提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

李娟

摘 要：隨著國家的發展，社會的進步，更多的事業單位也在不斷的發展，隨著而來的是對于檔案的需求和數量越來越大，而如何通過目前正高速發展信息化技術對這些越來越多的檔案進行合理的管理，已經成為目前我國事業單位中的重要問題。因此，本文提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略進行探討，以期能夠為我國事業單位的檔案管理工作起到一定的幫助。

關鍵詞：提升：事業單位；檔案管理；信息化建設；方法策略

在目前我國的發展局勢下，各種事業單位在穩步的提升，為我國的各方面事業發展起到了積極促進的作用。但是，在這樣的發展局勢下，出現問題也是難以避免的，就目前事業單位而言，由于發展的需要，各種檔案的數量也在不斷的增加，從而使得在檔案的管理工作中存在一定的難度，而在事業單位中，檔案與單位的發展息息相關，不僅關系到領導者的決策問題，而且還直接影響到事業單位內部的人才培養計劃的既定考核。因此，在事業單位中，如何對檔案進行有效管理是非常重要的工作。而隨著近些年我國網絡信息化的不斷發展，信息技術已經不斷的被應用于各行各業中，為我國的發展帶來了極大的便利。而對于事業單位來說，將信息化技術應用于檔案管理工作中也是十分必要的任務，通過檔案管理信息化建設，可以使得檔案的管理工作更加便捷和安全，從而提高事業單位的發展。

1 我國事業單位檔案管理信息化建設現狀研究

檔案管理是事業單位中的重要工作任務之一，通過對檔案的合理管理，可以使得事業單位內領導在作出某些決策時具備最詳盡的參考標準，從而使得其作出的決策對單位的發展起到積極的作用。另外，通過對檔案的合理有效管理，可以使得在單位內部確定人才培養計劃的時候更具有準確性和價值性，可以使得在人才的挑選中對其綜合素質和工作能力都有十分詳細的了解。而對于事業單位檔案的管理工作，在以前一直是由固定的管理人員進行分類管理，其檔案的表現形式也幾乎是紙質檔案，以至于在檔案的管理工作中存在很大的問題，例如：工作量大、易潮濕、易缺失以及易損壞等。而在近些年，由于信息網絡技術的高速發展和普及，一些事業已經提前進行了檔案信息化管理，通過對檔案信息化記錄進計算機中，可以在檔案管理的安全性和方便性上得到極大的提升。但是，就目前而言，雖然很多事業單位已經在進行檔案管理信息化建設，但由于受到重視程度不夠、信息化設備落后等一些原因的影響，以至于我國在事業單位檔案管理信息化建設上并沒有取得很好的進展。

2 檔案管理中存在的問題

2.1 單位領導不重視

在目前我國事業單位檔案管理工作中，由于單位領導對于檔案管理工作不重視，是影響到我國檔案管理工作的重要原因之一。目前我國的事業單位中，普遍存在一種現象，即單位領導擁有很好的大局觀和領導才能，但對于一些看似不起眼，卻具有重要地位的工作內容不重視，在檔案的管理工作，一直都是事業單位中較為嚴重的問題之一，很多單位領導都懂得招引人才，而時常忽略員工與檔案之間的緊密聯系，以至于領導將人才招引進來后，就讓其各司其職，而不對他們的檔案情況進行詳細的了解，使得在后續的工作中就會出現一些不必要的問題，這些問題在形成利益或其他行為之前，也在一定程度上阻礙了單位的發展，甚至是國家的進步。

2.2 信息化相對落后

雖然在目前的事業單位中，都已經開始實行檔案管理信息化建設工作，但是，由于一些客觀因素的存在，在很多事業單位中，檔案管理并沒有完全實現全面的信息化，在很多重要檔案的管理上，依然是采用傳統的紙質檔案，而這種紙質檔案在管理過程中會產生極大的問題。一方面，紙質檔案容易受到天氣原因和認為因素的影響，在潮濕的天氣下，紙質檔案很容易受到損壞，而且這種順壞是不可逆的，難以恢復的，并且，紙質檔案會因為管理人員的疏忽而出現丟失、破壞、失竊等，而無論是上述哪一種情況，都會導致檔案中的重要信息丟失，從而為單位的發展帶來阻礙。另一方面，由于檔案的越來越多，而信息化又不普及，就會導致在檔案的尋找上上存在一定的困難，例如在某些時候急切需要謀一份檔案的時候，管理人員并不能在第一時間將檔案找出，從而就會影響到工作質量，為單位帶來一定的損失。

