芻議現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)

楊亦君

[摘 要] 人事檔案管理屬于醫(yī)院人力資源管理不可缺少的組成部分之一。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，人們時間空間概念，思維方式均出現(xiàn)了變化，新的社會形勢下，人事檔案管理范圍更廣，內(nèi)容有了新的延伸，龐大冗余的信息數(shù)據(jù)使得傳統(tǒng)人事檔案管理模式已無法滿足社會經(jīng)濟發(fā)展要求，現(xiàn)階段的人事檔案管理應跟上時代發(fā)展步伐，摸索出更多可行的現(xiàn)代化管理路子，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展服務。基于此，文章結(jié)合工作實際，針對新形勢下現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案管理工作的信息化建設(shè)策略給出了幾點建議。

[關(guān)鍵詞] 現(xiàn)代醫(yī)院；人事檔案管理；信息化建設(shè)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 15. 057

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）15- 0144- 02

0 前 言

醫(yī)院人事檔案中所記錄的大量信息均關(guān)系到醫(yī)院職工的切身利益，具備證據(jù)性與法律性，可為職工的工資發(fā)放、職稱評定、干部考核與人事糾紛提供依據(jù)參考。醫(yī)院人事檔案管理主要是對醫(yī)院人力資源信息給予開發(fā)及利用，轉(zhuǎn)變成經(jīng)濟效益，促進醫(yī)院良好發(fā)展[1]。醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)即醫(yī)院在人事檔案管理活動中依靠計算機、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)，來實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案存儲、利用等的高效快捷管理的一種現(xiàn)代化管理方式，更滿足社會經(jīng)濟發(fā)展步伐與要求。

1 更新管理理念是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，業(yè)務技術(shù)水平的日益提升，關(guān)鍵還在于樹立醫(yī)院現(xiàn)代化管理理念，徹底拋棄過去的以人工手動方式進行成本管理的落后模式，推動信息化建設(shè)，發(fā)揮檔案管理人員的職能作用，為醫(yī)院人事檔案管理工作的開展提供后勁。一方面醫(yī)院最高領(lǐng)導層以及各科室管理人員需對人事檔案管理信息化建設(shè)工作引起重視，在決策上支持信息化建設(shè)，并要求檔案管理人員以認真負責的態(tài)度來做好本職工作[2]；另一方面，醫(yī)院檔案管理人員應具備信息化的管理意識，對時代發(fā)展與檔案管理轉(zhuǎn)型的必要性有清楚的認識，將人事檔案信息化管理提上日程，達到檔案管理信息化和辦公室工作的制度化有機結(jié)合，實現(xiàn)文檔一體化管理，來滿足現(xiàn)代化發(fā)展水平與要求，提高醫(yī)院檔案管理時效性，實現(xiàn)檔案查詢、利用與開發(fā)的高效快捷。

2 增加資金投入是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的食糧

2.1 硬件建設(shè)

現(xiàn)代化的醫(yī)院人事檔案管理需有一套完整的硬件設(shè)備作保障，醫(yī)院需增加資金方面的投入，保證各種設(shè)備（如多媒體設(shè)備、掃描儀、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備、打印機、傳真機、投影儀等）均完整，以提高人力資源管理質(zhì)量與水平，對醫(yī)院智能化人力資源信息庫的建構(gòu)均有益。

2.2 軟件建設(shè)

醫(yī)院應增加資金投入力度，定期組織檔案管理人員展開培訓，培訓內(nèi)容包括綜合素質(zhì)的提升（如實事求是、嚴謹認真、從容應對各種問題等基本職業(yè)素質(zhì)）和各項信息化管理新技術(shù)的應用等；培訓方式相當多（如外出考察學習、在職進修與參加研討會等），以此來達到提升現(xiàn)代化管理水平的目的，促其滿足醫(yī)院人事改革需求，為人事檔案管理提供人才支持，展開新技術(shù)、新方法的研究，為醫(yī)院硬件設(shè)備的建設(shè)提供軟件支撐[3]。

