如何做好新時期數字化檔案管理工作的思考

摘 要：伴隨著經濟的發展，社會的進步，在企業發展過程中檔案是重要的信息資源，對于數字化檔案管理來說逐漸被提上日程。作為從事檔案管理的工作人員來說應該適應形勢，積極開展數字化檔案管理工作，只有這樣才能促進整個檔案事業的良好發展。在當前形勢下，應該積極做好數字化檔案管理工作，只有不斷更新觀念，充分利用現代信息技術，只有這樣才能掌握完整的檔案管理知識，才能真正達到規范化管理。

關鍵詞：數字化檔案管理；思考；新時期

對于信息記錄來說在傳統企業檔案管理工作中是主要內容，進而實現信息在必要時刻能夠起到重要作用。伴隨著數字化等相關自動化管理工具不斷成熟，對于企業自身來說將信息逐漸從傳統管理模式轉變為資源信息管理模式，將相關資源信息管理要求實施在企業中來，這樣才能促進企業自身的良好發展。作為企業檔案管理部門來說應該采用科學管理手段，這樣才能實現檔案管理現代化。本文將針對數學化檔案管理工作進行針對性的分析。

1 在整體上以知識信息為主體，建立相應的服務中心

對于檔案自身職能來說主要是為了客戶進行技術以及知識創新提供相關的服務，同時傳播一些知識，最終將這些知識進行有效的應用。伴隨著信息以及遠距離信息技術的不斷發展，對于數字化信息資源來說逐漸取代著傳統的文獻信息形式。當前網絡化得到了快速的發展，打破了在時間以及地點中的限制，同時儲存以及檢索一些信息資源成為客戶層，要想在真正意義上促使檔案管理工作能夠有較好的發展，就應加強計算機檔案建設，這樣才能達到高效效果。積極構建計算機為主體的服務中心，這樣能夠促使信息傳遞逐漸網絡化、信息檢索智能化以及用戶更加簡單化，在真正意義上實現數字化為主要檔案內容。

在一定程度應該以計算機為主要管理手段，在網上傳遞為主要方式的一種檔案系統管理。但前一些檔案部門在整體上應該以信息網絡工程為依托，將公開中的網絡文件納入到信息化建設中，進而加快數字化加工步驟，能夠建設公開中的信息文件目錄以及全文信息數據化，逐漸實現文件公開狀態下的計算機查詢。在當前網絡環境下，對于文獻信息來共享來說已經成為一種現實的可能，文獻信息資源已經逐漸成為空間告訴運轉中的數據，檔案管理可以打破時間以及空間中的限制，進而為讀者提供比較全面的服務。

2 將檔案管理以及信息化技術結合開來

2.1 真正推進檔案信息化，進而提高檔案標準化水平

對于檔案信息電子化來說包含較多的內容，主要體現在檔案工作各個方面以及環節中，其中最為主要的是檔案業務應該正規，檔案標準應該積極建立健全以及實施等。對于檔案標準以及規范來說在整體上是一個系統化過程，真正推進數學化檔案建設，應該積極抓好檔案標準化以及正規化，這樣才能掌握使兩者形成相互促進的關系。

2.2 計劃性抓好數據化建設

當前一些機關以及學校等數字化系統在整體上處于一種處理文件逐漸向管理數字化等方向轉變，要想完成這一關鍵環節，就應做好數字化建設工作。對于數字化本身的含義是指依據先進信息技術對檔案進行有效管理以及使用。建立建設數字化系統來說是一項長遠的額任務，需要經過從單體到群體這樣一個過程，經過不斷實踐最終發現建立數據應該具有一定的經驗認識。這些經驗包含較多的內容，主要體現在以下幾點內容中：得到領導的重視，進而能夠達到共識，堅持計算機技術人員以及檔案業務人員的有效結合。另外，應該積極面向社會，進而建立“數據庫”，當前將綜合數據庫進行完善，這樣才能提高單位目標檔案庫建立起來，在整體上通過互聯網連接，這樣才能形成開放式的數據化群，真正提高實際中的計算機系統效率。

