數(shù)字化城市管理實踐中對電子檔案管理工作的幾點思考

摘 要：隨著我國現(xiàn)代化城市規(guī)模的日益擴大，以及人口數(shù)量大幅提升，推動城市管理朝市場化及數(shù)字化工作模式上的積極轉(zhuǎn)變。在城市管理過程中，數(shù)字化管理的驅(qū)動作用尤其重要，使得城市管理質(zhì)量得到明顯改善，對城市整體規(guī)劃及發(fā)展有著舉足輕重的影響。具體而言，新時期城市管理的主要任務(wù)是實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，而電子檔案管理作為其中的重要組成部分，逐漸成為現(xiàn)代化檔案信息化建設(shè)的重中之重。基于此，文章主要對數(shù)字化城市管理實踐中的電子檔案管理的優(yōu)勢進行具體描述，并提出了進一步優(yōu)化電子檔案管理的相關(guān)策略

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；城市管理；電子檔案管理；思考

一、電子檔案管理應(yīng)用于城市管理中的具體優(yōu)勢

（一）豐富表現(xiàn)形式

大數(shù)據(jù)時代背景之下，任何事物的運行都需要強大的信息作為強大支撐。而對于檔子檔案管理工作而言，與傳統(tǒng)檔案儲存及管理形式不同，其之所以能夠正常開展，主要是憑借數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)數(shù)據(jù)，對檔案內(nèi)容進行準確展現(xiàn)。電子檔案管理徹底拋棄對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理形式的運用，將先進的信息技術(shù)充分融入檔案管理，對原有檔案儲存方式進行豐富及延伸，例如，將文件內(nèi)容轉(zhuǎn)化為圖片、表格、聲音等進行儲存，突出了電子檔案的開放性、適應(yīng)性及專業(yè)性，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理性質(zhì)逐漸被電子檔案管理所取代。

（二）有助于工作效率的提升

電子檔案管理中人性化、便捷化的內(nèi)容設(shè)計，將傳統(tǒng)檔案管理細枝末節(jié)的內(nèi)容進行簡化，不僅便于檔案資料的收集與整理，且能夠有效提高檔案管理人員的整體工作效率。計算機是電子檔案管理工作的重要管理手段，可以在系統(tǒng)中進行相關(guān)資料的檢索或者歸檔等等，減少了檔案管理人員的工作量和工作強度，并且能夠進一步夯實管理工作基礎(chǔ)，提高檔案管理工作效率。此外，在電子檔案中可以針對其中某一項目內(nèi)容進行快速的檢索，確保檔案歸檔的質(zhì)量，促使檔案管理人員掙脫傳統(tǒng)工作壓力的束縛，從而將節(jié)省出來的時間，應(yīng)用于提升自身專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)層面。

（三）及時對信息進行增加或刪減

對已儲存信息進行增加或者刪減時，一般在傳統(tǒng)檔案管理中，需要重新查找檔案信息具體所在位置，一切工作均需要人員手動進行完成，不僅對增加了工作的復雜程度，同時容易在信息的增加或刪減過程中，造成檔案資料在編碼上的混亂，甚至整理儲存工作量較大時，容易造成檔案信息資料的毀壞或者丟失，徒增檔案管理人員的實際工作量。而對于電子檔案管理而言，如果需要對已儲存信息進行修改時，管理人員只需調(diào)取或直接搜索計算機中的指定檔案文件，準確無誤的對信息進行增加或者刪減，這種數(shù)字化的作業(yè)方式，在降低檔案管理具體工作時間的同時，還能夠最大限度的保證所錄入信息的準確性與完整性。

二、如何在數(shù)字化城市管理中有效開展電子檔案管理

（一）加強相關(guān)培訓

檔案管理人員是開展數(shù)字化城市管理的重要橋梁，在確保檔案管理人員自身具備高超數(shù)字化管理技能的前提之下，才能夠保證的電子檔案管理質(zhì)量與預期管理質(zhì)量的高度一致，因此，進一步強化對相關(guān)檔案管理人員的技能培訓便顯得尤為重要。計算機作為現(xiàn)代電子檔案管理工作的載體，管理工作的開展離不開計算機系統(tǒng)的支持，但任何事物都有其兩面性，計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用也不例外，一方面，應(yīng)用計算機技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)快速的信息交流與傳遞，賦予檔案信息一定的共享性；另一方面，在信息傳遞過程中，一些不法分子可以利用系統(tǒng)中的漏洞，竊取傳輸過程中的檔案資料，導致檔案內(nèi)容的安全性、真實性以及有效性等無法得到有效保障。因此，對檔案管理人員開展技能培訓的過程中，通過多種方式聘請該領(lǐng)域內(nèi)的專家或者教育界的講師教授，以基礎(chǔ)知識的普及為出發(fā)點，促使檔案管理人員，真正掌握電子檔案的特征及具體作用等基礎(chǔ)性內(nèi)容，通過系統(tǒng)的學習讓檔案管理人員對電子檔案有更加深層次的認識，通過不斷的探索、研究及總結(jié)，靈活掌握電子檔案收集、歸檔的主要方法，從根本上提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，進而保證整個電子檔案管理水平及管理質(zhì)量的有效提升。

（二）加強監(jiān)督

在數(shù)字化城市管理實踐中，相關(guān)部門應(yīng)加強對電子檔案管理工作的實時監(jiān)督與控制。目前，在我國各大城市管理工作中，絕大部門電子檔案管理人員對自身崗位缺乏責任心，無法準確并按時完成上級所下達的各項工作任務(wù)，導致在電子檔案管理工作中產(chǎn)生嚴重的質(zhì)量問題。因此，應(yīng)在電子檔案管理實際開展過程中，增設(shè)相應(yīng)的監(jiān)督人員，對管理人員的行為及工作態(tài)度進行實時監(jiān)督。一旦發(fā)現(xiàn)不合理之處，及時與電子檔案的相關(guān)管理人員進行溝通，共同探討解決此問題的有效途徑。此外，針對電子檔案管理人員自身存在的問題，監(jiān)督人員也需要做好相應(yīng)的考察，并且及時將實際情況向上級部門反映。

（三）及時做好備份處理

電子檔案管理工作的開展，容易受各種外界環(huán)境因素的干擾，從而導致大量電子檔案信息的無故丟失。并且如果遇到不法分子侵入或者網(wǎng)絡(luò)故障的破壞及影響，電子檔案信息的完整性及保密性將無法得到有效保障。因而，電子檔案管理人員要在實際工作的開展過程中，要定期對檔案的保管載體進行全面檢查。其次，將電子文件移動至移動硬盤上，每個一段時間便要對修改后的信息進行一次移動，通過在硬盤上的儲存，即使在原文件遭受破壞的時候，將硬盤文件作為備份，進行長期保管。檔案管理人員可以對電子檔案采取“一式三套”的保管模式，將其中一套用于日常的查閱，一套用于封存，另外一套則可以送至異地進行保管，以備及時之需。

三、結(jié)束語

綜上所述，隨著城市管理數(shù)字化信息平臺建成投入使用后，極大的提高了城市管理的工作效率，對于新生成的檔案信息整理時間縮短至傳統(tǒng)信息錄入的1/2。在未來一段時間，應(yīng)建立數(shù)字化城市管理運營體制，積極推動數(shù)字化城市管理的順利運行，確保城市管理工作取得新突破。

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作者簡介：吳修更（1975—），男，漢族，山東棗莊人，主要研究方向：檔案管理。endprint