3 加強網(wǎng)絡(luò)安全防護管理是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的橋梁

醫(yī)院人事檔案信息資料在管理時應做到嚴格保密，不可泄密，若信息泄露會造成無法彌補的損失。所以，人事檔案信息化建設(shè)應加強網(wǎng)絡(luò)安全防護管理。（1）經(jīng)正規(guī)渠道購買人事檔案管理軟件，以防軟件漏洞出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄密問題，并注意引入先進的網(wǎng)絡(luò)安全防護系統(tǒng)，將數(shù)據(jù)被盜及流失概率控制到最低；（2）做好系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置。醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的登錄、訪問權(quán)限均應設(shè)好密碼，非管理人員無權(quán)更改或刪除信息；（3）安裝防火墻與殺毒軟件，且始終保持開啟狀態(tài)，以免受病毒影響而使檔案資料丟失；（4）加強硬件防護。因電子檔案載體受環(huán)境因素的影響相當大，所以應加強對電子檔案載體的檢測與維護，做好信息的拷貝工作，實現(xiàn)多重備份，避免數(shù)據(jù)丟失，且原載體的保持時間應持續(xù)至4年以上，增強檔案管理信息系統(tǒng)安全性。

4 規(guī)范與標準是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的目標

4.1 職責明確

結(jié)合醫(yī)院實際，制定并嚴格執(zhí)行醫(yī)院人事檔案管理著錄細則，確保檔案管理整理、收集、鑒定、著錄、保管等不同環(huán)節(jié)均有序完成，實現(xiàn)有章可循，責任到人。

4.2 統(tǒng)一分類號

若要實現(xiàn)人事檔案管理工作的優(yōu)化與改進，在管理工作中可結(jié)合《中國檔案分類法》展開分類，并結(jié)合人事檔案管理的具體情況，制定滿足要求的操作細則，再結(jié)合每個文件的具體特征利用關(guān)鍵詞標識給予區(qū)分，并加強校審，對其中存在的分類錯誤進行糾正，達到前后標引一致，促進人事檔案管理更加規(guī)范化、標準化。

4.3 拓寬檔案收集范圍

管理人員應通過定期與不定期彼此結(jié)合的方式，及時到醫(yī)院內(nèi)各科室進行檔案材料的收集整理，消除材料收集渠道閉塞現(xiàn)象。尤其是記錄了醫(yī)護人員個人素質(zhì)與綜合業(yè)績考評的文檔，訪問、學歷、留學等證明材料，還有醫(yī)務人員與醫(yī)院間的勞動合同，辭退、解聘、崗位變動與獎勵處分等材料，均應及時進行分類整理歸檔，豐富檔案種類，使人事檔案內(nèi)容更全面，為檔案資料的查閱、利用等提供依據(jù)憑證。

5 結(jié) 語

總之，人事檔案管理信息化除了可使人事檔案資料得到有效利用，還能增強醫(yī)護人員工作效率，實現(xiàn)人事資料管理的規(guī)范化與科學化，屬于有實用性、現(xiàn)代性的可行管理模式。而作為檔案管理人員，時下的緊要任務即立足本職，大膽突破，敢于擺脫傳統(tǒng)思想束縛，依靠現(xiàn)代化信息技術(shù)，促醫(yī)院人事檔案信息化管理水平不斷提高，使醫(yī)院發(fā)展水平再上新臺階。

主要參考文獻

[1]郝小艷.醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題及對策探究[J].現(xiàn)代交際，2016（7）：235.

[2]劉小瑕.淺議醫(yī)院人事檔案實施信息化管理的優(yōu)勢[J].人力資源管理，2014（4）：206-207.

[3]蔣業(yè)娟.淺談醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀和信息化管理[J].中國城市經(jīng)濟，2011（26）：326.