關于企業物資電子采購平臺建設的幾點思考

王英門

摘 要：物資采購與管理是企業管理的重點領域，應用信息開發平臺建設一套“界面有友、業務公開、過程受控、全程在案、永久追溯”的集物資采購、物資管理、合同管理、財務支付等一體的物資電子采購一體化平臺，對于規范企業管理，防范企業管理風險具有深遠意義。本文結合企業實際，深入分析物資采購風險及制度化建設，總結梳理物資電子采購一體化平臺建設過程。

關鍵詞：物資采購管理 風險防控 風險點 需求分析 流程圖 規范管理

中圖分類號：F724.6 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）09（b）-019-02

物資管理歷來都是企業管理的重點領域，是企業風險防控的重點領域和關鍵環節。公司是兩臺60萬超臨界供熱機組，每年備品配件采購金額近億元，且備品種類繁多，供應商類型繁雜，專業性強，來源形式多樣，來源單一，完全市場化和不完全市場化等來源，從而造成了物資采購程序難規范、廉潔風險大、采購期長等問題。如何及時采購到物美價廉的備品是物資采購部門的終極目標，也是公司廉潔風險防控的追求。構建一套界面友好、業務公開、過程受控、全程在案、永久追溯的物資采購系統是解決上述問題的基本保障。

1 現狀及問題分析

自2011年公司兩臺機組投產以來，隨著供熱市場的不斷開拓，公司占領了當地80%以上的熱用戶，保障供熱穩定的前提是要有高可靠性的發電設備，而設備高可靠性的基礎是備品配件的質量和采購的及時性。近年來公司物資采購管理呈現以下特點。

1.1 采購金額大，風險管控難度大

經過對投產以來物資采購（不含燃煤采購）的總體情況進行匯總、分析可知，物資采購是公司經營活動的重要組成部分，是除煤炭采購外的最大成本支出。隨著市場的開拓，相應的檢修維護、非標技改物資采購金額將呈現逐年攀升的狀況，運用傳統手段做好物資采購管理已經無法滿足現代企業的管理需求，必須在管理方式上變革。

1.2 信息化程度低，精細管理難度大

經過對投產3年來采購人員訂單執行情況進行匯總、分析可以看出（見圖1），在日常工作中采購員須將同類物資進行細分，再有針對性地邀請有資質的供應商參與投標報價，從而突出供應商優勢，降低采購成本，但是由于信息化程度不高，給采購人員帶來了很大的工作量。每年1700批次的物資采購需要手工執行，不僅使采購員工作效率低下、出現差錯的概率提升，而且給紀檢部門的監督管理帶來很大的困難。一旦失去監管的物資采購工作必然帶來權錢交易的風險。

1.3 供應商種類繁多，日常管理難度大

在日常采購中使用最低價中標可以規避很大的風險及壓力，可是如何確保最低價中標后所采購的物資質量。這就必須做好供應商的日常管理，不僅要對供應商設置入圍門檻，還要有約束措施。但由于對合格供應商的入圍、日常及年終考核只能手工完成，只能是粗放式的，無法細分更多的量化指標，既不能完全規避“多報價、多供貨、多出錯、多考核”的誤區，也無法做到實時管理。

1.4 備品配件型號繁雜，庫存管理難度大

現有采購物資品種有21000種，現有MIS管理系統功能單一，計劃采購單與庫存物資的比對需靠人工比對，工作量大、效率低，常常因為物資急用，重復采購，降低庫存物資資金占用額得不到有效控制，且未能做到先進先出，部分物資超過保質期，造成浪費。如橡膠制品。此外在項目資金管理上、物資領用合理性等物資管理環節上，都出現物資管理跟不上企業運營要求的問題，存在管理漏洞。

1.5 單據管理分散，過程抽查效率低

單個物資采購全流程包含申請、計劃、采購詢比價、簽訂合同、入庫驗收、領用及付款。每個節點是相對獨立的，而每個節點又是全流程不可分割的一部分。若要檢查單個物資采購全流程的情況，需要將各個節點的單據查找出來，工作量非常大，從而使物資采購監管只能采用抽查的方式，而且抽查效率較低。一旦某個節點單據丟失，該物資采購調查就無法形成完整的證據鏈。這種情況也必然導致該環節經辦人員有僥幸心理的產生。

2 解決對策措施

以上問題歸根結底是由于信息化程度低，人工處理工作量大，精細管理達不到要求，致使許多環節存在廉潔風險，需紀檢人員介入監督，無形中增加了雙方的工作量。因此，建立一套高效、智能、公開、透明的軟件平臺是提高管理水平，防范管理風險的必然要求。

2.1 強化聯查功能，提升監管能力

物資采購平臺要實現全部流程單據在線中保存，具有單據聯查的功能，監督管理人員（含紀檢人員、部門管理人員、公司領導等）不用通知該環節經辦人員，直接通過系統悄無聲息地了解某項物資的采購全流程情況。例如：物資申請是否合理、采購決策是否合規、合同條款是否合適、付款條件是否具備、入庫驗收是否正確等。

2.2 強化供應商管理，做到公開、透明

供應商管理實現在線登記注冊，在這個平臺上供應商可以填寫資料、選擇供貨目錄、完成注冊、申請入圍；入圍后的供應商可以參與報價投標、跟蹤訂單執行、確定入庫情況、跟蹤付款情況，完成單位信息變更。在系統中實現“一事一評”和年度評價，并對評價指標進行量化處理；同時將根據年度綜合評價得分情況對合格供應商進行分級，在下一年度的物資采購中，在參加投標范圍、付款和質保金留用等方面對不同評級的供應商進行區別對待，促進合格供應商進一步提高其質量意識和服務意識。對供應商存在的八種行為直接列入黑名單并在系統中實現黑名單管理，要求其共同維護好商業環境。

