加強(qiáng)企業(yè)存貨盤點(diǎn)的內(nèi)控管理

樊淑琴

存貨是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)之一，是企業(yè)在日常運(yùn)營(yíng)中持有以備出售的產(chǎn)成品、處在生產(chǎn)過(guò)程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過(guò)程或提供勞務(wù)過(guò)程中耗用的原材料和包裝物等。

一、存貨盤點(diǎn)的意義

存貨涉及的主要業(yè)務(wù)貫穿于企業(yè)經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程，是企業(yè)管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)，而存貨盤點(diǎn)是提高企業(yè)存貨管理水平的一種手段，盤點(diǎn)工作做得好有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存貨管理中存在的問(wèn)題，當(dāng)問(wèn)題得到實(shí)質(zhì)性解決之后將使存貨管理水平上升，進(jìn)而使存貨的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和安全性得到保障，因此企業(yè)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到存貨盤點(diǎn)的意義，定期、不定期地進(jìn)行存貨實(shí)物盤點(diǎn)，并確實(shí)將盤點(diǎn)工作落到實(shí)處，使存貨管理更為有序、高效。

二、存貨盤點(diǎn)存在的內(nèi)控缺陷

（一）組織策劃方面的缺陷

主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)存貨盤點(diǎn)工作重視不足，動(dòng)員布置工作做得不夠充分，部分存貨管理業(yè)務(wù)部門或人員對(duì)存貨盤點(diǎn)有畏難情緒和敷衍應(yīng)付情況，直接影響清查成效。存貨實(shí)地盤點(diǎn)前的策劃工作不到位，事先未對(duì)清查人員分組分工、未對(duì)存貨清查范圍等情況進(jìn)行詳細(xì)部署，導(dǎo)致正式盤點(diǎn)倉(cāng)促開展，往往出現(xiàn)人員不到位、盤點(diǎn)不完整的局面，使盤點(diǎn)結(jié)果遭受質(zhì)疑。

（二）盤點(diǎn)過(guò)程中的缺陷

存貨盤點(diǎn)方法不規(guī)范，部分盤點(diǎn)人員怕點(diǎn)數(shù)麻煩，未對(duì)存貨逐一或逐項(xiàng)清點(diǎn)，只是通過(guò)目測(cè)、估計(jì)或依據(jù)卡片上的數(shù)量進(jìn)行記錄，導(dǎo)致數(shù)量清點(diǎn)不準(zhǔn)確。未關(guān)注存貨的移動(dòng)情況,導(dǎo)致漏盤或重復(fù)盤點(diǎn)；有的盤點(diǎn)表上列示的存貨順序與現(xiàn)場(chǎng)存貨擺放的順序不一致，增加了盤點(diǎn)的工作量和復(fù)雜程度，導(dǎo)致盤點(diǎn)效率極低。見物點(diǎn)物，但未考慮存貨的質(zhì)量，將毀損、陳舊、過(guò)時(shí)、殘次或者存貨價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于市場(chǎng)價(jià)格的存貨當(dāng)正常存貨清點(diǎn)在冊(cè)。

（三）監(jiān)盤方面的缺陷

盤點(diǎn)人員清點(diǎn)存貨數(shù)量時(shí)，有的監(jiān)盤人員不在場(chǎng)，存貨監(jiān)盤程序未能實(shí)施，形同虛設(shè)。有的監(jiān)盤人員不親自參與點(diǎn)數(shù)，只是聽從盤點(diǎn)人員報(bào)數(shù)，監(jiān)盤不到位，很可能出現(xiàn)“數(shù)量點(diǎn)錯(cuò)或報(bào)錯(cuò)”而未能發(fā)現(xiàn)的情況。

