淺析人事檔案在企業人力資源管理中的作用

梁書華

摘 要：人事檔案記載著員工的個人經歷、社會關系、學歷、業務能力、工作狀況，是員工參與社會活動的記錄和個人自然情況的反映，是人事、組織、勞資等部門在培養、選拔、使用人才時的重要依據。特別是隨著我國社會主義市場經濟的快速發展，人力資源已經成為現代企業發展中重要的核心資源。而人事檔案管理就是促進人力資源優化配置的重要依據，在現代化企業管理和企業發展中起著關鍵作用。

關鍵詞：人事檔案 人力資源管理 作用

中圖分類號：F240

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）09-255-02

一、人事檔案在人力資源管理中所發揮的作用

人事檔案管理工作的優劣對企業人力資源的配置和企業的發展具有重要的影響，特別是隨著時代的進步和社會的發展，人事檔案在人力資源管理中發揮著愈來愈重要的作用。

1.能夠促進企業恰當合理使用人才。人事檔案管理工作的優劣能夠直接影響人事檔案作用的發揮。人事管理部門在選拔人才、任用人才、開發人力資源時，總以人事檔案信息作為參考依據，通過人事檔案記載的基本信息，掌握人才的專業特長、基本技能。人事檔案的科學有效管理，能夠使企業在選人、用人前充分了解人才，讓人才得到恰當的任用。人事檔案材料齊全、內容充實、整理科學，可以使企業及時發現人才、使用人才，避免人才被埋沒；同時還能夠使員工在崗位上揚長避短，有效發揮自己的作用，提高企業自身的凝聚力和核心競爭力。如果人事檔案管理工作不到位，內容缺失，有效信息記載不夠，人事檔案就失去了該有的價值。

2.有利于人力資源的優化配置。企業要想挖掘員工的潛能，發揮其在崗位上的最大作用，做到知人善用、人盡其才，就必須運用人事檔案中的有效信息，掌握和了解員工真實、全面的個人信息，如員工的工作經歷、思想品質、業務技能、綜合素質等，從而合理配置人力資源，促進企業發展。特別是在企業選人、用人時，管理者可以參考人事檔案記錄，根據員工的專業技能和工作經歷，為管理對象找到適當的崗位，從而充分發揮人才的專長和優勢。

3.有利于明確企業的人力資源需求狀況。科學正確的人事檔案管理工作，可以使企業管理者有效地了解和掌握企業內部的人力資源配置情況，更加明確人力資源的需求傾向，為企業選人、用人提供有價值的參考依據。企業人事部門可以有效利用人事檔案，對員工的綜合素質、業務能力、思想品德等進行綜合分析，做出正確決策，進而實現企業人事決策的科學化、正確化、規范化，既可以防止出現人力資源過剩，還能夠減少不必要的人才流失。

二、人事檔案管理需要避免和防止的問題

人事檔案雖然在企業管理過程中顯現著至關重要的價值，但在企業人力資源優化配置過程中，人事檔案管理工作也出現了一些不該出現的問題，嚴重影響到人事檔案工作的嚴肅性和權威性，對企業在選人、用人、育人、留人等方面造成不可挽回的損失。

1.人事檔案材料失真會影響到企業有效合理配置人力資源。檔案資料的真實可靠性是檔案管理工作的最基本特征，如果檔案資料出現失真問題，人事檔案就變得一文不值。同時，失真現象會嚴重削弱檔案管理工作應有的嚴肅性、權威性。過去，由于技術條件的限制或人為因素，人事檔案中會出現個別人年齡、學歷、工齡等造假或隨意涂改檔案信息的現象。這些情況造成檔案資料失去了可靠性，企業人才需求情況失真，導致人力資源管理部門無法對員工做出準確評價，不能做出正確的選人用人規劃，難以有效地合理配置人力資源。

2.人事檔案內容遺失或缺失會影響到企業人力資源規劃。檔案管理分為收集環節、相關數據的整理、儲存、使用等，具備相對的穩定性，客觀上必須做到歸檔資料零失誤。如果檔案資料出現遺失或缺失，人事檔案在人力資源管理中就會失去應有的價值。在現實工作中，確實有個別企業對人事檔案管理重視不夠，尤其是在資料的歸檔、回檔方面沒有統一的標準，對檔案的監督和檢查力度不夠。特別是由于一些檔案管理部門沒有專業的人才，難以科學有效地進行人事檔案的收集、歸檔和鑒別，造成檔案資料的遺失和缺失。這不僅會影響到企業對員工全面信息的了解，而且還會影響到企業人力資源的優化配置。

3.人事檔案管理手段落后妨礙人力資源的開發利用。在信息化高度發達的現代社會，企業對人力資源管理越來越重視，對人事檔案的要求就越來越高，人事檔案是否科學化、規范化，能否及時地提供科學有效的人力資源信息，顯得至關重要。但由于個別企業人事檔案管理技術手段落后，一直沿用傳統的檔案保存方法，以紙張為介質，占用的空間大，保管環境條件苛刻，導致檔案管理工作效率低，給人力資源管理部門工作帶來極大的不便，不僅工作效率低下，而且還浪費時間、人力、物力。人事檔案管理應該充分利用信息化手段，建立人事檔案現代化信息管理系統，才能提升檔案管理的工作效率。如果不能做到與時俱進，人事檔案管理就不能適應現代信息化的要求，進而妨礙到企業人力資源的開發利用。

