技的管理設備，但是，除了設備的現代化外，管理技術與思想的現代化也是非常重要的，在檔案管理工作中，需要始終貫徹標準化、信息化的管理理念，才能促進新形勢下檔案管理工作質量的提升。在執(zhí)行檔案管理工作中，不斷強化自身的管理意識，做好檔案的信息化管理，可以熟練地運用信息化技術進行檔案管理，實現檔案的開發(fā)與利用，讓檔案更好地實現其應有的價值。另外，要及時發(fā)現檔案管理中存在的問題，才能更好地完成檔案管理工作。

三、提升檔案管理人員的綜合素質

在檔案管理工作中，檔案管理人員的綜合素質是非常重要的。首先，隨著科技的進步，新形勢下的檔案管理工作已經逐漸往自動化的趨勢發(fā)展，所以要求工作人員可以熟練地掌握檔案管理工作的專業(yè)技能。檔案管理工作并不簡單，因此在招聘工作人員的時候，應選擇檔案專業(yè)畢業(yè)的高校學生，另外，在其正式上崗前，還可以對其進行培訓，加強其對于檔案管理工作知識的熟悉與理解，促使他們上崗后可以更好地完成檔案管理工作。其次，要求檔案管理工作人員有著較高的職業(yè)素質，對于企業(yè)和事業(yè)單位來說，檔案記錄著其發(fā)展過程中非常重要的事項，所以必須要保證檔案管理工作的保密性，所以，如果工作人員的道德素養(yǎng)不高，很容易出現檔案泄露的現象，不利于檔案管理的發(fā)展。因此，要求企業(yè)將提高檔案管理工作人員的綜合素質作為管理的重點，加強工作人員責任感的培養(yǎng)，進而提高檔案管理的質量。

四、創(chuàng)新檔案管理思路

新形勢下的檔案管理，需要有新的管理思路，因此，在檔案管理工作中，要不斷創(chuàng)新檔案管理思路。在某種程度上來講，檔案管理工作其實是比較枯燥的，檔案的分類、整理等一成不變的工作程序，使得工作人員缺乏對檔案管理工作的激情。所以，在檔案管理工作中，需要有創(chuàng)新行為的出現，科技的發(fā)展，為檔案管理工作的創(chuàng)新帶來了可能，由于傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，很多檔案管理工作人員在工作中也只是墨守成規(guī)地辦事，并沒有關注當前對檔案管理的需求，很多工作人員僅僅只是做好檔案的歸檔、建檔等，就覺得自己已經完成好了檔案管理工作。這種檔案管理方法已經不能滿足當前的需求，檔案管理是為企業(yè)與社會服務的，在工作中，不管是領導者還是管理人員，都應該要創(chuàng)新管理思路，改變舊有的管理想法，認真認識檔案存在的價值，重視檔案管理工作，將超前的意識、節(jié)奏與服務應用到檔案管理工作中去，才能讓檔案管理實現其真正的價值。

五、創(chuàng)新檔案管理模式

雖然一些傳統(tǒng)的管理模式對檔案管理工作確實起到了積極的促進作用，但是隨著市場的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經在新形勢下的檔案管理工作中不適用了，因此，在檔案管理模式上，必須要創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案管理程序是非常繁雜的，針對這個現象，在工作程序上，可以有效地進行一定的簡化，目前，我國很多檔案處于電子檔案與紙質檔案共存的狀態(tài)，紙質檔案的管理比電子檔案的程序要復雜得多，所以面對這種現象，可以將紙質檔案與電子檔案的管理融合起來，相互取長補短，而且，現在的檔案形式已經逐漸往電子檔案發(fā)展，在檔案的組卷與歸檔中，工作人員可以采取一些有效的方法，在不影響檔案管理質量的前提下，取消其中一些比較復雜的程序。另外，在工作中，檔案管理者要善于思考，結合檔案管理工作的需要，將自身所學運用到其中，發(fā)現存在的問題，適當地搞一些小發(fā)明、小創(chuàng)造等，以提高檔案管理工作的效果。

六、實現檔案信息資源共享

隨著科技的進步，如今已經進入到一個信息化的時代，在檔案管理中，信息化管理可以促進檔案管理質量的提升，當然，實現檔案信息資源共享也是檔案管理中非常重要的步驟。對于企業(yè)和事業(yè)單位的發(fā)展中，做好資源共享可以促進其發(fā)展，但是如何建立檔案信息資源共享系統(tǒng)，則需要根據企業(yè)與單位自身發(fā)展的實際情況而定。首先，要建立規(guī)范標準的信息系統(tǒng)，對于需要共享的資源，要給工作人員提供可檢索的基礎數據，讓其可以及時查詢到工作中需要的資源。其次，要加強網絡信息技術的構建，網絡是實現信息技術的基礎，所以要保證有暢通的網絡環(huán)境，這樣才能更好地實現檔案信息資源共享。

七、加強檔案硬件設備建設

檔案管理工作并不是人工就能完成的，特別是當前新形勢下的檔案管理工作，必須要有先進設備的支持，所以，需要加強檔案硬件設備建設。硬件就是辦公設施與辦公設備，檔案管理工作中，需要計算機網絡的支持，如今，紙質檔案已經逐漸被淘汰，電子檔案已經成為檔案的主要形式，在計算機網絡技術的支持下，電子檔案的管理十分便捷，但是還是存在一些漏洞。例如：檔案管理的安全性。因此，做好新形勢下的檔案管理工作，要重視檔案硬件設備建設，加大資金投入，確保檔案管理工作的正常進行，此外，還應該設置檔案安全管理系統(tǒng)，對于現有的紙質檔案，也要采取相關措施對其進行保護，只有加強了檔案管理硬件設備的建設，檔案管理工作才能更上一層樓。

八、結束語

綜上所述，檔案管理工作對于企業(yè)與事業(yè)單位來說都是非常重要的一部分，所以在新形勢下做好檔案管理工作也是非常關鍵的，檔案管理者要明確自身的職責，更新檔案管理觀念，促進檔案管理質量的提升。

參考文獻：

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