中小學檔案管理模式創新探析

李睿

摘 要：檔案是能夠反映一所學校發展建設的重要資料，而檔案管理工作則是學校工作的資料的收集、整理、開發以及利用。新時期，中小學如何全面、科學、系統的開展檔案管理工作，已然成為學校必須重視的問題。做好中小學檔案管理工作的創新，有利于學校更好的貫徹黨的教育方針，進而為中小學發展提供可靠的數據。本文從中小學檔案管理的內容入手，結合當前中小學檔案管理模式存在的問題，提出檔案管理模式創新的對策，以致于能夠讓檔案管理更好的促進學校發展。

關鍵詞：中小學；檔案管理；模式

一、 中小學檔案管理內容

（一） 收集

檔案收集是檔案管理工作開展的基礎，根據國家、教育部門的相關要求，將學校、師生、各個部門分散的資料整合在一起，主要包括中小學的教育、教學、科研、人事、經營、行政等等方面的內容。檔案收集工作需要在眾多文件資料中篩選出具有價值的資料，同時，收集工作還需要考慮到后期檔案歸檔、檔案制度建立、檔案開發與利用等等。因此，收集工作作為基礎性工作，必須得到重視。

（二） 整理

在檔案收集的基礎上按照一定分類標準對檔案進行整理的過程，稱之為檔案整理。檔案整理有利于促進檔案管理工作更加科學化、系統化。通常來講，檔案整理必須要嚴格按照整理原則進行，即要尊重檔案形成過程中存在的自身規律，確保檔案的完整性；根據檔案的時間、內容、來源、性質給予檔案對應的聯系性，進而為檔案使用打下堅實的基礎。

（三） 保管

檔案保管要“以預防為主，防治并重”的原則開展。所謂“預防”就是要最大限度防止與克服一切不利的因素對檔案造成威脅與損害，這方面學校要根據實際情況加大檔案掛歷方面的投入，比如購置對應的保管設備，盡可能采取先進的技術手段，以保障檔案的完整性、安全性以及實用性。所謂“治”，主要是針對那些不可抗拒因素所帶來的損害進行修復，例如，檔案室殺蟲去污，檔案資料修復等等，確保檔案的完整性。

（四） 開發與利用

檔案收集、整理、保管的目標則則是為了學校能夠更好的利用檔案資料。因此，為了提高檔案的開發與利用力度，第一，做好資料統計促進檔案開發，要堅持簡明扼要的原則開展，主要以表冊、數字的形式為主，能夠客觀、準確反映學校相關工作情況，而且檔案統計工作與收集、整理、保管、鑒定都有一定的交集。第二，檔案利用。目前，中小學檔案利用形式主要有：（1）建立校史館，這種方式能夠讓外賓和師生來學校通過參觀這些檔案資料，進而了解學校從建校到發展的風貌；（2）建立并完善檔案借閱制度，為教職工使用提供便利；（3）結合信息技術，擴展檔案使用的渠道。

二、 中小學檔案管理存在問題

（一）檔案管理制度不健全

基于目前中小學檔案管理制度的現狀而言，首先，雖然很多中小學是按照國家檔案管理以及教育部門所制定的規定建立檔案管理制度，但是這種檔案管理制度往往沒有結合學校的實際情況，沒有關注到細節，進而可能導致檔案管理在資料信息收集、整理、保管、開發與利用等等方面出現各種問題，比如資料遺失、使用效率不高等等。其次，大部分中小學檔案管理都是由各個科室對本檔案資料進行直接管理，其中一些重要的文件則交由科室負責人進行負責與保管，雖然學校設置了專門負責檔案管理的部門與人員，但是在借閱階段依然存在隨意性，其制度不夠完善，導致部分借閱沒有依照相關手續開展。最后，檔案保管是檔案管理工作的重點環節，目前部分中小學檔案資料在防止外部環境的布設上面不夠到位，比如防火設備不完善；檔案柜中防潮、防蟲、防鼠的設置不夠合理。這些因素極有可能造成不可估量的損失，影響資料的安全性。

