高校辦公室行政管理精細化思路及對策

彭錦華

【摘要】高校辦公室作為高校的窗口，承擔著一系列的綜合性工作，與高校各方面的事務相關。對于支持教學、研究、服務起到了關鍵作用。實現(xiàn)辦公室行政管理精細化，須重視創(chuàng)新管理方法，重建管理制度，完善管理對策。本文就高校辦公室行政管理工作需要精細化的思路進行分析，并提出個人見解。

【關鍵詞】高校；辦公室；行政管理；精細化

一、精細化管理在行政管理工作中的必要性

高校辦公室作為高校行政部門的綜合管理機構，在高校系統(tǒng)中往往擔負著為全校師生服務、保證全校信息的傳達和各項工作順利完成的重要職責。目前，眾多高校繼續(xù)擴招，高校辦公室管理工作也需要更加精細地開展。只有盡可能地減少行政管理中不必要的資源和成本，用開創(chuàng)性的理念提高高校的經(jīng)營績效，才能配合時代需要，提高高校的教育品質(zhì)，實現(xiàn)高校的教育目標。對此，采用精細化管理方法是高校辦公室管理工作的必要手段。

從目前來看，許多高校辦公室缺乏完整的辦公制度，工作人員的工作職責不夠明確，從而造成管理比較混亂，導致效率低下，辦公室人員的工作積極性和責任感非常低。第二，工作人員不求上進，墨守成規(guī)，一味照搬原有的工作模式，缺乏創(chuàng)新意識，工作自然變得乏味、缺少挑戰(zhàn)性。第三，高校辦公室的行政工作缺乏具體的規(guī)劃和安排，工作人員職能交叉，很容易造成工作效率低下，高校辦公室當下面臨的問題需要進一步解決。因此，高校辦公室有必要應用開創(chuàng)性的觀念，積極采取有效措施，在日趨繁雜的高校事務中，應用精細化的管理理論，建立規(guī)范的高校辦公室行政管理體制，從而讓高校辦公室的行政工作更加高效，盡可能避免失誤。

二、高校辦公室精細化管理的對策

（一）完善高校辦公室行政管理的各項工作制度。首先，要明晰辦公室工作各個崗位的工作職責，保證各個崗位的人員分工明確，避免工作人員互相推諉責任，導致辦公室行政效率低下。同時，引進激勵機制，建立明確的崗位職責，實行工作標準制。其次，要制定完善的辦公室考核機制。在每個工作崗位的具體職責確認之后，還需要制定出具體的考核標準，從而對每個工作人員的工作進行考評。考評內(nèi)容可以從許多方面來進行考量，包括出勤狀況、工作完成情況、與團隊的配合程度、協(xié)調(diào)與組織的能力等。每個月進行一次考評，考評的結果直接體現(xiàn)在工作人員的工資和獎金當中。通過這樣的定期考核模式，可以提高辦公室行政工作的質(zhì)量，提高員工工作效率，激發(fā)對于行政工作的熱情，進而促進辦公室精細化管理工作的有序進行。

（二）加強辦公室工作的科學管理。高校辦公室工作看似十分容易，實際上卻需要足夠的耐心和細心，還需要各部門工作人員的配合。因此，高校辦公室行政管理需要對彼此工作職責有明確了解，既要做到明確工作內(nèi)容，做到每一項任務都能夠落實到具體的職工身上，同事之間還應建立起良好的合作關系，每個人在完成各自職責的同時還能夠根據(jù)工作的需要，隨時與其他同事進行銜接和配合，共同提高高校辦公室行政管理工作的質(zhì)量和效率。同時，還要加強辦公室工作人員的培訓，培養(yǎng)辦公人員綜合素質(zhì)能力。辦公人員的綜合素質(zhì)能力包括很多方面，例如精湛的業(yè)務能力，強烈的責任意識，精細化的管理水平，積極的學習能力等。只有辦公室人員真正提高綜合素質(zhì)能力，才能更好地促進高校辦公室工作的精細化。自身綜合素質(zhì)較強，更容易接受新的工作內(nèi)容和挑戰(zhàn)，也可以更好地在實踐中提高辦公室的精細化水平。

（三）堅持以人為本的管理理念，引入信息化系統(tǒng)管理。堅持人本主義的管理理念，就是以人為中心的管理方法的同時，以信息技術手段建立各單位、各部門的溝通渠道，建立精細化的管理組織結構，形成分級監(jiān)管、網(wǎng)絡監(jiān)控的有效模式。這種方法不同于以往把人作為工具和手段的管理模式，而是更加突出人在管理過程當中的主觀能動性，營造出和諧的辦公氛圍。在對待工作人員方面，首先要給予其一定的自主性和信任度，鼓勵他們在工作中發(fā)表自己的意見，多總結適合自己的工作方法。其次，要給予工作人員溝通和交流的機會，對于好的成果也予以展示，這一舉措能夠進一步挖掘工作人員的辦公積極性，激發(fā)出工作潛能，使工作真正地服務于人。此外，在高校辦公室中還要盡可能營造輕松和諧的辦公氛圍，通過細致的組織計劃、人員配置和崗位規(guī)劃進一步增強辦公人員對于團隊的人際關系。另一方面，在21世紀，信息技術是辦公室行政管理精細化的重要支撐，因此，高校應重視引入信息化系統(tǒng)管理模式，將先前的人工管理模式轉變?yōu)樾畔⒒W(wǎng)絡系統(tǒng)管理模式，同時，辦公室工作人員要不斷適應辦公信息化和自動化的發(fā)展更新，以變化的眼觀來看待辦公自動化應用技術，通過自發(fā)學習以及參加培訓等途徑了解和掌握行政管理知識和最先進的技術，并通過實踐應用加強自身的行政管理技能。

三、結語

推進高校辦公室精細化管理是提升辦公室行政工作水平的必經(jīng)之路。我國高校作為培育人才的土壤，應該認識到辦公室精細化管理的必要性，努力加強與完善高校辦公室行政管理精細化水平，從而推動學校各項事業(yè)的發(fā)展。

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