淺談辦公室工作中信息的反饋與有效溝通

趙海燕

【摘要】辦公室工作信息的反饋，實際上做的是人際上的事情，是人際上的溝通。是指為了一個設定的目標，把信息、思想和情感在個人或群體間傳遞，并且達成共識的過程。干好辦公室這項工作需要具備基本的專業(yè)知識、協(xié)調(diào)和溝通能力，特別是掌握有效溝通的諸多技巧并靈活運用，才能成為一名合格的辦公室人員。

【關(guān)鍵詞】反饋；有效溝通；傾聽；看法；批評；認同

在企業(yè)辦公室，上傳下達是一項非常重要的工作，這種信息的反饋工作，實際上是與人打交道的過程，是人際上的事情，也是人際上的溝通。而人是感性的，多變的，每一個人的思維都是不一致的，因此，下情上報，上情下達，上下溝通這項工作就不是那么簡單的事情了，因此反饋及有效溝通是必不可少的，而做好反饋及有效溝通就不是那么容易的事情了。下面本人就多年辦公室工作經(jīng)驗，淺談一下辦公室工作中信息的反饋與有效溝通。

一、反饋和有效溝通的釋義

所謂反饋，泛指發(fā)出的事物返回發(fā)出的起始點并產(chǎn)生影響；所謂溝通，本義是使兩方能夠連接，缺乏主動性，所以我們需要的是在反饋的過程中做到有效的溝通，而所謂的有效溝通，是通過聽、說、讀、寫等各類載體，通過會見、對話、討論等各種方式將思維準確、恰當?shù)乇磉_出來，以促使對方接受，有積極主動的意味。

二、工作中我們要進行反饋和有效溝通的原因

其一，當人作為信息接收者的時候，會根據(jù)自己的理解進行轉(zhuǎn)換，這種轉(zhuǎn)換可能是正確的，可能是相似的，也可能是相悖的。而且，還有一種可能是，理解對了，因為不同人，思維路子不一樣，就像解決數(shù)學問題一樣，有很多不同的解題思路，如果不進行及時的有效溝通，也會造成誤解，嚴重的話，會引發(fā)沖突。其二，人作為感性動物，有天然的領(lǐng)域認知，就是每個人都需要自己的私人空間，如果是一個陌生的人，或者是不夠熟悉的人闖入了該領(lǐng)域，被接受的程度就差，如果這樣情緒用于工作中，那么彼此的融洽度不高，工作質(zhì)量就會大打折扣，工作效率也會不高。其三，有效的溝通可以更加快捷地完成好工作，避免不必要的干擾（如個人的思維方向、處理方法、個人能力、個人情緒、完成進度等等）在事情處理中影響工作效率和效果。我們辦公室的領(lǐng)導就經(jīng)常說，反饋不及時，溝通上存在問題，工作就會不暢通，這會影響后續(xù)工作。

三、信息的反饋與有效溝通的方法

（一）學會當一個傾聽者。傾聽，不是簡簡單單地聽就行，這是一個反饋和溝通中相互的過程，而是帶著我們個人的特色，在一個溝通的過程中，我們要盡量選取一個對的時間，營造一個好的氛圍，表達出我們的溝通意愿。同時，個人要打扮端莊整潔大方，清清爽爽的氣息，微笑的表情，專注的眼神，適時地表達意見，這才是一個正確傾聽的態(tài)度。

（二）認同傾訴者溝通。我們要充分認可對方好的一方面，更能夠讓別人接受你們之間的溝通，從而提升對方的工作積極性和工作意愿等，有時候工作態(tài)度也會決定工作質(zhì)量的好壞。當然，這種認同，必須是實事求是存在的，每個人都需要別人看到自己的閃光點，不喜歡別人不切實際的虛偽贊同。我們辦公室的領(lǐng)導就經(jīng)常表揚我說：某某某在自己分管的工作上面經(jīng)常提醒我什么時候該做什么了，讓我能夠在期限內(nèi)履行好自己的工作職責，這非常好。領(lǐng)導事情多，很多時候需要我們把握好工作的進度，適時提醒他們，是我們辦公室人員的職責。

（三）提出自己正確的理解。正確的反饋和有效溝通還需要適時地提出自己的看法。當然，我們首先要對這件事情有所了解，要根據(jù)事實有理有據(jù)地談自己對這件事情的理解，提出自己的意見和建議。合適的意見和建議會對事情的處理有著良好的導向作用，有助于人際間相互了解和融合，同時也有助于工作效率的提高。特別是上位者，如果能夠很開放地談及自己對事情的想法和感受，更能夠促進事情的有效解決，模棱兩可的態(tài)度、模模糊糊的表達方式會讓溝通的對方感到無所適從，接收不到明確的信號，最后靠揣測來完成的工作，很難達到好的程度。當然，能聰明解讀他人想法的人不在其中，這畢竟只是少數(shù)。

四、如何做到有效溝通

要做到有效溝通，需要我們充分利用我們的肢體語言和語言表達，在合適的場所做出適當?shù)呐e止、合適的稱謂和合適的語言，會對溝通起到非常重要的作用，稱謂要根據(jù)場合和親疏度而定，而語言中，合適的修辭、適當?shù)挠哪⑺渍Z的適當應用以及適度的煽情都會對我們的溝通起到畫龍點睛的作用。

總之，辦公室工作具有其特殊性和繁瑣性，要想當好辦公室工作人員這個角色，做好辦公室工作，正確反饋和有效溝通至關(guān)重要。這需要我們找準溝通點，也就是說要學會處理方方面面的關(guān)系，擺正自己的溝通位置；也需要我們在部門與部門之間、上級與下級之間、下級與上級之間的聯(lián)系與交往中協(xié)調(diào)好、落實好每一項工作，做好每一件事情的反饋和有效溝通。

做好辦公室工作的反饋和有效的溝通，能使我們的工作環(huán)境變得輕松愉快，讓我們在開展各項工作時，更加游刃有余，還會使一個單位的整體形象在無形中得到進一步的提高。所以，提升辦公室工作人員的反饋能力和有效溝通能力，在我們的機關(guān)工作技能中，勢在必行。

【參考文獻】

[1]范晟晟編著.一分鐘有效溝通，長春：北方婦女兒童出版社，2014，6.

[2]（德）漢斯-于爾根.克拉茨著.反饋技巧.周靜譯.北京：中國鐵道出版社，2010，12.