3 積極培養檔案管理人員

在當前信息化時代發展中，對于檔案管理來說需要較多的高素質人才，不僅應該掌握較多的科學信息化知識，而且還應掌握網絡環境下檔案管理工作中的一些技能以及相應知識等，進而使信息服務最終進入到一些新型階段，迎接實際中的一些挑戰。

3.1 計算機相關知識

對于檔案管理人員來說自身應該具備較為全面的網絡知識等，還應掌握現代信息技術。作為檔案管理人員應該是計算機專家，是信息系統中建設者。伴隨著全球信息化發展，對于網絡來說是集收藏以及保存文獻信息來源，網絡化是現代信息文獻服務中的主體，而互聯網是這些網絡的主要集合。作為檔案管理人員來說應該具備專業知識，面對大量的信息動態，能夠掌握相關網絡信息，同時掌握計算機信息檢索，這樣能夠為作者提供快速的準確回答。另外，檔案管理人員還是網上文獻信息資源的主要集合者，這樣能夠通過網絡收集到的一些信息進行篩選，進而為客戶提供一些價值性信息，將這些材料放在檔案管理中，能夠使客戶取得精準的信息文獻。

3.2 外語知識

在當前網絡環境下，對于檔案管理來說在一定程度上將會增加與國際合作交流機會，進而出現一些文獻資料。另外，積極學習一些較為先進的科學技術，這樣能夠加快社會主義經濟建設良好發展需要，但是不懂外語知識并不能真正達到這一目標。只有掌握相關外語知識，才能擁有較高的外語水平，還能查閱一些國外信息文獻，最終傳遞以及表達實際中的信息內容，最終對信息技術進行加以利用，除此之外，還能對外文資料文獻等具有重要的幫助作用。

3.3 專業知識

對于檔案管理人員來說在實際信息服務過程中，應該具有一定的專業水平。信息服務內容自身會涉及到不同專業，而檔案管理人員來說自身知識結構是信息文獻以及提供優質服務中的關鍵環節。在一定層次上講具有較高水平的專業知識，這樣提供國內外相關學科實際發展動態，真正提供信息文獻服務具有一定的有效性。

4 將先進技術設備以及計算機網絡結合開來

在企業發展過程中，從企業管理層面角度講積極引進先進技術設備來說，同時還應培養較為優秀的員工，這樣才能促進企業自身良好發展。一方面應改變當前檔案管理中的設備條件，這樣才能加強企業檔案檔案管理部門實際管理水平，另外，還應培養相關人員，這樣能夠使現有設備與企業自身發展結合開來，在實際檔案管理使用中發揮著一定的作用。有效利用現有設備，進而能夠發揮出應有效用，在整理以及信息資源工作上應該進行改革及改進等。針對電子信息文件也應進行歸檔工作，規劃電子信息文件歸檔工作從企業實際情況出發，在檔案復印以及裝訂等環節中積極運用新技術。同時還用通過培訓以及業務學習等方面，進而掌握現代化檔案管理知識以及技能。總之，在采用現代化技術設備，應該以相關人員調和以及培養為前提，才能充分的發揮出作用。

5 結束語

總而言之，在數字化時代，企業檔案管理工作逐漸成為企業口常管理的重要內容，檔案管理為日后工作需要和解決實際問題提供寶貴的證明。因此，規范化的檔案管理是企業應當做好的一項內部管理工作。企業要從觀念上重視實體文檔的管理與信息系統的有效結合，增強檔案管理工作的自覺性，積極拓展檔案管理工作，加強企業檔案管理工作的體制機制建設，加強先進設備與計算機網絡信息技術的完備程度，適應新形勢下檔案工作的新要求。

參考文獻

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作者簡介

劉婷婷（1984-），女，云南省個舊市人，漢，助理館員，大學本科畢業生，研究方向：檔案管理。