三、提高人事檔案管理工作的途徑

隨著企業對人才的需求和人才競爭的日益加劇，人事檔案管理亟待轉換服務方式，把檔案管理工作放到企業管理工作的重要位置。企業要想獲得更好更快的發展，就必須在人事檔案上做足工作，把人事檔案管理提升到一個新的更高的水平。

1.建立完善人事檔案管理制度，提高檔案管理人員的工作水平。完善的管理制度對于提高人事檔案管理工作的作用不言而喻的，只有健全完善人事檔案管理工作制度，才能有效保證人事檔案的真實性、可靠性、完整性，人事檔案才具有參考價值。在人事檔案管理工作中，要建立一整套科學合理的規章制度，在人事檔案資料的收集、鑒別和保存上嚴格執行規章制度，確保檔案的真實可靠性，提升檔案管理工作的效率，真正把檔案的管理作用發揮好。此外，在構建的管理體系中，要重視檔案信息的真實性以及保密性，確保檔案管理制度的雙向性、嚴肅性。制度是面對全部的人，不管是對員工還是對領導，都要產生約束，這樣才能夠展現公平，確保人事檔案的真實性、可靠性。endprint

人事檔案的至關重要性決定了檔案管理人員要具備一定的專業素質、職業素養，具備較強的敬業精神和細致的工作態度。然而在實際工作中，很多檔案管理人員都是兼職，缺少檔案管理專業知識。因此，要加大培訓力度，定期安排他們參加專業技術培訓，學習檔案管理的規章制度、法律法規、水平標準，掌握專業管理知識和實際操作技巧，以適應新的、更高的檔案管理要求，讓其在操作中嚴格遵守檔案管理有關流程與方法規定，使人事檔案管理走向專業化、標準化。

2.強化現代化信息管理手段，提高人事檔案的利用效率。過去，人事檔案管理手段相對陳舊，都是通過手工完成的，不僅檔案保管方法陳舊，而且利用效率低。目前，計算機信息技術不僅給人們的工作、學習和生活帶來了極大便利，而且對人事檔案管理也有著至關重要的作用。企業要擺脫傳統的舊模式，摒棄手工操作和紙張介質存檔模式，把盡可能把相對多的資金和人力、物力投入到檔案管理工作中，引進先進的電子信息手段，給檔案紙介保管手段增添現代化的電子元素和網絡元素，建起人事檔案信息數據庫，實現自動化、網絡化和文檔一體化。這樣，不僅能夠節省大量的管理成本，加速人事檔案構建進程，有利于檔案信息的長期有效存儲，有效解決人力資源信息收集手段落后、更新速度慢、保密程度低和信息資源利用效率低等老問題，最重要的是能夠促進人事部門快捷地掌握和了解人力資源狀況，對人力資源進行科學配置。另外，人事檔案實現科學管理后，可以保證人事檔案信息的可信度，在人才流轉時，人力資源檔案信息可以通過網絡為新崗位、新單位合理使用人員提供參考依據。

3.強化人事檔案的時效性，維護人事檔案的準確和與安全。人事檔案是企業優化配置人力資源的重要參考依據，而人事檔案內容的真實性和準確性是發揮檔案效用的前提條件。在人事檔案管理、使用過程中，要認真核查人事檔案的員工基本信息，剔除虛假、無效信息，將員工的信息分類儲存，建立企業人力資源數據庫。特別是對企業重要崗位上的人才，如高級管理人才、專業技術人才，更應該詳實地記錄其個人信息。要充分利用信息化技術，更新記載方法和手段，以音像資料等多種形式記載個人信息，同時及時收集和更新個人信息變化資料，盡可能多地增添能夠反映個人業務技能、綜合素質以及個人興趣愛好、性格特點、價值取向、思想品質等個性化的資料內容，盡可能多地擴展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統，提高檔案管理的正確性與檢索效率，使人事檔案能夠更加詳實地反映一個人的成長經歷和工作業績，為人事部門考察和考核后備人才提供重要的參考依據，從而有效發揮人事檔案的整體使用水平和應用的作用。

總而言之，我們要努力發揮人事檔案應有的重要作用，有效化解人事檔案管理工作中存在的不足，提升人事檔案的科學信息化管理水平，推動人才資源共享，提升企業的核心競爭力，實現企業發展目標的最大化。

參考文獻：

[1] 陳燕.人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用探討.現代經濟信息，2013（10）

[2] 王歡.醫院人事檔案服務效能與人力資源管理研究.蕪湖職業技術學院學報，2012（12）

[3] 邵美玲.提升人事檔案管理水平的方法.經營與管理，2013（2）

（作者單位：中國石化集團河南油田分公司 河南南陽 473132）

（責編：賈偉）endprint