2.3 強化項目與資金關聯，提升費用管理

每項物資申請采購都必須關聯一條費用項目，這條費用項目就像是這項物資其中的一個特性，從其申請環節一直到最終的領用環節，該費用項目均一直與其關聯且無法修改，從而確保了公司對此項目的費用管控。例如：A改造需要100萬元，申請采購改造所需的物資均帶有“A改造”這一特性，任何時候需要了解“A改造”計劃多少錢、采購多少錢、領用多少錢等一目了然，確保項目資金得到有效控制。

2.4 強化查詢功能，規范物料檔案

采購平臺要將原有的1.9萬余條物料檔案整理、導入。規范的物料檔案不僅在物料名稱、規格型號、物料編碼上進行統一、完善，同時單個物料檔案增加費用項目、最低庫存、安全庫存及專業屬性。此外，通過系統設置查詢條件可以很清晰地查找出每個專業下面庫存金額是多少，庫存了哪些東西，庫存是否合理，是否存在物資申報不合理的異常行為等。

2.5 強化庫存控制，降低資金成本

在電子采購平臺中，增設最低庫存、安全庫存這兩個特性，每個物資都有最低庫存、安全庫存數量控制，最低庫存、安全庫存數量一旦導入系統，將作為該物料的一個特性，在下次調整前該特性不得進行修改，從而達到尋求物資成本控制與安全生產的平衡點的目的。當該物料庫存數量>安全庫存，其申報部門必須說明原因并及時領用，否則將對其進行考核；當最低庫存<該物料庫存數量<安全庫存，維持該庫存數量，不再進行采購；當該物料庫存數量≤最低庫存數量，系統進行自動觸發，補貨到安全庫存數量。這種作法不但減輕需求部門填報物資計劃的工作量，更重要的是確保物資庫存金額的安全，確保物資庫存種類的安全。

3 幾點體會

電子采購平臺建設過程應把握好幾個關健點，才能真正利用信息化做到將權利關進制度的鐵籠子，實現科技防控的目的。

3.1 思想準備做到“四合”

（1）要做好磨合，即做好各個業務板塊的實際需求與信息化建設小組的磨合。各個業務板塊的需求如何通過信息化平臺體現出來，需要軟件開發人員與業務技術人員充分溝通，互通有無。軟件開發人員需要充分理解各業務板塊的需求，才能少走彎路。受現有軟件技術的限制，有些功能需求開發難度大，業務技術人員還要為軟件開發人員提供替代方案。做到開發功能及方案明確、用戶各項需求清晰。

（2）要做好配合，即項目組雙方，以及公司各部門之間要相互配合，要舉全公司之力推進平臺建設。每個人每個崗位都要對崗位的工作職責、工作方法、業務流程、風險點進行梳理，不斷對業務進行優化及提升，才能確保電子采購平臺高效運轉。公司宣傳報道要及時跟蹤項目進度，營造全員參與的氛圍。

（3）要做好契合，即準確定位電子采購平臺的建設方向。電子采購平臺的建設不能只定位為采購管理的平臺，它應該是為集團各單位及潛在供應商提供招標與采購信息服務的信息平臺；是供需雙方進行網上電子招投標及采購活動的交易平臺；是集團提升采購管理、強化過程監督，優化供應商資源的管理平臺；是涵蓋了勘察、設計、施工、監理、設備、材料、服務等領域的一個電子商務平臺。只有這樣它才能迸發出更強的生命力。

（4）要做好融合，即做好各業務板塊管理需求的融合，采購平臺與公司管理制度、廉潔風險防控的融合。要堅持“制度+科技”，研究程序化的管理辦法，使工作流程固定化，減少人為干預，實行業務全過程自動監控，及時排查警示業務中出現的風險問題。

3.2 實施過程做到“四好”

（1）做好需求調研。平臺建設的第一步就是需求調研，必須將各業務環節的關鍵用戶的實際需求摸清楚。需求調研方式有調研問卷、座談和面對面交流。調研范圍不僅限于業務部門，還包括紀檢監察部門和財務部門，紀檢監察部門提出對關健節點的監控要求，財務部門提出對資金管理和庫存管理的要求。

（2）做好風險點查找。建設物資采購信息化平臺的目的是規范管理，減少人為干預，防范廉潔風險。因此，必須梳理出物資采購各環節的所有風險點，要應用好廉潔風險防控工作成果，將風險點和防控措施應用到平臺的建設，提升廉潔風險防控能力，實現了工作過程有痕跡、監督檢查有依據、采購過程可追溯。

（3）做好條塊管理整合。物資采購信息化平臺要將物資管理、資金支付、設備管理等相關制度融入軟件，將財務、紀檢、設備、生策等重要部門的管理需求融入軟件，實現管理鏈條的完整性，及時封堵管理上的漏洞。

（4）做好管理功能規劃。根據對現狀和問題的分析，要將排查出來的問題通過信息化加以解決。

3.3 上線過程做好“兩保”

一是保證數據安全，二是保證系統誤差控制。

3.4 重在后期的組織優化

電子采購平臺的建設是物資采購建設制度信息化的過程，企業制度建設與信息化有機融合，為此，如何建設一套科學實用且符合企業實際的電子采購平臺，關鍵在于不斷地優化，根據電子采購后期的實踐及時更新電子采購平臺的操作中。

物資采購信息化建設提升了公司物資采購管理水平，避免人為因素造成的廉潔風險，減少紀檢監察人員的監督工作量，提升了監督的便利性，給廉潔風險防控科學化提供了很好的模版和借鑒。

參考文獻

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