加強企業人事檔案管理的幾點思考

包亞莉

摘要：隨著信息時代的飛速發展，大數據已成為檔案管理的必要途徑。本文就目前員工檔案管理進行分析思想，面對人事制度的改革，員工檔案管理工作如何才能適應新的變化，實現自身價值。

關鍵詞：檔案；管理；模式；思考

作為人力資源管理的重要組成部分，人事檔案是對每個人的經歷、政治思想、品德作風、工作能力、履職能力的真實記錄，可以提供人事資源需要的信息和用人依據，是人才培養、專業技術評定、工資、福利待遇發放等工作有力的證據。實現科學有效的檔案管理，進行系統性、全面性地整理，有利于人力資源的開發和利用。

一、當前企業人事檔案管理基本情況

網絡時代，傳統的手工管理模式已被信息化所代替，大部分企業都已使用檔案管理系統進行管理，由于管理軟件有些功能和模塊需要完善，實際運用效果并不理想，目前只能實現目錄登記，而沒有形成電子人事檔案數據庫，在提供利上還是發紙質檔案為主。人事檔案信息化建設還相對滯后。

人事檔案對個人和組織有著不同的意義，對員工來說人事檔案是一個人歷史的真實寫照，同時它有具有非常強的法律效力，是就業、離職、退休、考試、辦理社會保險等開具證明材料的依據。對用人單位而言，人事檔案是用人單位了解人才的主要途徑，通過員工檔案可以全面的了解一個人的基本信息情況和綜合素質，是企業選拔人才的依據。然而在當前，受人員編制等多種因素的影響，對于人事檔案管理不是很重視，很多員工對人事檔案了解的很少，在他們看來檔案工作就是一個沒什么事，坐在那看報紙喝茶、沒有技術含量的輔助工作，一些業務部門也不把檔案管理工作當回事，致使一些應歸入人事檔案的材料未能歸入檔案，檔案資料存在遺漏、丟失、損壞現象。

二、加強人事檔案管理的幾點思考

（一）加大檔案宣傳力度，提高領導干部的檔案管理意識

利用現代網絡、新媒體加大對檔案工作宣傳力度，增加員工對檔案工作認識，利用典型事例更加貼近大眾生活，讓更多的人親身體會到檔案與民生的關系，提高大眾對檔案的認識和理解。

要徹底改變干部“重業務，輕檔案”的思想，首先要認識到單位的工作不只是那些轟轟烈烈的人前工作，更實際的是要做好諸如人事檔案管理這樣的基礎工作。作為領導干部一定要從管理意識上改變，將檔案工作納入日常化，做到有計劃、有措施，這樣才能更好的推動檔案管理工作不斷發展。其次管理者之間應該達成一致意見：對人事檔案管理樹立重視意識，對人事檔案管理給予更多的資源，這有利于人事檔案管理的有效貫徹實施，自上而下地推進人事檔案管理工作的開展。

（二）提升檔案管理人員綜合素質和業務創新能力

人事檔案管理人員應緊密結合工作需要，跟上時代發展步伐，不斷地充實和提高自己，努力掌握和學習人力資源管理知識，熟悉網絡和多媒體等新技術操作和應用，參加形式多樣的業務能力培訓，了解先進的管理技術，提高自身使用現代工具和應用現代技術的能力。積極學習人事檔案管理方面的專業知識和專業技能，熟悉不同業務的要求，提高崗位應用和管理技能。

（三）加快人事檔案數字化加工和信息化建設

現代化的人事檔案工作已成為社會發展的必然趨勢，同時也是符合人事工作制度改革以及發展的需求，首先應根據工作需要重點對人事檔案的“三齡兩歷”，即出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷和家庭主要成員、重要社會關系等重要信息進行數字化加工，制成JPEG格式的圖片文件上傳至干部檔案管理系統，為用人單位引進人才、考察人才、任用人才提供重要依據。其次制定統一的人事檔案信息錄入標準，嚴格規范信息錄入程序，保證信息錄入的準確性和完整性。最后建立人事檔案信息庫，實現從傳統的管理模式轉換為多元化、全方位的管理模式，達到既高效又環保的效果，實現資源共享。轉變傳統的檔案管理人員角色，從一個保管者變為一個信息擁有者，通過檔案信息共享化，檔案室成為一個信息交流中心，從而體現出信息的重要性。滿足利用者需求，保護干部檔案原件，提高干部檔案查閱利用的效率，集中對在職干部檔案逐卷逐頁掃描。查閱干部信息時，只需點擊鼠標進入系統，即可查閱到干部檔案材料，并可以摘錄打印。以數據庫信息和數字化的檔案代替干部檔案原件利用，既方便快捷，提高查檔利用效率，又兼顧保護干部檔案原件的要求。

（四）建立人事檔案信息維護、督查、安全保密制度

建立干部檔案信息維護機制，明確干部檔案信息錄入、數據審核、系統維護等具體任務的分工，定期更新干部信息數據庫，使干部的學歷、職務、工資、家庭等個人基礎信息得到及時真實的反映。

建立糾錯機制，采用定期與不定期相結合的方式，對信息庫中的干部信息進行全面自查或隨機抽查，發現問題及時修正，根據材料內容和性質的不同，分別采取補充收集、原件復制、完善手續等方式進行補充和規范。所有補充和規范的材料，均注明經辦人、辦理時間并加蓋組織人事部門公章。干部重要信息記載不一致的，根據有關政策審核確認。對經過調查沒有原始依據材料、按照現有政策難以認定的，本著從嚴掌握的原則，結合檔案記載情況綜合判定確認。

建立安全保密機制，嚴格按照保密要求，為系統軟件設置密碼，設定系統應用權限，只有專職管檔人員才能啟動系統，保證干部檔案信息安全。注意對數據庫信息進行備份，定期對服務器、計算機、附屬設備進行維護保養，保障系統的正常運行。

總之，人事檔案管理工作屬于科學性以及復雜性系統，面對愈加激烈的社會競爭，人事檔案管理工作人員需要認識到自身肩負的重要責任，把握發展機遇，轉變傳統管理理念以及管理方式，不斷豐富、提升綜合素質，探索出更加有效的管理方式，實現人事檔案信息化管理，滿足社會發展實際需求。

（作者單位：吐哈油田公司三塘湖采油廠）