新時期檔案管理模式創新思考

摘 要：檔案管理模式的創新發展是今后開展檔案管理工作的必然趨勢，只有不斷創新檔案管理工作方法和手段，才能將其的作用充分發揮出來?；诖?，本文首先分析了新時期檔案管理模式創新的必要性，接著分析了檔案管理現狀，最后給出了幾點新時期檔案管理模式創新思考。

關鍵詞：新時期；檔案管理模式；現狀；創新思考

在我國科學技術水平的快速推動下，信息化技術在檔案管理工作得到了廣泛應用，為檔案管理工作的發展和進步提供了更為廣闊的空間。特別是隨著檔案信息化進程的不斷加快，互聯網、計算機、數據庫、OCR以及其它存儲技術都在檔案管理工作的作用也越發顯著，使得檔案管理工作的范圍、方式和工作理念都發生了不同程度的變化。所以，新時期對檔案管理模式進行創新思考具有十分重要的作用。

1 新時期檔案管理模式創新的必要性

1.1 數字時代的發展要求檔案管理實現創新

隨著社會經濟的快速發展，數字信息化時代已經基本形成并呈現出了迅猛的發展趨勢。所以，時代的發展要求人們的日常生產生活以及工作的方方面面都需要實現數字化，以此更好的推動數字信息化社會快速發展。實際上，檔案管理模式創新工作受數字信息化發展的影響很大。創新在事物發展過程中占據重要位置，不管是社會，還是各行各業，只有不斷加強創新和改革，才能更好的適應時代的發展，才能將自身的作用充分發揮出來。信息化時代的背景下，在外部和內部因素的共同作用下，檔案管理工作也滋生了很多的新鮮事物，管理方式也得到了創新。在數字化時代的社會生活中，尤其是在實際的檔案管理工作中，人們對檔案信息也提出了更高的要求，傳統的檔案管理理念已經很難適應這個時代的發展，傳統的檔案管理模式已經跟不上數字化時代的快速發展，所以，新時期檔案管理模式創新工作勢在必行。

1.2 落后的檔案管理服務模式急需要創新

傳統的檔案管理手段主要是以人工檢索和人工查詢方式為主，不僅浪費大量的人力和物力，還極易出現失誤和偏差，同時與信息化社會發展的距離越來越遠。檔案管理實現數字化是時代對檔案管理人員提出的新要求，也是大幅度降低檔案管理人員工作強度和提升工作效率的重要途徑。新時期下，只有將檔案管理工作的檢索方式、服務手段以及檔案儲存服務實現數字化要求，才能有效改善傳統檔案管理模式中的不足。檔案管理模式的創新直接對檔案服務質量和工作效率產生影響。所以，傳統落后的檔案管理服務模式急需要創新。

2 檔案管理工作的現狀

2.1 缺乏專業的檔案信息化技術人員

近些年來，信息化技術作為一門全新的課程頻頻出現在各大高校中，如果只是單純的將高校看做是提供優秀信息化人才的供應站，很難在短時間內滿足檔案管理部門對人才的需求。根據相關部門的研究數據顯示，我國相關的人力資源指數還遠遠達不到既定的標準，在檔案管理方面的專業人才十分匱乏，這種現象在檔案管理工作方面十分突出。大部分的檔案管理單位多屬于國家性質的事業單位，由于工資較低，很難吸引優秀的技術人員，所以檔案管理工作中缺乏優秀技術人才的支持。

2.2 管理制度不健全

在檔案管理工作中，各級部門需要花費大量的時間和精力為檔案管理工作制定出相關的規章制度，涵蓋了檔案管理的各個方面。但是結合檔案管理工作實際，不難看出，有很大一部分的檔案管理部門大都流于形式，缺乏執行力，各部門之間根本沒有形成合力，在統籌、協調、利用等方面還有很多問題。首先是收集檔案的相關制度還不甚完善，在對收集和整理檔案時缺少系統完整的記錄，使得原有的檔案失去了應有的價值；其次是保管檔案的制度不健全，因基礎設施缺乏，檔案遺失的現象較為常見，造成了不可彌補的損失；最后是利用檔案的制度不健全，很多部門缺少使用檔案的有效機制，根本沒有認識到檔案管理的重要性，使得檔案自身的社會價值和經濟價值大打折扣，這些都影響了人們對檔案的管理開發和使用水平。

