論如何做好基層辦公室工作的幾點創新實踐與思考

楊婧娛

摘 要 本文結合工作實際，從辦公室工作特點、轉變工作態度、提高綜合素質、增強服務意識、改進工作方法五個方面就如何做好辦公室工作提出了相關的新穎認識和創新舉措，這對做好當前新形勢下的辦公室工作有一定的參考和借鑒意義。

關鍵詞 辦公室 工作 思考

做好辦公室的各項工作，要著眼大局，不斷完善工作制度和流程，以提高部門履職能力為核心，以推進規范化管理為基礎，以當好參謀助手和優化管理體制機制為重點，以提升服務質量為保障，不斷強化“辦文、辦會、辦事”三大職能作用。落到具體行動上就是要落實年度主題，開展兩項活動，發揮三大作用，搞好四項建設，做好六項主要工作。

一、落實年度工作主題

鑒于基層單位辦公室業務職能多、任務重、員工隊伍年輕、管理能力較為薄弱的普遍現實，企業要逐年確定年度工作主題，持續推進開展各項業務主題化、常態化工作，要建章立制，夯實基礎，切實做好各項服務保障。

二、持續開展兩項主題活動

一是認真開展“兩學兩比一考核”活動，即集體學、個人學，打造學習型團隊；比工作效能、比管理創新，提升管理能力；結合目標傳導式績效管理，創新考核方式方法，深入推進崗位績效考核及結果應用。二是扎實開展綜合管理體系建設活動，為管理工作的規范高效運行奠定堅實基礎。

三、積極發揮“三大職能”作用

一是發揮參謀助手作用，善于寓謀于文、寓謀于會、寓謀于事，強化督查督辦，力求“參”到點子上，“謀”在關鍵處。二是發揮綜合服務效能，創新管理方式方法，全力做好后勤服務和保障工作。三是發揮綜合協調作用，建立通暢、高效的信息溝通渠道，確保上傳下達、及時到位，行政工作高效運轉。

四、大力推進四項建設

一是搞好思想建設，著力增強團隊的大局意識、責任意識和服務意識；二是搞好組織建設，打造一流團隊；三是搞好業務建設，做到業務精、有效率，讓領導放心、讓員工滿意；四是搞好作風建設，形成團結協作促發展的良好氛圍。

五、常態化做好六項主要工作

（一）加強部門建設，在提升團隊效能上實現新突破

一要融入基層單位發展大局，結合實際，找準部門定位，確立辦公室的工作目標任務和年度執行計劃，發揮好目標與計劃的引領和導向作用。二是修訂、完善辦公室管理職責及有關各項業務工作制度，進一步細化、優化崗位職責與管理流程，形成清晰、全面的綜合管理工作手冊。三是堅持每周開展部門工作點評和反思例會制度，明確責任，落實進度，提出要求，落實考核激勵。四是堅持系統抓、抓系統，有計劃地開展各科室、車間（區隊）綜合業務人員的素質培訓和輪崗學習。在重大活動中形成上下聯動協作、各方配合的互動工作機制，著力構建“大辦公室”工作格局，更好地發揮綜合管理系統的整體效能。五是加強黨支部陣地建設，結合工作實際，開展好黨內活動和特色鮮明的各類創爭活動，不斷增強全員的責任意識、創新意識和服務意識，轉變工作作風，提高工作執行力。

（二）發揮參謀職能，在提升服務決策上取得新成果

一是變事務性服務為參謀型、超前型、高標準服務。緊緊圍繞單位的中心工作和戰略定位，通過密切跟蹤企業發展形勢、行業政策變化，深入研究企業各級領導重要講話和工作部署，積極參加各類會議，準確掌握所在單位各業務領域工作中的難點、重點和熱點，緊跟領導研究解決問題的思路、對策，在文稿的起草上做到與領導思路合拍，準確到位。二是結合實際，做好單位各項管理經驗和創新做法的經驗總結，會同各相關職能部門，確定一系列與創新管理工作相關的調研課題，積極開展好形式多樣的調研活動，確保每年形成一批高質量的企業管理方面的專題調研報告，為企業管理創新和可持續發展提供有益的科學依據和決策參考。三是進一步加強公文的標準化和規范化管理，嚴把文稿政策關、文字關、質量關，不斷提高公文質量及公文處理效率。

