探析加強不動產檔案集約化管理

李彬

摘 要：隨著不動產統一登記制度的貫徹落實，傳統的不動產檔案管理模式已經難以適應新時期的工作需要，不動產檔案部門必須順應不動產統一化管理的發展趨勢，對不動產檔案實施集約化管理改革。本文從分析加強不動產檔案集約化管理的重要意義入手，提出集約化管理的措施建議，期望對實現不動產檔案利用價值有所幫助。

關鍵詞：不動產；檔案；集約化管理

1加強不動產檔案集約化管理的重要意義

不動產檔案集約化管理是指對各類不動產檔案信息資源進行集中整合，理順檔案管理機制，實現不動產檔案信息數據共享的一種管理模式。隨著不動產登記工作的統一開展，加強不動產檔案集約化管理是順應不動產管理變革的必然趨勢，其重要意義體現在以下方面：

1.1有利于促進政府職能轉型發展

在傳統的不動產檔案管理模式下，不動產檔案一直處于分散管理狀態，使得各部門之間易出現責任推諉現象，既浪費人力物力投入，又造成檔案管理與服務效率低下。而加強不動產檔案集約化管理，能夠進一步豐富不動產檔案資源，整合政府職能部門的工作職責，消除檔案工作多頭管理的現象，提高職能部門的辦公效率，進而更好地履行政府部門服務職能。

1.2有利于提高不動產檔案服務質量

物權公示、界定不動產權利是不動產檔案管理的重要職能，關系到地方政府、企事業單位和人民群眾的切身利益。加強不動產檔案集約化管理，能夠快速收集整理不動產登記資料，如實反映不動產權利的變化，為解決不動產權屬問題提供法律依據。同時，不動產檔案部門允許用戶在法律允許范圍內查詢不動產檔案資料，有助于維護用戶合法權益。

1.3有利于提升不動產檔案信息利用效率

不動產檔案是不動產資源開發利用的重要依據。而不動產檔案集約化管理需要積極推進檔案信息化建設，在逐步實現不動產檔案信息化管理的前提下，有關不動產管理的各個行政管理部門，如土地管理、房屋管理、林業管理、水域管理等部門，可隨時登錄不動產檔案信息管理系統獲取不動產檔案信息，從而為各部門制定不動產規劃提供可靠依據，避免對不動產資源進行不合理開發和利用。

2加強不動產檔案集約化管理的措施建議

2.1加快檔案管理信息化建設

在對不動產檔案進行集約化管理的過程中，應當逐步加快信息化的建設速度，具體可從如下幾個方面著手開展工作：其一，應加大軟硬件設備的投入力度，遵循科學合理、切實可行的原則，制定不動產電子檔案管理制度，通過先進的技術手段，推進不動產檔案信息化的建設進程。與傳統的紙質檔案相比，電子檔案的優勢更加明顯，如體積小、容易保存、成本低、便于檢索，可使不動產檔案積壓的問題得到進一步緩解。其二，相關單位應結合不動產檔案的特點，制定與之相符的管理模式，以此來實現檔案信息的共建共享。應對系統的內部資源進行整合，推廣一張圖的管理模式，以此為依托構建國土資源檔案綜合管理平臺，對基礎信息進行整合，為國土資源項目的開發建設提供數據支撐。

2.2統一檔案收集整理工作

不動產檔案的收集整理是集約化管理開展的重要內容，為實現資源集約的共享模式，應當加強前端控制，為不動產檔案資料的靈活入庫提供條件。因此，要逐步增進不動產檔案管理各系統之間的聯系，從而確保檔案管理的連續性，提高檔案的利用效率。同時，應當按照實際工作的進展情況，靈活移交入庫。不動產資料的管理者應結合工作情況，依據統一的流程，對歸檔材料進行階段性移交，并在確保材料齊全的前提下，經過審批通過的不動產資料，及時進行立卷歸檔。對于一些過渡性的材料，或是暫時無需歸檔的資料，可設置專架對這部分資料進行保存。此外，作為管理者應當發揮出自身的主觀能動性，在日常工作中，對不動產檔案交接材料進行逐項核對，并對其中數據的準確性進行反復確認。對于經常發生變化的檔案數據，如地基檔案等，不動產管理部門應當借助先進的技術，進行動態跟蹤管理。

2.3規范歸檔業務流程

不動產檔案的集約化管理，需要有與之相配套的業務流程，尤其是歸檔環節，為此，應對不動產檔案歸檔環節的業務流程加以規范，具體措施如下：首先，應對檔案的登記形式進行統一，建立不動產單元制度，對編碼形式加以統一，由此除了可對各類不動產資源進行區分之外，還能使不動產檔案管理的規范性進一步增強。其次，應對不動產歸檔的范圍及具體的分類規則進行統一。制定科學的分類標準，為歸檔范圍的劃定提供依據。具體包括不動產管理活動中形成的具有利用價值的文字、圖片、影像資料、文件等等。對不動產檔案管理進行規范時，應當充分考慮資源利用需求的特殊性，有區別地對不動產領域檔案的分類標準進行劃定，應當確保涵蓋的內容全面，還要與實際的操作相結合，避免有檔案就歸檔的情況，或是有類無文、有文無類的情況發生。對于依據不明、范圍不清的問題，應當及時進行調整。

2.4拓展檔案增值服務

不動產檔案集約化管理要積極拓展檔案增值服務，提高不動產檔案的利用效率，實現最大化的利用價值。不動產檔案部門應積極舉辦不動產特色檔案展示參觀活動，讓社會公眾可以體會到不動產檔案的豐富性，主動參與不動產資源的保護工作中。政府部門要向社會公眾定期發布不動產特色檔案名錄、不動產資源開發和保護的相關信息，讓廣大人民群眾了解不動產管理工作的開展情況。同時，不動產檔案部門還要不斷改進檔案服務質量，簡化檔案借閱手續，創新信息傳播路徑，加快建設在線公共服務系統，使用戶可以登錄系統在線閱覽所需的不動產信息，提高不動產檔案服務的便捷性。此外，不動產檔案部門還要建設網站、論壇、微博等信息交流平臺，及時與用戶進行溝通交流，擴大社會弱勢群體的數據資源采集范圍，為弱勢群體提供檔案利用服務。

結論

總而言之，不動產檔案工作要積極推進集約化管理、信息化管理的建設進程，以滿足不動產統一登記管理工作的需要，不斷提高不動產管理水平。不動產檔案部門要統一不動產檔案收集整理工作，規范歸檔業務流程，拓展檔案服務領域，從而提升不動產檔案利用效率和服務質量，促進不動產行業健康持續發展。

參考文獻

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（作者單位：唐山市不動產登記中心）