（四）賬實(shí)核對(duì)方面的缺陷

存貨收發(fā)原始記錄及庫(kù)存管理臺(tái)賬等基礎(chǔ)信息提供不及時(shí)、不準(zhǔn)確，有關(guān)產(chǎn)成品和發(fā)往第三方庫(kù)存出入庫(kù)的單據(jù)辦理、數(shù)據(jù)輸入不能完全隨存貨的流轉(zhuǎn)而同步進(jìn)行，造成庫(kù)房有出無(wú)進(jìn)，庫(kù)存為負(fù)，賬物不符。由于某些原材料（如鑄造用原材料）領(lǐng)用數(shù)比實(shí)際耗用數(shù)大，而這部分損耗的材料差異未及時(shí)計(jì)入產(chǎn)品成本；或者由于從庫(kù)房借用材料，沒有及時(shí)辦理相應(yīng)借、還手續(xù)，造成原材料賬實(shí)核對(duì)復(fù)雜。有些產(chǎn)品供貨較急，存在已發(fā)貨但價(jià)格還未確定而不能開票的情況，不僅影響結(jié)算的及時(shí)性，也影響賬實(shí)核對(duì)的準(zhǔn)確性。對(duì)委外發(fā)出或已返回的存貨未閉環(huán)管理，交接手續(xù)不及時(shí)，產(chǎn)品歸屬界定不清，有的廢品也未及時(shí)判定責(zé)任，導(dǎo)致存貨盤點(diǎn)數(shù)量統(tǒng)計(jì)不實(shí)。

（五）盤點(diǎn)記錄方面的缺陷

有的單位由于未進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，沒有原始存貨盤點(diǎn)表，盤點(diǎn)記錄只是編制出的電子數(shù)據(jù)；有的有原始盤點(diǎn)表，但表上沒有盤點(diǎn)人、監(jiān)盤人等簽字，無(wú)法說(shuō)明盤點(diǎn)的真實(shí)性；還有的盤點(diǎn)結(jié)果僅由一人統(tǒng)計(jì)，無(wú)人復(fù)核，且不收集和保留原始盤點(diǎn)資料，只留存最終盤點(diǎn)結(jié)果的電子數(shù)據(jù)，無(wú)可追溯性。

三、存貨盤點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)管控

（一）強(qiáng)化制度建設(shè)與執(zhí)行

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立、健全、或完善存貨盤點(diǎn)清查管理制度或工作流程，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況確定盤點(diǎn)周期、盤點(diǎn)流程、盤點(diǎn)方法等相關(guān)內(nèi)容，并嚴(yán)格執(zhí)行。

（二）重視盤點(diǎn)策劃與準(zhǔn)備

存貨盤點(diǎn)前應(yīng)制定一個(gè)全面、細(xì)致的盤點(diǎn)計(jì)劃，并加強(qiáng)組織力度，避免工作流于形式。合理安排工作人員，多部門人員共同盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分體現(xiàn)相互制衡原則；盤點(diǎn)表（盤點(diǎn)表上存貨名稱的順序依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)存貨存放位置的順序來(lái)設(shè)計(jì)）、計(jì)量器具、標(biāo)簽等應(yīng)準(zhǔn)備齊全，并且必須將存貨整理分類，針對(duì)不同類型的存貨科學(xué)使用不同的計(jì)數(shù)方法。

（三）關(guān)注數(shù)量與質(zhì)量

嚴(yán)格按照盤點(diǎn)計(jì)劃，認(rèn)真記錄盤點(diǎn)情況，不僅要清查存貨的數(shù)量，還要關(guān)注實(shí)物的質(zhì)量、包裝和有效期等相關(guān)因素，確定其是否以較好的狀態(tài)以備使用、耗用或銷售,如果質(zhì)量不符,應(yīng)提請(qǐng)單位進(jìn)行相關(guān)的會(huì)計(jì)處理；另外，還應(yīng)關(guān)注存貨的移動(dòng)情況，防止遺漏或重復(fù)盤點(diǎn)。

（四）緊抓盤點(diǎn)中控制

現(xiàn)場(chǎng)盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)將存貨標(biāo)簽上的說(shuō)明與原材料、在產(chǎn)品或產(chǎn)成品實(shí)物相核對(duì)，看信息是否有出入；在檢查在產(chǎn)品存貨時(shí),還須查明盤點(diǎn)標(biāo)簽上的記錄的完工程度是否恰當(dāng)；如果存貨放在包裝盒或其它容器中,應(yīng)將其打開進(jìn)行清查；對(duì)長(zhǎng)期未用的、毀損報(bào)廢的、或調(diào)賬頻繁的存貨不能遺漏。

