散雜貨碼頭費控信息系統的實踐

俞莉

[摘 要]鎮海港埠分公司針對自身散雜貨碼頭生產經營特點，通過對費控信息系統的開發，借助信息系統對成本進行全過程的管理，創新成本管理，深化公司、廠隊、班組為級次的費控管理體系。費控信息系統的應用，提升了審批效率，降低了審批流轉成本，提升了申報審批的透明度，提升了費用的可追溯性。在鎮海港埠分公司等單位實踐的基礎上，寧波舟山港股份公司開始進行推廣，取得了較好的成效。

[關鍵詞]散雜貨;碼頭;費控信息系統;實踐

[中圖分類號]F275

1 研究背景

鎮海港埠分公司（以下簡稱“鎮司”）是寧波舟山港股份有限公司的分公司，是一個集煤炭、液體化工、散雜貨、集裝箱等多種貨物裝卸、貯存服務需要的綜合性現代化港區。近幾年，公司的財務工作已經從單純的財務核算電算化向加強財務成本管控、資金管控、費用管控等財務管理和內部控制的要求轉變，充分利用信息技術、網絡技術的發展成果，在現有的財務管理信息系統基礎上，積極開發預算管理系統、費用管控系統、財務業務一體化等專項信息系統，從各種維度實現財務業務的信息集成，以強化財務的精細化管理。費用管控作為公司內部挖潛增效的主要手段之一，通過預先設定的各種流程，加強流程各環節的審核與監督，以實現控制成本、實現預定成本的目標，鎮司在這方面做了大量的實踐，特別是通過開發費控信息系統，把財務審批報銷的流程納入系統中，進行統一的管控，提高了成本控制的目標，取得了十分明顯的成效，鎮司作為股份公司散雜貨碼頭費控系統試點單位，在運行穩定后向其他碼頭公司進行推廣。

2 管理現狀與需求

鎮司一直重視成本管控工作，開源與節流并重，從公司的具體實際出發，在費用管控方面已經取得了一些成效：分析“四項”費用，明確“實現費用可控”目標，每季度通過對材料、燃料、修理費、動力照明費成本進行分析，嚴控生產性成本;深化三級成本管控，將成本管控、成本考核落實到基層;嘗試專項成本考核，梳理了節能全過程管理流程、制定了能源使用管理、節能技術進步及考核獎懲等管理辦法。

從目前的整體費用控制情況看，要進一步實現費控的精細化管理，促進效益提升，應著重關注、落實以下三個方面：

（1）統一思想，參與各方理解費控的目標、范圍和作用，從思想上支持費控制度的實施，同時建立實施團隊，推進費控的實施。

（2）完善規章制度，主要是財務報銷的審批流程，要全面體現費控的思路，強化事先申報，全盤衡量費用占比，實現預算控制。

（3）通過建立費控系統，用信息化技術，把費用控制流程和思路用信息系統來落地，實現歸口管理、事前申報、規范操作、預算控制、嚴格審批，保證各項成本費用合理、合規。

三個方面的重點是費控系統的建設，圍繞著系統的建設過程，就是一個統一思想、理順流程、實施制度的過程，鎮司的做法具有很強的示范作用。3 建設費控信息系統的實踐與成效

（1）理順思路，完善規章制度，明確各職能部門、廠隊、財務部、公司領導的職責和權限。公司重新修訂了《財務審批報銷管理規定》，規定明確了費用開支，按照“歸口管理、事前申報、規范操作、預算控制、嚴格審批”的要求，明確了四大原則：全面控制和重點控制相結合的原則、事前申報和事后審批相結合的原則、不相容職務分離原則、預算管理和實際需要相結合原則，對費用的報銷方式和審批權限、維修和技改項目的審批與實施、人工成本費用報銷審批等涉及生產性、非生產性可能發生的費用的方方面面都做出了明確的規定，要求所有流程通過費控系統實現，并核對費控系統中上傳的附件與原始單據，確保一致。

