民辦應用型本科高校二級學院辦公室管理現狀及解決對策探析

摘 要：SY學院作為民辦教育的重要組成部分，在西部教育的改革進程中發揮了重要作用，作為聯系校院兩級的綜合管理辦公室，在其發展進程中起到了樞紐作用。本文首先闡述了綜合辦管理現狀；然后從四個方面剖析了存在問題，最后提出了解決對策，以其能夠促進民辦高校二級學院辦公室的管理再上新臺階。

關鍵詞：民辦高校；應用型本科；二級學院；辦公室管理

我國民辦高校始于上個世紀的八十年代，經過了近30年的發展，目前已成為我國教育體系中不可或缺的部分。黨的十九大，提出：要完善職業教育和培訓體系，深化產教融合、校企合作。加快一流大學和一流學科建設，實現高等教育內涵式發展。這首先肯定了，民辦教育在國民教育體系中地位，同時也為民辦教育改革指明了方向。

民辦高校實行校院兩級管理模式后，二級學院辦公室成為連接校院之間的紐帶，起著溝通上下、協助左右的作用。隨著民辦高校管理工作不斷向二級學院深入，二級學院辦公室承擔的工作日趨繁重和復雜化。筆者以SY學院二級學院綜合辦為例，進行逐一闡述。

一、SY學院二級學院辦公室管理現狀

SY學院二級學院辦公室簡稱綜合辦，其人員由綜合辦主任和分管的干事組成，各二級學院構成人員數量不等，少則兩人，最多七人，通常是3-5人。綜合辦的員工平均年齡32歲左右，女性職工占90%以上，主要由本校的留校生或者外聘人員組成；文化層次本科占90%以上，研究生層次的很少，涉獵的專業包括文學、財會、計算機、思政等；工作范圍廣泛；員工薪酬主要由基本工資和績效工資兩部分組成。

二、SY學院二級學院辦公室管理存在問題

1.人員緊缺、經驗不足，管理效能低下

綜合辦工作范圍廣泛，如排課、課酬成本管理、科研、考務、工會、招生宣傳、固定資產管理、印章、文件簽收等事務性工作。她們不但要參與學院領導班子重大問題的討論，還要處理日常業務、協調上下和內外。而綜合辦的員工，幾乎都是從學校畢業，又走進學校，社會實踐經驗缺乏。每天的精力主要忙于應付事務性工作，忽略了其他職能，無暇思考管理問題，導致綜合辦管理效能低下。

2.服務意識薄弱

綜合辦工作“細、繁、雜”，隨著教學、科研工作地位的不斷強化，綜合辦的工作職能被弱化，綜合辦被淪為辦事機構，處于附屬地位，工作人員被動地工作。如，每學期的開學前夕，教師授課的課表、平時成績登記表的打印，很多學院都是授課教師到綜合辦逐一要求打印；期末課程成績的錄入密碼，也得授課教師親自到綜合辦要。她們對自己負責的工作，缺少思考與整合，有些成規律性的工作不會早作計劃和安排，處理相關業務時愛答不理，服務意識相當薄弱。

3.規章制度不完善，執行不徹底

綜合辦普遍存在著制度不完善，缺乏一套完整的制度體系，或者有制度但沒有及時修訂，與學院的發展不相適應。在工作任務不明確，管理混亂無序的情況下，經常有章難循。受其他因素的影響，制度的執行往往難以落到實處，甚至根本無法執行，制度成了擺設，其效力完全依靠人去賦予。

4.薪酬結構不合理，個人發展緩慢

綜合辦員工的薪資主要由基本工資和績效工資兩部分組成，相對于本地其他兄弟院校來說工資總額偏低。綜合辦員工90%以上為已婚女職工，她們中的要么丈夫太忙，要么面臨孕育后代，所以大家對薪資沒有太高的要求，只要工作輕松就行。她們在工作中，不會對自己的工作主動進行規劃，一切聽從領導的指揮，不去思考領導的決策是否會上下暢通，也不會把其他員工向她們反映的問題主動反饋給領導。另外，年末的考核主要是部門內部考核，由于工作事務繁忙綜合辦主任通常采取平均主義，即使偶爾有差別，也非常微小。對她們來說，干多到少一個樣，不求有功但求無過。有的員工，入職十多年，學歷沒有提升、職稱沒有評、論文沒有發表一篇，個人進步非常緩慢。

