論信息時代檔案利用問題及對策

李劍靈?謝勇昌

摘要：信息時代的到來，讓信息變成重要的戰略資源，而具有原生信息性的檔案卻依然面臨著不被重視，沒有得到充分利用的困境。本文分析了信息時代檔案利用存在問題，以培養人們的檔案意識和檔案習慣為目標，提出了改善檔案利用的途徑和方法。

關鍵詞：信息時代；檔案 ；檔案利用

檔案重要嗎？非常重要，這是毋容置疑的。經濟學家們普遍認為，進入21世紀后，人類正在由工業化時代進入信息化時代，信息將成為第一生產要素，同時將構成信息化社會的重要技術物質基礎。檔案作為一種原生信息資源，具有不可代替的憑證價值和參考價值，其重要性正日益凸顯出來。但檔案工作同樣重要嗎？這卻是個值得商榷的問題，因為在很多單位當中，檔案工作往往存在被邊緣化的現象。為什么會出現這種現象？究其原因，其實并不是檔案收得不好，而是檔案沒利用好。

全國重點新聞網站，上海市主流媒體之一的東方網就曾報道過，一名有著數十年工齡、有過多次跳槽經歷的優秀人才，很可能在再次高就時因找不到自己的檔案而被攔在高薪工作的門外。實際上，其檔案長期“躺”在某檔案管理機構里而不自知。業內人士估計，上海全市至少有數萬份這樣長期“沉睡”在管理機構的人事檔案（不包括退休、死亡和長時間出國等人員長期存放的人事檔案），這些檔案被稱為“死檔”。在講究經濟利益和社會效益的今天，投入和產出是要成為正比的，而檔案收得齊全準確，在庫房中存放安全有序，卻沒有被利用，變成了死檔案，這是所有管理者都無法接受的。

檔案利用是滿足檔案利用者利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。檔案沒利用好，檔案發揮不了應有的作用，檔案工作就無法得到社會的認可，這將會變成制約檔案行業正常發展的大問題，所以我們有必要開展檔案利用研究，重視檔案利用工作。

一、檔案利用存在問題分析

檔案沒利用好，從客觀上來講，是檔案本身沒有被利用好，從主觀上來講，是人們沒有利用好檔案。筆者認為其主要問題有以下三點。

（一）人們的日常生活距離檔案太遠

信息時代讓地球變成地球村，縮短了人與人之間的距離，各種信息傳播越來越方便快捷，但現實生活中，還是沒能讓檔案信息走進人們的日常生活當中。除了檔案從業人員以外，一個普通人，除了升學和就業會接觸到個人檔案字眼外，可能一輩子都不會與檔案打交道。這種實實在在的距離，讓檔案變成閨閣中的妙齡少女，被又高又厚的墻與世隔絕，顯得神秘又遙不可及。所以檔案對于普通人，不僅僅是忽遠忽近的距離問題，而是根本不知道，沒有想過的問題。

（二）檔案信息與利用需求信息不對稱

如何理解這種不對稱呢？檔案是已通過規范化整理的，但這是檔案專業的規范，對于利用者來說，對于外行人來說，數據量龐大，數據類型繁多，卻正是檔案信息數據價值密度相對較低的一種體現。檔案就是一個貧礦，需要花費更多的時間去完成信息發掘和價值“提純”。

（三）實時共享、即時處理的利用需求與檔案信息安全要求存在矛盾

時間就是金錢，信息時代，方便快捷的工具人們才會使用，才會贏得市場。現在檔案利用時效性要求高，但檔案信息存在可開放和不可開放，涉密和非密等不同的安全管理要求，按照這些要求設置的檔案檢索層級、利用權限、審批流程等，都嚴重影響到檔案利用的處理速度。

二、改善檔案利用的途徑和方法

信息時代，互聯網+、云計算、大數據等概念不斷涌現，推陳出新，豐富了檔案管理的技術手段，但要改善檔案利用的現狀，解決檔案利用問題，根本上還是要以培養人們的檔案意識和檔案習慣為目標，讓所有人遇到問題，想到的不只是上網搜狗和百度，同時想到查閱檔案也是另外一種選擇。

（一）重視檔案利用工作，加強對檔案利用的投入

檔案利用是檔案作為單位寶貴資產的一種保值、增值手段，各級管理者要重視檔案利用工作，將其視為發掘海底沉睡中的寶藏，投入相應的人、財、物等資源。

1.當今社會，沒有投入就獲得豐厚回報的奇跡正變得越來越不可能，檔案系統開發、檔案數字化、檔案編研、檔案場館建設等涉及檔案利用的工作，都需要相關資源的投入。

2.各單位抓住戰略規劃，或是單位喬遷、變更重組之機，爭取把檔案建設列入本單位整體建設規劃和預算，這樣可從根本上改善檔案部門的整體建設和面貌。

（二）加強檔案的宣傳工作，讓檔案走進人們的生活

1.檔案宣傳工作可以分為檔案工作的宣傳和檔案內容的宣傳。檔案工作的宣傳就是對檔案基本常識、檔案業務、檔案場所、檔案工作動態、檔案法律法規等進行宣傳。檔案內容的宣傳就是對館藏信息、目錄數據、專題檔案等進行宣傳。

