分析人事檔案管理信息化建設

楊沫

摘 要：隨著我國經濟水平顯著提高和人事制度改革的不斷深化，人事檔案的利用率和管理工作的強度也快速提升；與此同時，在信息網絡技術不斷普及的挑戰和沖擊下，傳統的紙質化人事檔案管理系統已經越來越難以滿足時代的需求，而人事檔案管理的信息化建設也隨之取得了良好的發展；因此，本文從人事檔案管理信息化建設的意義出發，深入分析發展信息化道路的制約因素及相應的解決對策，從而為提高現代化人事檔案管理水平貢獻出一份力量。

關鍵詞：人事檔案管理；信息化建設；制約因素；建設對策

在單位中，人事的檔案的管理水平代表著這個單位的整體的發展水平。目前，人事檔案的管理工作還是十分的繁瑣，工作起來并不是十分容易。采用系統化的管理措施可以大大提高工作的效率，而隨著信息時代的發展，運用信息化建設來管理人事檔案，可以實現將人員的檔案信息進行分類、提取和重新整理，使檔案的管理更加系統，更加可以保證工作的效率以及人事檔案信息的完整性。

1 人事檔案管理信息化建設的制約因素分析

在檔案管理信息化建設中往往存在著諸多制約因素，以下將針對現階段我國人事檔案管理信息化建設的主要制約因素進行分析和探討：

1.1 人事檔案管理信息化建設發展不均

由于資金等因素的制約和限制，許多企業或地區的人事檔案信息化建設工作幾乎為零，甚至許多企業或地區由于初期認識不足而忽略了人事檔案管理部門人才的培養和發展工作，從而導致檔案管理部門不僅出現人員不足的現象，甚至有些地區檔案管理部門的生存和發展都受到嚴重的制約，而這些因素也導致其檔案信息化建設水平相對落后，而難以與其他地區或企業形成良好的對接，從而制約檔案管理信息化建設工作的開展。

1.2 缺乏復合型的檔案管理人才

高素質的檔案管理人才是實現人事檔案管理信息化的基礎，當前的人事檔案管理人員綜合素質不強，無法滿足新時期對復合型檔案管理人才的要求，在實施檔案管理信息化的過程中遇到了很大的阻礙。傳統的人事檔案管理對管理人員的要求較低，工作難度較小，相關工作很容易就能完成，在檔案管理模式向信息化方向轉換的時候，很多檔案管理人員對信息技術掌握不夠全面，計算機知識匱乏，不能熟練運用網絡程序，人事檔案管理信息化的實現難度較大。

1.3 重視力度不足

很多企業領導沒有意識到人事檔案管理對企業發展的重要性，認為檔案信息沒有實質性的作用，沒有將其作為企業的日常管理工作，在認識檔案管理信息化建設中沒有提供足夠的資金支持，對檔案管理人才的培養和引進重視力度不足，導致人事檔案信息化建設缺乏足夠的資金和人才支持，相關工作無法順利開展。企業員工在人事檔案管理信息化建設中存在思想誤區，認為管理工作由檔案部門和管理人員完成即可，對管理工作不夠重視，沒有積極的參與到人事檔案管理信息化建設中，阻礙了檔案管理信息化建設的進程。

1.4 人事檔案信息安全防護力度不足

人事檔案內容具有機密性特點，在人事檔案管理信息化建設過程中必須做好檔案的保密工作，但是當前的人事檔案信息安全防護力度不足，難以做好檔案信息的保護工作，對檔案管理信息化的建設造成很大影響。由于人事檔案管理的網絡系統不夠完善，在對檔案信息進行網絡傳輸、共享過程中，很容易受到病毒、黑客的入侵，對人事檔案信息的安全性造成很大威脅，市場競爭中竊取競爭對手機密的事屢見不鮮。

2 人事檔案管理發展信息化建設對策

2.1 加強信息化建設的投資力度

檔案管理信息化建設的基礎在于軟硬件設施的建設，而這些設施的建設離不開資金的支持，因此，相關部門應當充分認識到檔案管理信息化建設的重要性和意義，并加大信息化建設的投資力度，從而讓檔案管理系統能夠得到良好的發展，進而為企業和地區的發展帶來長久的利益和支持。

2.2 加強對檔案管理人員的培訓

人事檔案管理時需要由綜合素質較高的專業人員完成的，提高檔案管理人員的綜合素質是做好人事檔案管理信息化建設的一項必要措施。企業應該對檔案管理人員進行專業的培訓，使其在學習過程中掌握更多的計算機技術，熟悉檔案管理信息化系統的操作流程，最大化的發揮網絡技術在檔案管理信息化建設中的作用。對檔案管理人員的業務能力進行定期考核，使檔案管理人員認識到自己的不足，通過學習不斷提高自己的綜合素質，做好人事檔案信息化管理信息化建設。

2.3 重視人事檔案的利用

人事檔案信息化建設主要包括以下幾個部分：人事信息收集和統計、數據日常維護、信息檢索和統計分析。在信息收集和統計過程中應對工作人員按照工作性質進行分類，并按照姓氏和編號分類，然后依據人事部門和組織部門在人員入職、培養和工作中的具體表現建立個人電子檔案，主要包括學歷、社會關系、業務能力和獎懲情況等。便于在后期的工作人員職稱評定和升遷中進行比對、同時在離退休人員辦理手續的過程中也能提供全面詳盡的信息。

2.4 采用信息化管理手段，提高檔案管理的效率

信息化管理和人事檔案相結合，是管理工作的大勢所趨，要求人事檔案工作要運用新的科技手段，提高工作的效能，實現信息化技術促進人事檔案管理方式的徹底轉變。國外先進的國家已經基本實現了人事檔案的信息化建設，信息化程度很高，我國的三級甲等企業已經全面普及了計算機輔助管理檔案，正在進一步向鄉鎮地區擴大。

2.5 實現人事檔案管理的信息化、科學化、現代化

為了順應信息化時代的發展，企業檔案管理部門應該建立電子檔案，力求人事檔案管理工作的科學合理，并用現代化的手段進行管理，提高檔案信息的真實度，通過現代化信息采集的設備，建立企業人事檔案數據庫，并及時的升級和更新，使人事檔案管理的信息呈動態化的趨勢，保障檔案信息不過時，增強信息的可信度，便于隨時檢索和查詢，只有做到檔案信息的規范化和科學化管理，才能提高人事檔案管理的工作水準，服務于企業的中心工作。

2.6 完善檔案信息化管理的安全系統

一方面，人事檔案管理部門應當加強對檔案信息安全的重視程度，加強系統操作人員的監管和教育以及操作權限的控制，從而防止內部檔案信息發生泄漏；另一方面，檔案管理部門還應當加強檔案安全系統的建設，并對電子檔案信息進行有效的加密和備份工作，從而有效杜絕檔案信息發生泄漏的情況。

3 結語

總而言之，人事檔案管理信息化對單位的工作有了很大的幫助，它不僅提高了工作人員的工作效率，還保證了人事檔案信息的安全性。人事檔案管理信息化建設的路途還很漫長，只有做到在設備方面不斷地進行投入、提高工作人員的水平以及建設相關的管理機制，才能夠使得人事檔案管理信息化建設得到保證。各單位應該緊跟時代的發展，早日建設成信息化的人事檔案管理機制。

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