三、解決對策

通過以上分析，可以看出SY學院二級學院綜合辦管理中存在的問題，歸根結底還是人的問題。筆者經過長時間的調查研究，歸納總結了以下解決措施。

1.整合現有人員，調整薪酬結構

從某一個二級學院來說，綜合辦確實存在人員緊缺，但是從總體上看，全校十二個二級分院綜合辦人員數目的確不少。人事處應該對全校的二級學院綜合辦進行摸底，對綜合辦員工進行適當調配，盡量做到各分院人員均衡。其次，調整目前的薪酬結構。一是適當提高綜合辦員工的薪酬總額。二是調整目前的考核方案，不但要在部門內部進行考核，還應該把教師的評價意見、學生的評價意見也納入考核方案。此外，還應該將創新服務納入考核范圍。三是除了貨幣化的薪酬，還有必要引進非貨幣化的薪酬，如年終旅游、外派進修學習等。目前二級學院的綜合辦主要對內服務，隨著分院學科建設的發展和校企合作的推進，綜合辦將成為二級學院發展的一塊招牌，不論是外在的形象還是內在的服務意識都將影響到學校的建設發展。

2.加強專業培訓，提升員工自身文化素質和業務能力

隨著大學教育的改革，辦公室業務呈現出新的變化特征。綜合辦員工要想當好學院領導的助手，為教師和學生提供優質的服務，必須提高文化素質。文化素質是順利完成工作任務的根本保證。業務能力是指從事業務活動的人員在完成業務工作過程中所具備的綜合能力體現，包括溝通能力、協調能力、獨立勝任能力。文化素質方面，綜合辦員工首先要樹立終身學習的理念，利用寒暑假和閑暇時間不斷充電，其次可以報考在職研究生，進行系統性的學習。綜合辦的工作具有“細、繁、雜”的特點，涉及的面比較廣，包括統計學、秘書學、計算機基礎、檔案學、心理學等，對員工的綜合素質要求比較高，可以通過網課、專題講座等方式提升業務能力。

3.要具備良好的心理素質

綜合辦工作“細、繁、雜”，臨時性、突發性工作比較多，甚至有時出力不討好，稍有不慎，既得罪領導，又引發領導、部門及教師諸方面的矛盾，造成員工心理壓力大，容易產生煩躁情緒。SY學院二級學院綜合辦90%的是女職工，研究表明：女性員工的抗壓能力要強于男性，這應該是個良好的基礎條件。所以，員工在工作中，首先要心態平和，要秉持一顆平常心對待工作，始終保持充沛的精力開展工作。其次要保持平靜的心態，當工作中被誤解時，不能消極懈怠，在適當的時機應當向領導申訴。第三要心胸寬廣，樂于奉獻。

4.完善規章制度，規范管理

辦公室業務事務性工作比較多，但與教學、科研有關的內容有著很強的規律性。綜合辦應該明確工作內容，制定工作計劃，以嚴謹、流程化的工作行為做保障，規范綜合辦員工的工作程序，明確操作流程和規范要求，加強分工與協作，做到忙而不亂。定位精準，保證制度的可行性和執行性，形成激勵機制和執行力合二為一綜合辦管理體系，形成公平競爭的良性循環。

5.強化信息化管理，促進綜合辦工作簡潔高效

當前是信息爆炸的時代，工作節奏快，精準度要求高，互聯網、云時代、大數據已經遍布世界各地，綜合辦的管理工作也應該與時俱進。充分利用校園網平臺，大力推進辦公信息化平臺建設，加強信息化管理，不但提高了信息傳輸的速度和工作效率，還節約了時間和人工成本，真正體現辦公的簡潔、高效。

綜合辦是SY學院各二級學院的“樞紐”和“窗口”，發揮著承上啟下、顧左聯右的作用。因此，提高綜合辦的管理工作效能，能夠促進二級學院打造品牌、凝練專業特色。

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作者簡介：

鐘萍（1977--）女，云南峨山縣人，西安思源學院商學院講師，主要研究方向：高校辦公室管理、政府審計。