淺談國家自然科學(xué)基金行政管理中的秘書工作

郝紅全 倪善強(qiáng)

【摘要】本文立足新形勢下國家自然科學(xué)基金行政管理工作的任務(wù)和要求，對秘書工作的主要內(nèi)容和工作要求進(jìn)行了探討，并對秘書人員如何提升行政管理水平提出了具體建議。

【關(guān)鍵詞】秘書工作；科學(xué)基金；行政管理

基礎(chǔ)研究是科技創(chuàng)新之源。國家自然科學(xué)基金是中央政府資助基礎(chǔ)研究的重要渠道，承擔(dān)著支持基礎(chǔ)研究和創(chuàng)新人才培養(yǎng)的職能。適逢我國科技體制劇烈變革時期，自然科學(xué)基金行政管理中的秘書工作除了具有秘書工作的通用屬性外，還有著很強(qiáng)的自然科學(xué)基金事業(yè)專有屬性和強(qiáng)烈的改革屬性。

一、科學(xué)規(guī)范辦文辦會，支撐政務(wù)工作運(yùn)轉(zhuǎn)

辦文方面，要求準(zhǔn)確把握國家科技體制改革宏觀政策，同時注重與一線科研工作相結(jié)合。要學(xué)在日常，多聽、多看、勤于思考，注重學(xué)習(xí)宏觀科技政策。同時，秘書人員要充分利用各種機(jī)會和一線科研人員溝通，掌握更多實(shí)際情況，從而確保起草文件方向不跑偏，內(nèi)容契合實(shí)際。

會議是研究問題、部署工作的重要手段。國家自然科學(xué)基金委員會重要政務(wù)會議有全委會、委務(wù)會、主任辦公會、各類專項(xiàng)工作會等，主要由秘書處承擔(dān)會議組織工作。承辦政務(wù)會議要求準(zhǔn)備充分、組織嚴(yán)密、服務(wù)周到。在議題征集、準(zhǔn)備會議文件、布置會場、會議記錄、撰寫會議紀(jì)要、督辦會議決定事項(xiàng)等全流程服務(wù)工作中，每個環(huán)節(jié)都要做細(xì)、做到位，從而為科學(xué)基金核心業(yè)務(wù)工作提供保障。

二、合理安排考察調(diào)研，及時了解一線實(shí)情

在科研一線，時時都有新進(jìn)展。國家自然科學(xué)基金資助領(lǐng)域涵蓋數(shù)、理、化、天、地、生等所有理工科門類以及管理科學(xué)和醫(yī)學(xué)。為做好科學(xué)基金資助政策的制定和調(diào)整，必須開展廣泛調(diào)研，掌握科研一線實(shí)際情況。

協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排調(diào)研工作可用三個“走”來概括。一是“走前沿”。是指去國內(nèi)頂尖研究機(jī)構(gòu)或頂尖研究團(tuán)隊(duì)，尋找我國在一些重要研究領(lǐng)域可能取得突破的點(diǎn)，并采用合適的方式對其進(jìn)行及時資助。二是“走薄弱”。目前，我國環(huán)境科學(xué)、空間科學(xué)、海洋科學(xué)等學(xué)科的研究能力還比較薄弱。“走薄弱”就是要掌握我國在薄弱學(xué)科、瀕危學(xué)科方面的人才儲備、人才培養(yǎng)和研究進(jìn)展情況，從而制定合適的傾斜資助政策。三是“走偏遠(yuǎn)”，是指去偏遠(yuǎn)地區(qū)進(jìn)行調(diào)研，了解偏遠(yuǎn)地區(qū)人才培養(yǎng)和科研開展情況，從而為穩(wěn)定和壯大偏遠(yuǎn)地區(qū)研究隊(duì)伍制定合適的資助政策。

三、做好督辦工作，確保政令有效執(zhí)行

行政體系運(yùn)轉(zhuǎn)中難免會產(chǎn)生疏漏，同時由于工作人員懶政怠政而導(dǎo)致的行政效率低下也時有發(fā)生。督辦工作可以有效減少上述不良現(xiàn)象的產(chǎn)生，推動重要行政決策不折不扣地執(zhí)行。科學(xué)基金督辦工作重點(diǎn)圍繞重要會議決策和領(lǐng)導(dǎo)重要批示指示兩個方面開展。行政命令的產(chǎn)生在宏觀時間尺度上是連續(xù)的，督辦工作需要實(shí)時關(guān)注、適時開展。一是建立臺賬。把重要會議紀(jì)要分解任務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)批示指示逐項(xiàng)登記，形成督辦任務(wù)條目，明確決策內(nèi)容、承辦部門、辦理時限要求。二是跟蹤督辦。根據(jù)督辦事項(xiàng)的重要性和辦理時限要求，合理安排督辦時間和督辦方式。重點(diǎn)事項(xiàng)督辦過程中，要與具體承辦人保持聯(lián)系，做到辦理情況心中有數(shù)。三是及時匯總報告。對于領(lǐng)導(dǎo)同志關(guān)注的事項(xiàng)，要及時報告辦理情況。對于一般事項(xiàng)，要定期匯報督辦情況。向領(lǐng)導(dǎo)同志報告督辦情況可產(chǎn)生三方面積極作用。首先，可以讓領(lǐng)導(dǎo)同志及時掌握重要決策的辦理進(jìn)展和各部門工作情況。其次，可以對各部門形成壓力，促使其更好地完成相關(guān)任務(wù)。第三，秘書人員可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的進(jìn)一步批示指示對未完成事項(xiàng)進(jìn)行更有針對性的督辦。

四、苦練內(nèi)功，提升服務(wù)能力

自然科學(xué)基金資助工作有很強(qiáng)的專業(yè)性。從事科學(xué)基金行政管理工作既要具備較好的管理協(xié)調(diào)能力、政策把握能力、執(zhí)行力，同時也要求工作人員具有一定的科學(xué)素養(yǎng)。作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的秘書工作人員，更應(yīng)該在做好日常服務(wù)工作的同時，關(guān)注科學(xué)前沿?zé)狳c(diǎn)和科學(xué)共同體的輿論熱點(diǎn)，提升科學(xué)素養(yǎng)和學(xué)術(shù)判斷力。秘書人員要充分利用服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)同志的機(jī)會，認(rèn)真學(xué)習(xí)總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)同志在科技管理方面的經(jīng)驗(yàn)、智慧和思想，并為自己所用，提高自己的管理能力。

自然科學(xué)基金事業(yè)是建設(shè)科技強(qiáng)國的重要基石。行政管理工作質(zhì)量直接關(guān)系到科學(xué)基金資助體系能否有效運(yùn)轉(zhuǎn)，而秘書工作則是行政管理工作的重要組成部分。秘書工作人員要緊跟國家科技體制改革步伐，認(rèn)真學(xué)習(xí)鉆研業(yè)務(wù)知識，切實(shí)擔(dān)當(dāng)工作職責(zé)，努力提升服務(wù)能力，為建設(shè)世界科技強(qiáng)國貢獻(xiàn)力量。

【參考文獻(xiàn)】

[1]楊衛(wèi).深耕科技強(qiáng)國夢 砥礪奮進(jìn)譜華章——國家自然科學(xué)基金五年發(fā)展回顧[J].中國科學(xué)基金，2017，31（05）：417-419.