基于知識管理的高校辦公室信息化建設(shè)思考

陳潔

摘 要：該文從分析高校辦公室信息化建設(shè)的現(xiàn)狀入手，闡述了辦公室信息化應(yīng)用水平不高、信息共享程度低和信息化系統(tǒng)協(xié)同作用不明顯這3個問題，進一步提出用知識管理的理念與高校辦公室信息化建設(shè)有機結(jié)合，搭建知識獲取、知識共享和知識應(yīng)用這3個辦公室信息化建設(shè)模塊，從而為學校事業(yè)的科學發(fā)展提供信息化支撐。

關(guān)鍵詞：知識管理 高校辦公室 信息化建設(shè)

中圖分類號：F270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）02（a）-0-02

高校辦公室作為高校的綜合協(xié)調(diào)部門，服務(wù)全校師生，是促進學校教學和科研等各項工作協(xié)調(diào)運行的重要部門。辦公室工作業(yè)務(wù)量大、節(jié)奏快、信息量大，知識碎片化的現(xiàn)象比較普遍。目前，如何有效整合校內(nèi)外的各類數(shù)據(jù)信息資源，提高辦公室工作推進水平和效率是高校辦公室信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。

1 知識管理和高校辦公室信息化建設(shè)

知識管理是知識經(jīng)濟時代涌現(xiàn)出來的一種最新管理思想與方法， 它融合了現(xiàn)代信息技術(shù)、知識經(jīng)濟理論、企業(yè)管理思想和現(xiàn)代管理理念，它以知識為核心，是對知識、知識創(chuàng)造過程和知識的應(yīng)用進行規(guī)劃和管理的活動。知識管理的流程包括知識的獲取、組織、存儲、加工、整理、共享、測評、應(yīng)用和創(chuàng)新。

高校辦公室信息化建設(shè)并不是技術(shù)與辦公室工作的簡單結(jié)合，是指利用計算機網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)，構(gòu)建辦公室業(yè)務(wù)流程，對校內(nèi)外各類數(shù)據(jù)信息進行整理、統(tǒng)計、分析，獲取有效準確的參考信息，提升辦公效能，促進辦公室工作高效有序、安全快捷、科學運作。

高校辦公室信息化建設(shè)把辦公室的常規(guī)工作進行流程梳理，并對相應(yīng)辦公系統(tǒng)進行升級，將傳統(tǒng)的公文處理、文件傳閱、財務(wù)管理、公務(wù)接待和公務(wù)用車等常規(guī)事項的工作融入OA系統(tǒng)，減少重復的勞動，大大提高了辦公效率。知識管理在高校辦公室信息化建設(shè)方面主要應(yīng)用于文字綜合、信息報送、文電處理、督查和服務(wù)保障等方面。基于知識管理的高校辦公室信息化建設(shè)，就是要把知識管理的理念與信息化技術(shù)有機結(jié)合，把辦公室工作中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)信息和知識進行有效的組織、整理、共享、應(yīng)用和創(chuàng)新，從而為全校師生和社會提供全面優(yōu)質(zhì)的信息化服務(wù)。

2 高校辦公室信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 信息化應(yīng)用水平不高

高校辦公室人員對信息化建設(shè)重視程度不高，一些辦公室人員缺乏計算機的一些理論知識和實際操作能力，對基本軟件操作不熟練或者不愿意主動學習，大部分信息依靠人工管理和重復勞動。另外有些辦公室長期處于傳統(tǒng)管理模式環(huán)境下，缺乏信息化管理制度，尚未搭建適于工作所需的信息化基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境，嚴重的會導致重要資料丟失和泄露。

2.2 信息共享程度低

辦公室工作一環(huán)扣一環(huán)，很多數(shù)據(jù)和信息都具備相關(guān)性，但由于管理數(shù)據(jù)和信息的主體不同，辦公室如果缺乏整體性全局性的信息處理平臺，使得信息資源無法實現(xiàn)共享影響了整個辦公效能的發(fā)揮，導致大多數(shù)數(shù)據(jù)被通過不同形式或者不同渠道反復使用，不僅信息孤島問題變得越來越嚴重，反復的數(shù)據(jù)征集還影響辦公室人員的工作積極性，使其容易產(chǎn)生倦怠情緒，從而影響數(shù)據(jù)的準確性。