（五）突顯監(jiān)盤控制

監(jiān)盤人員應(yīng)發(fā)揮監(jiān)盤的作用，嚴(yán)格履行自身職責(zé)，監(jiān)督盤點(diǎn)人員清點(diǎn)是否正確，存貨是否損壞等，并及時(shí)提出和糾正錯(cuò)誤的做法，保證數(shù)據(jù)記錄真實(shí)準(zhǔn)確。

（六）直視問(wèn)題與結(jié)果

對(duì)盤點(diǎn)清查中發(fā)現(xiàn)的各種問(wèn)題，應(yīng)立即查明原因，還原真相，并在盤點(diǎn)后采取措施解決問(wèn)題；對(duì)盤點(diǎn)清查結(jié)果應(yīng)及時(shí)形成書面報(bào)告，包括盤點(diǎn)人員、時(shí)間、地點(diǎn)、盤點(diǎn)存貨的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、存放情況以及盤點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)不符等情況，客觀、真實(shí)地評(píng)價(jià)存貨的狀況。

（七）加強(qiáng)賬實(shí)核對(duì)

有物流系統(tǒng)的企業(yè)仍需健全和完善存貨流轉(zhuǎn)的原始記錄信息管理，并嚴(yán)格按照規(guī)定流程及時(shí)辦理單據(jù)和信息錄入，確保物流系統(tǒng)數(shù)據(jù)的正確完整。

加強(qiáng)原材料領(lǐng)用的成本核算，將領(lǐng)用數(shù)與耗用數(shù)之間的差異及時(shí)辦理審批手續(xù)，作為共耗費(fèi)用計(jì)入當(dāng)月成本；制定和嚴(yán)格按照原材料領(lǐng)用制度辦理領(lǐng)用或借用手續(xù)，必要時(shí)應(yīng)明確庫(kù)房管理人員的責(zé)任和獎(jiǎng)懲措施，保證制度的執(zhí)行。

企業(yè)必須配置專職或兼職價(jià)格管理人員，制定公司價(jià)格管理制度，統(tǒng)一管理產(chǎn)品價(jià)格，避免“產(chǎn)品已銷售卻無(wú)法結(jié)算”的尷尬局面。

完善外協(xié)業(yè)務(wù)的制度建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)外協(xié)加工單位的管理，加強(qiáng)對(duì)委外加工毛坯或產(chǎn)品的管理，及時(shí)辦理外協(xié)產(chǎn)品出庫(kù)、返回或入庫(kù)，及時(shí)判定責(zé)任廢品，數(shù)據(jù)必須勾稽核對(duì)，保證盤點(diǎn)時(shí)產(chǎn)品的歸屬權(quán)清晰。

加強(qiáng)第三方庫(kù)存產(chǎn)成品管理，定期不定期地對(duì)第三方倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)；日常應(yīng)保證及時(shí)登記正規(guī)出入庫(kù)票據(jù)，嚴(yán)禁以“其他出入庫(kù)單據(jù)”臨時(shí)入庫(kù)，避免出現(xiàn)虛庫(kù)存。

（八）妥善留存原始盤點(diǎn)記錄

盤點(diǎn)組織者應(yīng)收集和保留全部原始盤點(diǎn)資料。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)由專人復(fù)核，以保證數(shù)據(jù)匯總準(zhǔn)確；盤點(diǎn)表應(yīng)經(jīng)盤點(diǎn)人、監(jiān)盤人、負(fù)責(zé)人等簽字后歸檔保存。

總而言之，存貨盤點(diǎn)看似平常，實(shí)則關(guān)鍵，管控好存貨盤點(diǎn)的各個(gè)內(nèi)控環(huán)節(jié)對(duì)提升企業(yè)存貨管理水平、保證存貨安全完整有著極其重要的作用，進(jìn)而可以通過(guò)高效的存貨管理為企業(yè)的健康快速發(fā)展推波助瀾。