2.3 缺少專業的檔案管理人員

在目前的事業單位中，缺少相應的檔案管理人員也是影響到檔案管理的因素之一。雖然目前很多事業都在進行檔案管理信息化建設的工作，但是由于領導不重視其專業檔案管理的挑選和培養，將檔案工作一直交付于在單位中工作長久的老人，他們有豐富的閱歷和責任心。但是，這樣的員工一般咋年齡上偏大，對于信息化技術的了解程度并不高，甚至有部分還不會使用計算機以及其他信息設備進行檔案管理工作，以至于目前事業單位檔案管理工作進展極其艱難。

3 提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

3.1 提高檔案管理信息化建設的重視程度

要使得事業單位檔案管理信息化建設得以有效的提升，那么提高對檔案管理信息化建設的重視程度是必要可行的，只有通過提高對檔案管理信息化建設的重視程度，才能使得各種管理檔案的信息化手段落到實處。需要單位高層領導將檔案的管理工作提上議程，使員工意識到檔案管理的重要性，讓員工明白，檔案的管理與每個人的利益息息相關，只有使得大家共同主動積極的參與到檔案的管理工作中，才能夠使得檔案的管理更加方便和安全。而且，由于檔案管理信息化建設需要將檔案信息輸入計算機中進行保存，因此需要每個員工進行積極的配合，對于檔案中不準確的信息要進行及時的核實和更改，以確保檔案信息的真實性和有效性，從而使得在需要檔案進行參考或是進行相應的決策時具有最有效的參照標準，進而促進檔案管理信息化建設的發展。

3.2 加強對檔案管理人員的挑選和培訓

在事業單位檔案管理工作中，加強對檔案管理人員的挑選和培訓是至關重要的，只有使得檔案管理人員具有更好的管理能力，才能使得檔案管理信息化建設更加合理有效。一方面，單位要在挑選檔案管理人員之時加強力度，不僅需要挑選的管理人員有一定的檔案管理經驗或是相近的管理經驗，而且還必須要對信息化計算有一定的了解，能夠熟練地操作各種相關軟件。另一方面，單位要加強對既有管理工作人員的培養，在單位內部實行定期考核制度，在掌握管理人員能力的同時也能促使管理人員不斷地學習各種管理經驗和管理手段，另外，還可以通過邀請專業的信息化檔案管理人員對單位檔案管理人員進行知識傳授，從而提高檔案管理人員的管理能力，促進檔案管理信息化建設的進程。

3.3 增加對檔案管理信息化建設的資金投入

要提升事業單位檔案管理信息化建設就需要增加對檔案管理信息建設的資金投入，只有充足的資金，才能購置和引用一些先進的信息化技術和信息化設備，從而加強對檔案的管理工作。例如，在事業單位檔案管理信息化建設中，需要不斷的引入新的信息化處理技術，對計算機、打印機、掃描儀等設備要進行及時的更新，與此同時，管理人員應該對這些設備中原有的檔案信息進行及時的整理和編輯，以避免檔案信息的損失。另外，在檔案管理信息化中，還應該建立專門的網絡安全防護系統，從而使得檔案信息的安全性和完整性能夠得以保證。

4 結語

總而言之，隨著社會的發展，信息化技術的進步，提升事業單位檔案管理信息化建設是促進事業單位長遠發展的重要任務之一，并且，通過全面提高檔案管理信息化建設，也是為檔案管理工作降低難度，提高管理效率的重要手段。

參考文獻

[1]玄慧蘭.淺析事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題及對策[J].經營管理.2009（9）.

[2]陳瑞蘭.我國檔案信息化建設的現狀分析及問題對策[J].改革與開放.2009，（8）：246-247.

[3]侯然然.強化事業單位檔案管理信息化建設的幾點思考[J].黑龍江科學.2014，（7）：196.