2.3現代化信息管理水平較低

隨著信息化時代的到來，各種現代化的信息技術在檔案管理工作中得到了廣泛應用。對檔案的保管和存儲已經由傳統的單一紙質文本發展到了現在的紙質、影像、電子集成等多種存儲資料共存的局面。在管理和使用檔案的過程中，很多部門的檔案管理仍舊缺乏相關的檔案管理軟件，在檢索和提取檔案的時仍舊采用傳統的手工操作來完成，使用信息化檢索的電子檔案瀏覽有明顯的不足。

3 新時期檔案管理模式創新思考

3.1 管理制度創新

一項工作能否正常高效的開展需要有規范化的制度作為支撐。因此，針對當前管理制度不健全的現狀，只有加強管理制度的創新，不斷完善檔案管理制度，才能提升檔案管理水平，才能彰顯出檔案管理工作的創新性水平。對于新時期下的檔案管理人員來說，應根據本單位的實際情況，在我國現有檔案方面法律法規文件的基礎上，對本單位的檔案管理制度進行完善。應加大力度引起現代化的檔案管理推廣制度，加強檔案管理標準化建設，在完善檔案管理機制的同時，還要不斷建立健全獎懲制度，以提升檔案管理人員的工作積極性。

3.2 檔案管理方式的創新

隨著信息化時代的到來，傳統的檔案管理模式已經遠遠不能適應時代的發展需要。當前，檔案管理人員在學習傳統檔案管理方式的基礎上，加大了計算機技術的學習，借助于計算機技術對檔案進行管理是順應時代發展的需要，同時也是加強檔案管理信息化建設的有益探索。數字圖書館、電子檔案館如雨后春筍般開始在人們面前呈現，通過信息技術對檔案進行管理，不僅降低了檔案管理人員的工作強度，還提升檔案管理的工作效率。

3.3 信息化檔案管理人才創新

對于檔案管理人員來說，要加強對專業知識的學習，重視起對自身業務能力的培養，在拓展自身知識層面學習的過程中，還要做好對計算機和檔案管理軟件的學習。檔案管理部門應定期舉辦各種類型的崗位培訓班，積極邀請一些專家、學者進行教學，對于現代科學和檔案學領域的發展趨勢要及時了解，對檔案管理人員的知識結構不斷進行更新，在提升檔案管理人員工作技能的同時，增強檔案人員的服務意識。每一位檔案管理人員都應該熟練掌握現代信息管理技術，爭取成為既熟悉檔案業務知識，又懂得計算機管理技術的復合型人才。將現代化的管理思想、方法和手段進行結合，加強對檔案工作的管理，將其的工作效益充分體現出來。

3.4 檔案管理理念的創新

目前，有很大一部分的工作人員認為檔案管理工作只是單純的保管檔案，只要確保其不受到損害、不丟失即可，方便檔案查詢。實際上，這種落后的管理理念在當前的檔案管理工作中已經不再適用，加強對檔案的利用，提升其利用率是檔案管理的目的。在實際的檔案管理工作中，管理人員應加強對管理理念的創新，最大限度的提升檔案的利用率，在使用現代化的信息技術對檔案進行保管的同時，還要積極引進現代化的檢索和查詢，確保用戶及時查找到所需的檔案，將傳統的檔案管理職能逐漸轉移到服務用戶上來，不斷推動檔案管理事業的發展。

參考文獻

[1]吳桂敏.創新檔案管理工作思路的理性思考[J].安徽農業科學，2011（8）.

[2]李云波，自曉紅.拓寬思路充分發揮檔案工作的服務作用[J].中國檔案.2012（6）.

作者簡介

孔蓮仙（1969-），女，彝族，云南省建水縣人，大專學歷，助理館員，從事檔案管理工作。