試析新形勢下的檔案管理的創新服務

孫亞

摘 要：檔案工作的主要內容是開發和利用檔案信息資源。在數字科技飛速發展的新形勢下，檔案服務機制也應與時俱進，采用新機制為社會主義經濟建設而服務。在互聯網+時代，檔案管理工作可以充分利用互聯網為用戶提供服務，從而促使檔案管理現代化，增強各項工作的管理效果。

關鍵詞：新形勢 檔案管理 創新服務

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）12-00-01

檔案是具有保存價值的社會信息資源。隨著社會經濟的快速發展，計算機技術廣泛應用于各個行業中，為各行各業提供方便快捷的服務。因此，檔案管理服務的創新也應得到重視。由于檔案具有可利用價值，新形勢下的檔案管理服務要努力創新，符合社會發展需求，對構建社會主義和諧社會具有積極的促進作用。

一、現階段檔案管理服務存在的幾點問題

1.沒有意識到檔案管理的重要性

檔案信息資料是各單位的重要資源，合理使用能夠為單位帶來巨大的經濟效益與社會效益[1]。目前，很多單位還沒有充分意識到檔案的重要性，導致檔案部門薪資待遇水平偏低，很難招聘到專業性人才。因此，檔案管理工作進程緩慢，難以跟上社會發展當代步伐，不能發揮其重要作用。

2.檔案管理人員缺乏專業性

檔案管理工作內容復雜，需要專業工作人員加大時間與精力的投入，才能保障其工作效率與工作質量。但由于單位對檔案管理工作缺乏重視，使其工作崗位處于“可有可無”的狀態，難以提高工作人員的積極性。因此，大多數從事檔案管理工作的人員，基本都是非專業性人員，沒有檔案管理的系統知識與專業技能，不具備主動革新的管理理念，從而導致了檔案管理工作的發展緩慢，難以起到服務單位、創造價值的作用[2]。

3.檔案管理機制陳舊

21世紀是互聯網+時代，信息社會的發展迅猛，利用網絡建立檔案管理服務平臺是檔案管理工作發展的必然趨勢[3]。然而，目前還是有很多單位沒有采購相關的設備，依然是傳統的檔案管理辦法。人工記錄、核實、服務，極大地阻礙了信息的更新與發展，甚至由于人工疏漏而造成巨大的經濟損失。長此以往，導致檔案信息的可利用性不強，形成了惡性循環。除此以外，紙質檔案的缺點就更加明顯，不利于長期保存，可能出現問題，造成不必要的損失。

二、推進檔案管理工作的必要手段

1.加強檔案管理的重視，支持檔案管理服務的創新

各單位必須改變對檔案管理工作的態度，充分認識檔案管理工作的重要性。單位領導要支持檔案管理工作的創新，從資金上予以資助，從制度上輔助其進行改革，要為檔案管理工作提供便利[4]。例如，在單位內部大力宣傳檔案工作的重要性，讓單位員工能夠更全面的了解檔案的積極作用，從而增加檔案的可利用性。從領導到基層人員的充分肯定與幫助，能夠提高檔案管理工作人員的積極性，激發其工作熱情，對檔案管理工作的大力整改與創新具有重要推動作用。

2.提高檔案管理工作人員的綜合素質

檔案管理工作人員的專業性是檔案管理工作的第一要素，因此，各單位要積極引進檔案管理工作的專業性人才，構建專業的人才團隊，才能更好的促進檔案管理工作的創新。

首先，單位要嚴格考核聘用人員的專業性，杜絕“任人唯親”[5]，同時，要結合應聘人員的綜合素質再決定是否聘用；其次，要對原有的工作人員進行定期專業化培訓，提升團隊的整體工作能力；最后，單位要適當調整檔案管理工作人員的薪資待遇水平，如：運用賞罰機制，對培訓不認真、考核不合格的工作人員扣除機動獎金等。用這樣賞罰兼備的制度，提高工作人員的積極性，加速檔案管理工作的發展步伐。

三、新形勢下檔案管理的創新服務措施

1.創新服務理念

檔案管理工作的服務理念要創新。檔案管理工作人員要時刻跟隨市場潮流，判斷、分析市場需求，制定符合市場經濟發展的服務理念。如，分析不同檔案資料對市場的具體影響；分析檔案資料在不同市場中的具體應用；對檔案資料進行詳細化的分類等，更直觀、便捷的讓資源服務于大眾。

2.創新服務領域

首先，擴大服務主體范圍。新形勢背景下，是信息資源大爆炸的時代，各單位都有可能涉及到檔案服務，例如黨政機關、企事業單位或者個人等，無形中導致檔案的需求增高，急需檔案管理方面擴大服務范圍，以提高檔案資源的利用率。

其次，檔案需根據社會需求，形成產業化服務。發展檔案的產業化服務，能提高檔案資源的利用率，要以服務社會、遵守法制的情況下，對檔案資料予以開發，能夠推動檔案事業的可持續發展，是保障檔案管理工作的有效經濟來源。

最后，實現檔案資源的共享服務。由于很多珍貴檔案都束之高閣，沒有被合理利用，因此，建議檔案管理人員可以將有價值的檔案資源予以共享。積極建立大數據平臺，把利于單位、社會發展的寶貴檔案資料進行收集、分類、整理，再通過互聯網放入統一的平臺中，供單位全體上下人員的查閱、下載和分享，從而實現檔案的價值。

3.創新服務手段

由于紙質檔案的劣勢，各單位急需建立電子檔案管理庫。運用互聯網，建立單位私有的檔案館。可通過網站或者APP的形式，單位工作人員通過賬號、密碼，即可登錄到檔案館中；可通過搜索欄，利用關鍵詞查找自己所需的檔案，能實現在線閱讀或者下載后離線閱讀，或者分享等操作，極大的提高了工作效率。檔案管理人員也可以利用電子檔案管理庫，方便快捷地實現信息的整理與保存等操作，實現了檔案的數字化管理，提高了服務質量。

例如，某市人才服務中心搭建的流動人員人事檔案管理網絡信息平臺“某市人才服務中心人才信息系統”，使檔案管理工作得以創新，構建了流動人才的基礎數據庫，奠定了公共服務網絡平臺的建設基礎。啟用該檔案管理系統，使該市的流動人員人事檔案管理服務水平得以提高，使檔案管理人員的工作效率得以提升，集中整合了數字檔案信息，并使流動人員人事檔案管理服務得到信息實時共享，開創了檔案管理服務的新局面。

結語

綜上所述，在新形勢的背景下，檔案管理服務面臨著全新的挑戰，無論是服務的理念、領域、范圍等都急需創新。因此，檔案管理人員要積極提高自己的綜合素質，學習專業化管理技能，大力配合創新，使檔案管理工作能適應并滿足經濟社會持續健康發展需求。

參考文獻

[1]李艷麗，王海景.新形勢下檔案管理的創新服務[J].科技與創新，2014（22）：98-98.

[2]蔡東輝.論述新形勢下的檔案管理的創新服務[J].赤子，2013（7）：195-195.

[3]周華.淺談新形勢下檔案管理的創新服務[J].低碳世界，2016（21）：260-261.

[4]徐倩.對于新形勢下的檔案管理的創新服務[J].赤子，2013（9）：132-132.

[5]王立敏.關于新形勢下檔案管理的創新服務探討[J].辦公室業務，2017（5）：88.endprint