公文寫作中不規范現象的產生原因與對策研究

牛玉存

【摘要】公文是國家機關、企業事業單位和社會團體按照規范的程序和格式指定的用于傳遞信息的書面文件。公文寫作強調嚴密性、規范性要求，但在實際應用過程中，存在公文寫作不規范的現象。本文總結了公文寫作中不規范的各類現象，并闡述了產生此問題的各種原因，并提出了提高公文寫作質量的建議和措施，以期為公文寫作提供一定的參考。

【關鍵詞】公文寫作;不規范現象;原因;對策研究

公文是政府機關單位之間、政府與企事業單位間的交流溝通工具，公文的嚴肅性和規范性會影響行政管理的效率和質量。但在日常辦公中，公文寫作不規范的現象依然存在，這不但降低了公文的效力，而且給發文機關的管理工作帶來不利影響，甚至造成嚴重后果。所以，針對公文寫作中的不規范現象，做出深入細致的研究，分析深層次的原因并提出改進措施，具有非常重要的現實意義。

一、公文寫作工作中常見不規范現象

（一）文種使用不規范。公文寫作中，文種使用不規范的現象較為常見，比如向上級管理單位申請針對某一項目的撥款時，應采用“請示”文種，但有時卻寫成“報告”，如《xx項目關于xx撥款的報告》，常用的公文文種當中，“請示”是需要等待上級管理單位批復的，而報告是不需要上級批復的呈報性公文，文種的錯用導致了公文目的不明確，難以發揮應有效用。此外，在兩個單位沒有上下級隸屬關系時，公文文種應該采用“函”進行行文，但有的單位為了抬高受文單位地位，卻采用“請示”或“報告”文種，很容易產生誤解。另外，較為常見的文種使用不規范還有“決定”“通知”和“通報”的混淆，正常的人事任免公文應該采用“通知”文種，而不是《關于XX同志的任免決定》;人員獎懲應該采用“決定”，有時卻誤用為“通知”。在表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或告知重要情況時應采用“通報”，有時卻誤用為“通知”。

（二）公文格式不規范。格式不準確主要表現在以下幾點：一是標題擬寫不規范，存在濫用標點符號的現象;二是主送機關不規范;三是公文發文文號錯誤;四是附件寫作不規范;五是排版格式錯誤;

（三）文字表達不規范。行文語言不準確不嚴謹，未采用嚴格的書面用語，有的使用了口語或網絡語言等不規范文字，此外還存在語句不通順，句式雜糅，邏輯性差和誤用標點符號等問題，嚴重影響了公文的質量。

二、公文寫作不規范原因分析

（一）重視程度不夠。公文寫作不規范的重要原因是發文單位對公文撰寫的重視程度不夠，主要表現在以下兩方面：首先是公文審核校對和簽發程序流于形式，缺乏對公文進行嚴格審核管理。二是負責公文撰寫的工作人員職位較低，辦公水平不高，對實際的工作不了解，導致行文內容和實際工作內容脫節，出現行文不規范不準確的現象。

（二）對公文屬性不明確。公文的寫作要求撰寫者嚴格依照工作需求完成，盡量避免在寫作過程中出現隨意性和自發性，不能受到撰寫者主觀意愿的影響。但在實際的公文寫作中，有的撰寫者對公文的屬性把握不準確，發文目的不明確，對自身的職能定位也不夠準確，導致在撰寫公文時很容易出現對文種和內容把握不準確的現象。

（三）理論知識匱乏。行政公文的撰寫要具有時代特色，要和社會發展緊密相連與時俱進，以適應社會發展變革和市場經濟轉型發展的要求，因此，需要公文寫作者掌握較強的理論知識。但在實際工作中，公文寫作者的理論知識如果沒有得到及時的更新而是傳統的寫作觀念，那么所撰寫的公文也很難體現出社會發展動態，難以滿足實際工作要求。

三、公文寫作質量的提高策略

（一）加強對公文寫作的重視。為了提高公文寫作質量，首先要加強對公文寫作工作的重視，強化公文寫作的重視程度是維護公文嚴肅性和權威性的最重要手段。在公文撰寫和發文過程中，應建立嚴格的審批流程和管理制度，建立嚴謹的工作作風。同時，各級黨政機關要對公文寫作人員的業務素質和專業水平有充分的把握，對撰寫人員給予充分的重視，不斷加強人才的選拔和培養工作。此外，對于單位中已發的公文，要進行定期的整理和檢查，對存在的不規范現象應及時進行糾正，以防止此類不規范現象繼續發生。

（二）提高公文撰寫者專業能力。公文撰寫工作者的專業能力直接影響了公文寫作的質量。因此，想要避免公文寫作中的不規范現象產生，就必須加強公文撰寫人員的專業培養，提高其公文撰寫水平。首先要保證公文撰寫工作人員對相關政策法規全面掌握，避免在寫作過程中出現政策誤讀。其次要加強寫作者文字運用能力，避免出現病句、濫用標點符號、文章格式不規范等現象的產生。最后，要培養撰寫人員理論聯系實際的能力，確保公文在實際應用中能充分發揮應有作用。

（三）摒棄領導效應。在公文撰寫工作中，有的領導干部對公文并不熟悉，可能會出現錯誤的指示，將“請示”“報告”“匯報”等文種混淆的狀況時有發生，而公文起草者往往依據領導的口頭表述為依據撰寫公文，不知變通，或明知領導有表述錯誤也不加更改，出現行文不規范現象。因此，公文撰寫人員要轉變思想觀念，堅持實事求是的原則，對領導的錯誤進行提示和指出，及時予以糾正。

公文寫作中存在的不規范現象，不但影響發文質量，損害發文單位形象，還會影響公文中涉及到的實際工作的執行和開展。因此公文的發文單位、從事撰寫公文的工作人員要轉變觀念，充分認識到公文寫作的重要性，加強理論學習，提高公文寫作的業務能力，著力提高公文寫作質量。

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