淺談新形勢(shì)下人事檔案管理信息化建設(shè)

王海霞

摘 要：經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在全國(guó)范圍內(nèi)得到極大地普及。人事檔案管理工作與單位的高效有序發(fā)展有著很大的關(guān)系。本文從存在的問題，人事檔案管理工作的重要性以及合理化建議三個(gè)方面進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 信息化建設(shè) 信息資源 制度保障

中圖分類號(hào)：TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）04-00-01

人事檔案，就是對(duì)一個(gè)人的個(gè)人信息、工作、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作成績(jī)、家庭狀況等方方面面信息的一種記錄載體，可以說是一個(gè)比較完善的個(gè)人信息儲(chǔ)存庫(kù)，其對(duì)于企事業(yè)單位進(jìn)行人才的選拔、晉級(jí)和晉升等方面工作有著重要作用。而隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，信息化水平不斷提高，人事制度改革的不斷深入，人事檔案的管理工作也逐漸摒棄傳統(tǒng)的手工錄入，向著現(xiàn)代信息化的管理方式轉(zhuǎn)變。

一、存在的一些問題

1.缺乏足夠的重視

目前，許多企事業(yè)單位都沒有給予人事檔案管理工作足夠的重視，忽略了對(duì)人事檔案管理的投入，包括人力、物力及財(cái)力的投入，導(dǎo)致檔案管理工作薄弱，沒有專人管理檔案，沒有完善的完整的管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作的收效甚微。

2.缺乏專業(yè)的人才

當(dāng)前，在我國(guó)大多數(shù)的企事業(yè)單位中，有的單位的檔案管理人員年齡偏大，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)和訓(xùn)練，素質(zhì)較低，思想陳舊，專業(yè)水平低下，不接受新的、高科技技術(shù)，缺少管理人事檔案的基礎(chǔ)原則、知識(shí)和流程，給檔案管理的有效性和信息化發(fā)展帶來了諸多的阻礙，因此，專業(yè)人才的缺乏給人事檔案的管理工作帶來了很大難度。

3.缺乏先進(jìn)的手段

我國(guó)很多企事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案的管理工作還依然墨守成規(guī)、故步自封，跟不上時(shí)代的步伐，依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案建立和保管的方式，即使部門配備了電腦，卻無(wú)法充分利用，沒有建立電子檔案、進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查詢與檢索的意識(shí)，也使得人事檔案管理的工作效率極低，甚至阻礙單位的自身發(fā)展。

二、信息化建設(shè)的意義

1.有助于提高工作效率

當(dāng)前社會(huì)的飛速發(fā)展，信息化程度不斷提高，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)成為人們身邊不可缺少的工具和手段，信息成了這個(gè)時(shí)代最有價(jià)值的東西。因此對(duì)企業(yè)的人事檔案管理進(jìn)行信息化的管理建設(shè)是當(dāng)前我們?nèi)耸聶n案管理的發(fā)展和努力的方向，只有這樣摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，才能減少人事檔案管理工作的繁瑣流程，利用互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)來提高檔案管理工作的效率，為今后的查檔等工作提供便利。

2.有助于共享人事檔案管理的信息資源

信息化時(shí)代的背景之下，信息成為最有價(jià)值的資源，因此對(duì)人事檔案的管理進(jìn)行信息化的建設(shè)，也是促進(jìn)企事業(yè)高效、有序發(fā)展的一個(gè)重要途徑。傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案在查閱時(shí)通常要花費(fèi)很多時(shí)間，但是信息化條件下的人事檔案管理工作卻不再如此。通過計(jì)算機(jī)對(duì)各種信息進(jìn)行集成處理，能夠簡(jiǎn)化各種復(fù)雜數(shù)據(jù)，而在電子化和數(shù)字化的條件支撐下，對(duì)檔案進(jìn)行查閱也更為方便，不用再翻閱紙質(zhì)檔案，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檢索，信息能在最快時(shí)間內(nèi)被查閱出來，極大地發(fā)揮出了檔案的使用價(jià)值。因此，推動(dòng)人才的建設(shè)發(fā)展，不僅能夠發(fā)揮出人才的最大價(jià)值，而且通過信息資源的共享也能更好地服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)。

三、意見和建議

1.強(qiáng)化認(rèn)識(shí)

目前，很多企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)并未真正認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的價(jià)值和意義，沒有給予足夠的認(rèn)識(shí)和重視，導(dǎo)致在日常的管理工作中并未投入足夠的時(shí)間和精力。檔案管理能夠打破傳統(tǒng)取得大突破，就需要有單位領(lǐng)導(dǎo)能意識(shí)到人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念和想法，才能跟上時(shí)代的步伐，依靠信息化技術(shù)，提高人事檔案管理的工作效率，促進(jìn)單位管理的高效化。同時(shí)，企事業(yè)單位必須要結(jié)合當(dāng)前信息化時(shí)代的背景特點(diǎn)以及自身單位檔案管理工作的實(shí)際來制定出一套科學(xué)合理的規(guī)章制度，以保證工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)能有據(jù)可依、有章可循，從而促進(jìn)檔案管理工作的制度化和規(guī)范化，最終發(fā)揮出檔案管理的真正效益。

2.配備設(shè)備

想要成功的開展人事檔案管理的信息化建設(shè)，除了要有足夠的思想重視之外，還需要實(shí)實(shí)在在的“物質(zhì)條件”，所以企事業(yè)必須要加大對(duì)人事檔案管理的財(cái)力的投入，引進(jìn)各種必備的先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，如電腦等，同時(shí)也需要建立一套完善的網(wǎng)絡(luò)信息的管理系統(tǒng)，這是開展檔案信息化管理的一個(gè)重要的硬件設(shè)備和物質(zhì)基礎(chǔ)，同時(shí)也是主要的信息傳輸與共享的方式和途徑。

3.加強(qiáng)培訓(xùn)

在新形勢(shì)下，想要做好人事檔案管理的信息化建設(shè)工作，還有一個(gè)重點(diǎn)就是要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，不能讓一些不負(fù)責(zé)、應(yīng)付、敷衍的人管理人事檔案，這就需要引進(jìn)和培養(yǎng)高素質(zhì)的人才，兼具管理和高科技的人員管理隊(duì)伍，才能保證信息化建設(shè)能順利進(jìn)行。同時(shí)，還要對(duì)新入職以及現(xiàn)職人員都進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，同時(shí)開展各種技術(shù)交流，不定期的進(jìn)行培訓(xùn)，以確保檔案管理的工作人員能促進(jìn)檔案管理的高效性而不會(huì)對(duì)檔案管理工作造成阻礙。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前信息化的時(shí)代背景之下，企業(yè)的人事檔案管理工作也必須與時(shí)代相結(jié)合，要勇于創(chuàng)新，不能再因循守舊、墨守成規(guī)，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式給工作帶來阻礙和制約，因此，促進(jìn)人事檔案管理工作的信息化的建設(shè)，提高檔案管理工作的效率，發(fā)揮出其真正作用，對(duì)最終促進(jìn)企事業(yè)單位發(fā)展有著重要意義。

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