淺析檔案管理中的電子檔案管理

張寧

【摘要】隨著檔案管理水平的快速發展，對于檔案管理的方式也發生了翻天覆地的變化。現代檔案管理對于電子檔案的管理和要求也隨之提高。筆者針對目前電子檔案管理技術存在的問題進行全面分析，并且提出了針對性的解決對策，促進檔案管理水平的發展。

【關鍵詞】檔案管理；電子檔案；解決對策

電子檔案就是將傳統的紙質檔案轉化為電子信息的存儲方式，相比較傳統的紙質檔案來說，電子檔案的優勢非常明顯：一方面，電子檔案的存儲與保存都是在計算機硬盤或者移動硬盤當中，不僅存儲空間巨大，而且查閱檔案的操作非常簡單，而且計算機硬盤或者移動硬盤體積小、易攜帶，能夠隨時隨地進行查閱。另一方面，電子檔案在信息處理的速度上要遠遠高于傳統的紙質檔案，因為電子檔案可以快速進行提存和轉檔，并且能夠針對同類信息進行有效分類歸納；但是紙質檔案必須通過人工的方式進行解決，所以電子檔案在檔案管理之中的應用效率非常高。

一、電子檔案管理過程中存在的問題

電子檔案伴隨著信息技術的發展而產生，對于檔案管理水平的提高有著非常積極的作用。從目前來看，無論是國有企業還是私有企業，無論是組織機構還是個人，對于電子檔案的建設都很普遍，并且在各行各業中發揮了非常重要的作用。在這種情況下，電子檔案作為新生事物，必然會存在許多方面的問題與不足，并且可能會對檔案管理造成負面影響，必須針對這些問題加以解決。

（一）電子檔案管理存在安全隱患。由于電子檔案存儲在計算機硬盤或者移動硬盤之中，所以在很大程度上面臨著信息技術安全的問題。首先，目前很多電子檔案管理系統的建設不足，并且針對檔案數據進行信息化處理的過程中，如果出現斷電、死機、系統崩潰等問題容易造成數據丟失。另外，由于互聯網環境中存在很多木馬病毒等，如果一旦不慎下載安裝了木馬病毒程序，會加重電子信息檔案泄露的風險，如果這些信息被不法分子入侵、竊取或者篡改電子信息，那么整個檔案管理工作都會陷入癱瘓。例如，最近發生的勒索病毒入侵事件，給很多醫院、學校、事業單位的電子信息檔案造成了嚴重的破壞與威脅，造成了巨大的經濟損失。由此可見，電子檔案安全問題危機四伏，并且很容易在今后發生大規模病毒爆發事件。

（二）電子檔案管理存在的問題。很多電子檔案管理的過程中缺乏一定的管理監管制度，尤其是對于存儲在移動硬盤、光盤中的電子信息檔案的管理不夠嚴格，缺乏備案登記制度，對于移動硬盤、光盤的保存也沒有嚴格的規范管理體系，檔案保密等級缺乏明確的規定和標準，所有的檔案都按照同樣的標準進行管理，極大增加了檔案泄密的風險。整個電子檔案管理系統中存在安全漏洞，隨時可能出現問題。

（三）電子檔案管理人員水平不足。由于電子檔案管理人員大多數為兼職人員，缺乏專業技術和職業道德素養，所以在電子檔案管理的過程中無法利用專業知識來對檔案進行歸納與整理。而且，由于檔案管理人員缺乏審核制度和管理措施，很容易造成檔案管理人員整體水平不高。另外，電子檔案管理人員流動頻繁，檔案管理交接工作缺乏有效溝通，對于檔案管理難免存在疏忽。

二、提高電子檔案管理質量的有效措施

（一）加強電子信息檔案安全管理系統。首先要建立電子信息檔案管理保障機制，嚴格按照管理規范進行管理和操作。其次要完善電子信息檔案管理系統的軟件和硬件設施，采用訪客權限來保障電子檔案的管理和操作。及時更新防火墻，提高網絡系統對于病毒的抵御能力，檢查系統安全漏洞，保證電子檔案信息系統實現安全管理。

（二）完善電子檔案管理機制。只有加強電子信息檔案管理工作的保障制度建設，才能積極提高管理效果。首先，一定要建立完善的電子檔案管理工作制度管理體系，加強電子檔案管理工作的規范性，做到電子檔案管理工作貫徹落實有制度保障。其次，要統籌兼顧電子檔案管理工作管理體系，加強各部門之間協調和密切配合，形成全面、立體的電子檔案管理工作管理戰線，做到發現問題解決問題，爭取在出現問題之前就全面解決。同時要簡化管理流程，提高電子檔案管理工作管理的工作效率，更好地確立電子檔案管理工作的地位，保證電子檔案管理工作的順利開展。

（三）提高電子檔案管理人員的專業素質。首先要重視電子檔案管理的重要性，積極轉變思想觀念，明確電子檔案的地位，對于電子檔案管理工作的順利開展，必須要設立專項的資金用于引進先進設備和先進人才。加大對于電子檔案管理工作的財政補貼，幫助電子檔案管理工作更新技術和設備，提高電子檔案管理質量。電子檔案管理工作的主要目的就是在日常管理的過程中及早發現存在的問題，而不是在發現問題之后去解決。

三、結論

本文針對電子檔案管理存在的問題進行分析，從而有效地增強電子檔案管理的安全保障，促進電子檔案管理技術安全的提升，更好地提高檔案管理的整體水平，為建立安全、便捷、高效的電子檔案管理系統提供一定的參考。

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