（2）開發費控信息系統，自2017年年初立項到7月開始的試運行再到全面實施，經歷了以下四個階段：

①需求調研階段。公司成立由技術副總經理為項目負責人、財務部牽頭、信息中心和工程技術部配合的項目組，對已實施成本管控制系統的公司進行調研，制訂適合本公司的實施計劃。②制度修訂階段。根據系統需要，征求部室、廠隊意見和建議，重新修訂了《財務審批報銷管理規定》，對成本費用項目逐項進行梳理，明確職責范圍、審批權限及流程辦法。③方案設計及開發階段。金蝶財務管理系統作為費控系統的基礎系統，與金蝶系統開發人員進行溝通、確認，按照管理規定進行方案設計和功能開發。開發完成后進行測試，同時對相關操作人員、審核人員、管理人員進行培訓。④推廣實施階段。費控流程導入正式環境開始試運行，同時做好費控系統正式上線運行及后續管理工作。通過試運行發現存在的問題，結合相關部室、廠隊的意見和建議，修正相關制度，進一步完善系統建設，提高系統長期運行中的整體穩定性、可靠性及可操作性。

（3）鎮司費控信息系統主要包括基礎設置、費用報銷、費用核算和報表四個模塊。基礎設置包括設置業務類別、費用類型等;費用報銷模塊是主要模塊，通過流程設置，實現費用計劃、審批和報銷;費用核算模塊對費用的指標進行分析，并為財務系統提供憑證;報表模塊通過設置個性化報表，達到實時管控的目標。

截至目前，公司共上線一級成本項目30個，二級成本項目80個，涵蓋了人工成本及變動成本等;共開設節點101個。

（4）全程信息化。費用由事后控制推進到事中或事前控制，一是通過費用報銷申請及差旅費申請等環節提供費用實時剩余預算查詢，事前評估;二是可實時提供預算執行表，費用管理者可及時發現預算執行超支情況并積極采取措施。

（5）權限明晰化。通過工作流程配置，提升申報審批的透明化，一是規范費用報銷審批過程，明確職責劃分及審批節點;二是提升費用的可追溯性，員工到領導再到財務部門均可清晰地看到單據審批流程及審核情況，費用申報過程透明化，可實時查看單據當前的審批狀態。

（6）報銷痕跡化。通過業務流及工作流的有效優化及固化，同時與預算系統及財務系統之間的集成，促進內控建設，一是費用申報流程、嚴密的記錄控制，進一步完善和規范公司費用審批流程;二是審計線索更加便利、高效，快速從記賬憑證追溯到原始業務活動的來龍去脈，便于監控費用報銷的風險點;三是已報銷的單據可以通過電腦足不出戶查看已報銷的原始發票和歷史數據，不用再到財務部門來翻找憑證。

（7）預算精細化。公司根據股份公司下發的年度預算細化分解，按項目按月度進行細化和管理，可以讓管理者從不同的維度監控預算執行進度。

（8）管理升級。節省員工每報銷一筆費用就找各自領導審批的時間，系統直接跳轉對應領導審批;各級領導待辦事項逐條在系統展現，利用網上集中審批（手機移動端審批正在測試推廣中），可節省更多的時間、精力投入更重要的管理工作中。

4 結 論

作為寧波舟山港股份有限公司的費控系統試點單位之一，在建立費控體系和開發費控信息系統的過程中，其流程設計既要充分考慮可控制性，又要考慮可操作性、實用性，經過不斷改進，取得了很好的效果。在實施過程中，公司領導的高度重視、大力支持與強力推進，技術部門和財務部門的主體作用，各部門的積極參與和支持，都是成功不可缺少的因素，費控系統是一項公司整體性、全方位、全員參與的重要工作，費控系統帶來的提升審批效率、降低費用審批的流轉成本、提升申報審批的透明度、提升費用的可追溯性正在快速顯現，股份公司也根據鎮司等單位的試點經驗，開始在股份公司里開始推廣。