2.利用多樣化的宣傳平臺，積極探索檔案宣傳的新思路。如在國際檔案日、國慶節等重要節假日，除了利用日常檔案實物展出模式，還可以利用現代信息化技術和新媒體，推出多樣化的檔案展示平臺，如網站、電視（家庭電視、公共交通電視、電梯電視）、手機信息等，將檔案有價值的信息主動推送出去，讓人們有更多的途徑了解檔案和利用檔案。

（三）重視檔案資源的建設，夯實基礎，豐富館藏

1.要針對本單位的需求，在符合上級指導文件的要求下，制定自己的歸檔范圍，將核心業務的文件材料都納入歸檔范圍，做到不漏歸，及時歸，讓檔案利用時有米可炊。在最近紀念長征勝利80周年之際，國家檔案局局長、中央檔案館館長李明華接受光明日報采訪時表示，長征檔案，留住了人類珍貴的歷史記憶，但也有一些遺憾，如在我們黨的歷史上具有生死攸關的轉折點意義的遵義會議，由于缺少會議記錄等原始檔案，讓會議召開的具體時間、參會人員、解決問題的過程等長期以來不得其詳。

2.加快館藏檔案數字化建設。（1）檔案數字化將傳統各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，形成一個有序結構的檔案信息庫，再利用計算機系統進行管理，通過網絡化的形式互相連接。提供利用時，數字化檔案信息的超時空流動，檔案事實上成為“無墻界檔案”，可以大大縮短檔案原文查找時間和利用時間，提高原文利用率，實現檔案資源在線實時共享。（2）檔案數字化現已變成檔案最基礎的工作，它是順應潮流、適應信息化網絡化時代發展的舉措和要求。早在2012年12月，時任國家檔案局局長、中央檔案館館長楊冬權在全國檔案局長館長會議上就明確提出“紙質檔案數字化數量翻兩番”的檔案工作目標；近期國家檔案局更是將堅定不移地實施“存量數字化、增量電子化”戰略，確保超額或提前實現傳統載體檔案數字化10年翻兩番的全國總體指標（見表1），寫進了《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》。

（四）做好檔案開放工作，建設個性化檔案信息庫

檔案庫是各類文件材料、所有信息系統數據最終匯集形成的大數據庫，利用檔案時如何高效處理如此海量的數據，并及時處理反饋有效信息，是對既有檔案利用流程和數據駕馭能力提出了新的思考。

首先，要開放所有可公開的檔案，并對一些利用頻率非常高但尚未到公開年限的檔案，組織相關部門進行鑒定，看看是否可以提前開放或是部分開放，解決檔案利用的共性需求。

其次，加大開發力度，努力把“死檔案”變成“活信息”。無論是通過知識管理、云計算、還是大數據等前沿技術，檔案信息都要進行一個再重組，再重現的必要過程，在不同行業，或是單位內部不同的部門，不同的個人呈現不一樣的檔案信息庫，有針對性開放檔案數據，解決檔案利用的個性要求。只有這樣才能在保證檔案信息安全的前提下，發揮檔案利用的潛力，滿足各種差異化快速利用檔案的需求。

（五）普及手機等移動端在檔案利用中的應用

2015年，中國互聯網絡信息中心在第36次中國互聯網絡發展狀況統計調查數據中顯示，手機網民規模達5.94億，占整體網民比例的88.9%，手機屏已成為多方爭奪的焦點，有的行業甚至喊出了決戰第三屏（幕）的口號（注：第一屏幕是電視，第二屏幕是個人電腦，第三屏幕是智能手機）。（見圖1）

智能手機給人們生活和工作帶來便利，是檔案利用工作的一個重要突破口。我們要積極開發適合手機等移動端使用的檔案軟件、手機APP應用，實現檔案利用在手機移動端的應用，分享移動技術帶來的指尖革命成果，進入發展快車道。

（六）關注社會和國家的熱點問題，掌握本單位近期的重點工作、重大活動，并據此開展檔案利用

1.主動積極提供檔案信息服務，通過報送或推介相關檔案信息，這樣就可以讓檔案利用工作走在檔案利用需求的前面。

2.緊緊圍繞政府、本單位和人民群眾的需要，服務于中心工作，這樣就可以保證檔案利用工作不偏離方向。

檔案傳承歷史，延續文明，認為檔案如雞肋，食之無味棄之可惜的觀點是錯誤的。在新時期的信息戰爭中，誰擁有信息資源，誰就將在競爭中占得先機，檔案已日益成為國家基礎性戰略資源，利用好檔案，檔案將會為社會發展、國家建設做出更重要的貢獻。

參考文獻：

[1]劉永. 面向實際再探檔案作用實質[J]. 檔案學通訊，2005，01：25-27.

[2][美]Chuck Martin. 決戰第三屏：移動互聯網時代的商業與營銷新規則[M].北京：電子工業出版社，2013.

（作者單位：李劍靈 廣東省財經職業技術學校；謝勇昌 廣州地鐵集團有限公司）