新時期企業檔案管理模式分析

于新龍

摘 要：隨著社會的發展，經濟的不斷進步，信息化技術正不斷的充斥著人們的生活。企業的經營模式也在朝著信息化的方向轉型。這是新時期企業發展得必然方向。新時期信息化的發展為企業的檔案管理工作提供了很大的便捷，也進一步改變了企業檔案管理的模式。本文首先對企業檔案管理做了詳細的介紹，其次闡述了新時期企業檔案管理的模式，并對其做了分析。希望能為各企業在檔案管理方面貢獻微薄之力。

關鍵詞：新時期；企業檔案；檔案管理；模式分析

企業檔案管理是在企業日常的運營中產生的，包括了企業平時的運營情況。每個企業經營的方式與經營的項目不同，所以不同企業的檔案管理也都不行相同，并具有各自的特點。企業的經營離不開管理、人事、經營管理、銷售、開發等。而這些事務的進行都離不開檔案記錄。企業的良好運營也離不開各項的規章制度，俗話說“沒有規矩，不成方圓”，企業也正是如此，一旦沒有辦事的準則與規矩的限定，必然亂作一團。

一、企業檔案的特點

檔案是保存信息的一種形式，通過記錄的方式把真實的情況記錄下來。在企業的發展中，更加的離不開檔案，可以通過檔案把企業的發展史、重大的事件、財務情況、經營情況等真實的記錄下來。用紙質或電子版的形式保存下來。毫不夸張的說，企業的檔案是一個企業的無形的資產。真實、合理的做好企業檔案的管理工作是非常重要的。傳統的企業檔案是依靠手工記錄的，內容主要是平常工作的事項。建立企業檔案的最初目的是為了方便后期的信息查閱。隨著新時期經濟的不斷發展，信息化技術越來越普及，企業檔案管理從傳統的手工記錄轉型為信息化的記錄并管理。這樣比傳統的手工記錄紙質管理更節省空間，并且方便保存，不受環境變化的損壞，查閱起來也非常的方便。

二、企業檔案管理的基本內容

企業檔案管理是記錄企業活動的重要依據，做好企業的檔案的記錄、分類、整理、保存等工作有助于企業領導的決策與后續的分析工作。企業各個部門都離不開檔案管理。

1.對企業檔案的記錄和審批

企業檔案的產生主要是對平時工作細節的記錄，不同部門有不同部門的檔案。如財務檔案、人事檔案、行政檔案等。企業檔案的記錄產生需要按照一定的流程、格式和制度執行，需要各級負責人的審批與簽字，保證以后查閱時更加的快速與便捷。

2.對企業檔案的分類與整理

對已經產生的檔案按照一定的方式進行分類與整理，對重要的檔案進行歸檔保存，對沒有必要保存的文件進行銷毀。通過對企業檔案的分類與整理，使得企業檔案管理的分類一目了然，更加的有序。

3.對企業檔案的保存與利用

對分類完的企業檔案加以保存，成立專門的檔案室，有專業的人員負責，建立完善的檔案查詢流程與系統。為有需要查詢檔案人員提供便利的同時，有保證了檔案的安全性與真實性。

三、企業檔案管理的體制與模式

管理是推動社會進步的基礎，人類的一切生活活動都離不開管理，一個企業沒有管理就不能秩序的進行工作。管理是人類發展必不可少的重要環節。管理使現有的資源的作用發揮到最大，進一步實現所要達到的目的。管理模式是管理的思路和方式，是現實的體現。

企業檔案管理模式是把檔案完整的進行保存，并且進行系統科學的管理，最后能充分的得到利用的一種思維方式。企業檔案管理模式具有很多特征：（1）企業檔案管理模式的綜合性。企業檔案管理不是一個單一的思維方式，而是涉及到企業內部管理體系、檔案的管理方式等。企業采用什么樣的檔案管理模式，受企業的管理體制、企業運行模式、企業內部構成等因素的決定。（2）企業檔案管理模式的動態性。企業檔案管理模式不是亙古不變的，會在不同時期，不同階段發生不同的改變。我國的許多企業在變化前后都會有不同的管理模式。（3）企業檔案管理的多元性。在不同地區、經營模式不同的企業，會有不同的企業檔案管理模式。我國的企業和外國的企業，在檔案管理模式上就要很大的差異性。所以，一定要對企業檔案管理模式有一個正確的認識，在工作中不能試圖去套用固定的一套模式，而是要因地制宜，選擇適合的自己企業的模式，才能達到想要的效果。

四、對我國企業檔案管理模式的思考

1.傳統企業檔案管理工作的不足

我國傳統企業的不足主要表現在過分的依靠行政力量來推動檔案管理工作的進行，這樣會導致企業檔案管理的自我推動力不足。為增加我國企業我國也辦法了很多的文件來增加企業檔案管理模式自身的發展動力。如《技術檔案室工作暫行通則》、《國營工業企業工作條例草案》等。在市場經濟體制下，政府的只能發生了轉變，不再是直接對企業進行干預，而是變成了宏觀調控。另一方面，企業現在都是自主經營，政府對企業的控制力越來越弱。企業對檔案管理工作越來越不重視，企業檔案管理工作缺乏動力。

2.檔案管理模式單一

傳統企業檔案管理工作都是按照統一的模式進行的。所有統一的管理模式相統一，使檔案管理工作充滿統一性。在新時期，企業檔案管理模式發生了很大的轉變，不同的地區，不同專業的企業不能再實行相同的檔案管理工作。企業的多元化導致了企業檔案管理模式的多元化，所以企業檔案管理工作是有本企業的特性所決定的。

3.缺乏管理的思維模式

新時期的企業檔案管理模式與傳統的企業檔案管理模式不同，我們需要擺脫傳統的思維模式，去探索新時期科學有效的新時期企業檔案管理模式。傳統的思維模式往往會很矛盾，企業非常重視檔案的重要性，花費大量的財力物力來加強對檔案的管理工作。我國企業的檔案在思維模式上還是非常欠缺的，我認為，只要是不違反法律的前提下，可以增加檔案的靈活性。

五、新時期企業檔案管理模式的構建

新時期，我國企業應該創建科學高效的檔案管理模式。按照企業自身的特點，對企業檔案進行標準化的管理。市場化是全球經濟的改革方向，也是我國企業檔案管理模式轉變的方向。企業必須按照自身市場化的競爭體制來決定企業檔案管理的模式。許多企業沒有能力或者說沒有精力去花費在企業檔案管理工作上，但是企業又不能不保留檔案更不能將檔案隨意丟棄。這就要求企業要充分的利用社會的資源，尋找專門整理和保管檔案的機構，這就是企業檔案外包化。

企業對檔案的管理應該做到集中化、標準化和信息化。依靠先進的信息技術與科技，來對企業檔案進行集中管理，集中保存。方便更好的查閱，為做決策時提供參考依據。

六、總結

本文通過對企業檔案管理模式的探討，分析了在大數據發展迅速的社會背景下，新時期企業檔案管理工作應改變新的模式。新的環境和新的思想已經注入到企業發展中，這也改變了企業的管理模式。企業檔案管理模式也發生了新的變化。通過本文的研究可以看出，企業檔案管理在新的時期有著很好的發展前景，并對企業發展起到的作用越來越重要。企業檔案管理模式在不同的時期根據企業發展得不同變化，需要做相應的調整與變化，這樣才能為企業起到高效的服務作用。

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