（三）強化細節意識，在會議接待管理上有新提升

一是牢固樹立“接待無小事”的理念，規范接待標準、接待層級，優化接待流程，確保各環節、各細節落到實處，做到接待熱情不鋪張，隆重不浪費，展現好單位的良好形象。二是加強接待審批，嚴格公務接待費標準，嚴把接待經費開支關，通過“派餐單”等措施提前規定就餐標準、酒水標準，堅持一事一批、一事一核、一事一報，有效控制超范圍、超標準、超規格接待發生。三是全面實施會議室定制化管理，加強會務人員禮儀和業務能力培訓，開展會議服務滿意度測評，精心籌備各類會議，確保會議組織零紕漏。四是加強歸口費用管理，嚴格審批程序和標準，從購買、保存、領用等各環節加強監督。

（四）強化服務意識，在后勤保障上謀求新作為

一是增強服務的主動性。針對后勤管理工作的新情況、新特點，解放思想，挖掘潛力，創新方法，積極整合現有的服務資源，想方設法主動服務好，把難辦的事辦好、把好辦的事辦優。二是增強服務的規范性。深入開展服務規范年活動，結合年度工作重點，規范后勤工作人員在食堂、行政服務、保潔等方面的工作內容、標準和流程。通過工作標準、制度上墻、整改通知單和檢查單等形式，加強規范化管理，確保現有服務資源發揮最大的效益。三是規范服務手段的多樣性。采取多種形式開展征求意見建議活動，促進服務水平的提高。加強后勤與全體員工的溝通與交流，完善服務信息發布的平臺和載體，公開監督電話，暢通員工投訴渠道，及時解決員工合理訴求。四是規范派車程序，合理調配公務車輛，不斷強化駕駛員安全交通責任意識，加強車輛日常行駛檢查維護，有效提升公務用車的保障能力。

（五）強化維穩意識，在信訪管理水平上開創新局面

一是按照“屬地管理，分級負責，誰主管，誰負責”的原則，落實信訪工作責任制，明確各科室、車間（區隊）的信訪綜治第一責任人，加大責任追究力度，嚴肅經濟考核。二是不定期組織各科室、車間（區隊）對信訪敏感的問題、區域、群體進行不穩定因素排查，對已掌握的矛盾糾紛進行集中解決。定期組織召開維穩綜治專題會議，加強信訪維穩信息的溝通與確認，切實把“保穩定、促和諧”的工作責任落到實處。

（六）強化標準化意識，在文控管理上取得新進展

一是堅持“請進來”與“走出去”相結合，定期邀請業內專家對檔案管理工作進行鑒定和指導，組織文控人員到檔案管理先進單位進行觀摩學習，大力推進檔案管理規范化、標準化工作，強化歸檔管理，確保資料齊全完整、真實準確。二是推進檔案數字化管理系統上線運行，力爭早日實現檔案數字化、信息化，著力提高文控工作的質量和效率。三是切實做好各類采購、商務合同以及工程檔案資料的審查驗收，積極參加各類竣工驗收會議，對已交工的資料要及時組織審查，每次檢查要形成檢查表，逐一整改與落實，確保歸檔資料不留空白、不留死角。

（作者單位為神華寧夏煤業集團公司煤制油化工銷售分公司）

參考文獻

[1] 王曉強.新常態下做好施工企業辦公室工作的思考[J].辦公室業務，2016（4）：19-20.

[2] 李鐸，劉軒軒.開展好辦公室工作的幾點認識[J].辦公室業務，2016（8）：11-12.endprint