（二）管理服務方式單一

管理服務方式單一主要體現在這些方面：在信息技術的影響下，很多學校建立了以計算機信息技術為載體的現代化信息管理體系，所以人們在使用的過程也往往以通過信息技術查閱為主，但是由于一些資料比較久遠，而沒有及時的錄入與更新，導致人們在使用檔案資料時通過檢索服務卻找不到對應的資料或者資料不全。信息技術的檔案管理能夠全面提高管理效率，但是要提高效率，要確保整體系統的完善，比如要了解教職工、學生對檔案的具體需求，不然很難查閱到他們想要的資料。但是實際情況，由于沒有過多的去了解服務對象的需求，所以在管理與服務上沒有進行創新與完善，進而導致資源浪費，使其很多應該被開發出來的服務方式難以發揮作用。

三、 中小學檔案管理模式創新策略

基于中小學檔案管理的內容以及目前存在的問題，對檔案管理工作的創新是中小學檔案管理工作改革的必然趨勢，有利于提升檔案管理的效率與質量，為學校全面發展而服務，具體如下：

（一） 加強服務

良好的服務意識與管理意識能夠讓學校檔案管理人員以最好的工作狀態、良好的工作心態開展工作，這是提高檔案管理的有效性主要途徑。基于目前中小學檔案管理模式構建與實施過程存在的種種問題來講，其主要的原因是檔案管理人員服務意識不夠，沒有真正認識到檔案管理的意義。因此，為了對檔案管理模式進行創新，首先，要全面提升檔案管理人員的服務意識，要讓檔案管理人員認識到檔案管理的現實意義，而不是由于工作的乏味、單調而出現應付的態度。其次，明確責任。學校要對檔案管理人員的責任進行明確的劃分，將責任落實到人頭，完善考評機制，加強對本職工作的監督力度，以致于能夠克服管理人員在工作過程中的惰性。最后，加強教育培訓。通過專業的教育與培訓，提高管理人員專業能力與服務意識，同時還要培養他們的不斷學習的良好習慣。

（二） 完善制度

中小學檔案管理模式的創新必須要有完善的檔案管理制度作為支撐，以致于確保各項工作能夠按部就班的運作。首先，要結合自身學校的實際情況，建立完善的檔案工作制度，要細化到檔案收集（收集方式）、整理（分類方法）、鑒定（鑒定原則）、保管（保管措施）、開發與利用（服務要求）等等環節，并且在實際工作中不斷完善。其次，加強學校對檔案管理工作的監督力度，通過監督你能夠及時指出檔案管理工作存在的不足，從而及時制定改善策略，以致于能夠讓工作更好的開展，為教職工提供更好的服務。再次，檔案借閱制度要完善，并且嚴格按照規定執行。查閱制度可以結合信息技術進行創新。最后，提高檔案管理安全習慣。派遣專業人員安裝設置，并且嚴格按照按照防潮、防火、防塵、防霉、防光、防蟲、防鼠以及預防有害氣體等等內容，嚴格執行檔案資料室安全管理工作。

（三） 加強建設

隨著信息技術的發展與完善，檔案管理必然朝著現代信息技術的方向發展。這方面需要學校加以重視，并且根據自身條件，對現代化檔案管理模式加強投入。可以引進先進的管理技術與管理設備。比如，根據學校檔案資料的特點，有針對性的建立一個檔案管理系統，同時還要結合學校教職工、學生對檔案資料的需求，開放檔案信息資料共享平臺，例如：APP、官網、微信公眾號等等，其目的是為了拓展學校檔案資料使用渠道，為廣大師生提供更好的檔案服務。

新時期，檔案管理工作是中小學發展過程中必須重視的內容，學校要根據自身實際情況，明確當前檔案管理模式存在的問題，結合檔案管理的內容進行創新，進而完善檔案管理制度與管理措施，全面提升檔案管理的水平。

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