2.3 信息化系統(tǒng)協(xié)同作用不明顯

辦公信息化系統(tǒng)缺乏全局性和整體性，公文處理、文件傳閱等各系統(tǒng)協(xié)同作用不明顯，系統(tǒng)間無法進行有效交互使用從而缺乏對內(nèi)部數(shù)據(jù)進行有效的整合和深度挖掘，信息零散，既影響了辦公工作效率，也造成了知識的浪費。

3 知識管理對高校辦公室信息化建設(shè)的思考

高校辦公室是學校的重要職能部門，發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)各方、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用，信息化建設(shè)對于強化高校辦公室的協(xié)調(diào)服務(wù)具有重要支撐作用。辦公室要想在多部門之間做好協(xié)同多事務(wù)中做到高效并不簡單，除高標準高效率之外，還需精細化和應(yīng)用創(chuàng)新，辦公室的信息化程度已經(jīng)成為衡量辦公室管理水平和綜合實力的重要指標。

傳統(tǒng)的辦公室信息化建設(shè)對辦公室各項業(yè)務(wù)流程優(yōu)化并融入OA系統(tǒng)，將分散在各部門的信息匯集，通過梳理進行分類存儲。但是隨著時間的推移，信息系統(tǒng)內(nèi)的大量信息積沉在系統(tǒng)內(nèi)并逐漸失去價值，這就需要對信息系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)進行進一步整理排序并賦予背景，使之成為有效信息。信息是知識的來源，當進一步把信息提煉出規(guī)律，使得其上下相關(guān)，它就上升為知識，知識是處理一些信息的經(jīng)驗結(jié)果。這就是說傳統(tǒng)的辦公室信息化建設(shè)構(gòu)建了知識的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，側(cè)重于數(shù)據(jù)的獲取，對于數(shù)據(jù)挖掘、知識共享和應(yīng)用創(chuàng)新等比較欠缺。當隨著辦公室業(yè)務(wù)量增多，全校師生、校外資源的信息需求量增加時，傳統(tǒng)的辦公室信息化建設(shè)已經(jīng)遠遠不能滿足其發(fā)展需要，這就勢必需要結(jié)合知識管理的方法和手段，構(gòu)建基于知識管理的高校辦公室信息化建設(shè)平臺。

4 基于知識管理的高校辦公室信息化建設(shè)

基于知識管理的高校辦公室信息化建設(shè)主要包括知識獲取、知識共享和知識應(yīng)用3個模塊。知識獲取模塊是指通過辦公室OA系統(tǒng)獲取基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，將分散在各部門的信息匯集，通過梳理進行分類存儲，形成知識資源，如通過公務(wù)接待系統(tǒng)獲得校際交流兄弟單位、產(chǎn)學合作企業(yè)等數(shù)據(jù)信息。知識共享模塊是指把獲取的數(shù)據(jù)經(jīng)過篩選、整理和挖掘提取出有效知識資源，通過該平臺把知識推送到校內(nèi)各部門、各二級學院和單位、全校師生，使信息需求者方便準確共享到所需知識，如學校產(chǎn)學合作部門或各二級學院需要更多的校企合作渠道就可以通過該平臺獲得與學校相關(guān)的所有企業(yè)以及企業(yè)與學校的前期合作信息，及時并且全面。知識管理的重要目的就是通過知識共享為需求者提供信息服務(wù)，從而實現(xiàn)知識的價值。知識應(yīng)用模塊是指把知識使用者的使用反饋和應(yīng)用情況、經(jīng)驗總結(jié)反饋回系統(tǒng)，通過對該部分反饋信息的篩選和整理，與原有知識資源一起重新匯聚到辦公室信息化系統(tǒng)中。

辦公室信息化建設(shè)平臺不僅是校內(nèi)各部門之間，也是與校外單位聯(lián)系的橋梁，更是學校信息資源共享和應(yīng)用的中心，它的發(fā)展需要各部門、各學科、校內(nèi)外協(xié)同服務(wù)，以信息共享為驅(qū)動，依托大數(shù)據(jù)、云計算為支撐，建立信息化服務(wù)為核心的協(xié)同工作平臺，從數(shù)據(jù)到知識，從知識到智慧。

5 結(jié)語

該文構(gòu)建了基于知識管理的高校辦公室信息化建設(shè)三大模塊，符合高校辦公室工作信息化需求，作為階段性成果，下一步將深入研究基于知識管理的高校辦公室信息化建設(shè)平臺的具體搭建，更好地服務(wù)學校全面發(fā)展。

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