試析新形勢下做好社會保險(xiǎn)檔案管理工作的對策

殷書華

摘 要：新形勢下，社會保險(xiǎn)檔案服務(wù)性與基礎(chǔ)性地位得到了重視，做好檔案管理是社會保險(xiǎn)事業(yè)根本任務(wù)，有助于提高檔案管理質(zhì)量與服務(wù)效率。社會保險(xiǎn)檔案管理工作開展首先需要提高認(rèn)知，深刻意識到檔案管理的重要作用;而后健全管理制度、加大管理力度;最后信息化管理，提高檔案利用率。

關(guān)鍵詞：新形勢;社會保險(xiǎn);檔案管理;工作對策

目前，我國社會基本養(yǎng)老制度逐漸成熟，社會參保人員眾多，保險(xiǎn)資料檔案數(shù)量也在不斷增加，保險(xiǎn)檔案管理工作得到了重視。隨著社保檔案管理工作量的增加、管理難度越來越大，這就需要我們不斷提高業(yè)務(wù)能力，總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)從而更好的為社會服務(wù)，共同創(chuàng)建和諧幸福城市。

一、社會保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案資料缺乏集中管理

社會保險(xiǎn)材料中有很多紙質(zhì)記錄形式，工作人員應(yīng)全面的記錄下來，然而因?yàn)椴煌k公室人員工作屬性不同，使得很多材料儲存形式不一。長此以往，分散儲存管理不利于檔案資料查找、利用、集中管理，部分資料得不到有效利用。

（二）管理能力亟待提高

現(xiàn)如今，我國檔案管理工作趨于完善，但檔案管理人員整體素質(zhì)、專業(yè)水平不高，例如：管理人員受教育程度不高、管理方法落后、缺乏創(chuàng)新，導(dǎo)致檔案管理始終達(dá)不到理想的效果。對此，單位應(yīng)重視管理人才的培養(yǎng)、現(xiàn)有人員培訓(xùn)教育，只有工作人員業(yè)務(wù)水平提高才能高效的開展管理工作。

（三）管理制度不完善

成熟的管理制度是檔案經(jīng)辦工作的基礎(chǔ)前提，并且我國也有明確規(guī)定，社會保險(xiǎn)檔案的搜集、整合、裝訂、歸檔必須要有完善的管理制度，才能更加高效的創(chuàng)建管理體系，實(shí)現(xiàn)有章可循、有法可依。然而實(shí)際情況是：很多單位存在重業(yè)務(wù)輕管理現(xiàn)象，管理制度不完善，一些細(xì)節(jié)方面有待進(jìn)一步明確，檔案管理工作無章無序進(jìn)而影響檔案資料搜集完整性，檔案得不到有效利用。

二、新形勢下做好社會保險(xiǎn)檔案管理工作的對策

（一）提高認(rèn)知，深刻認(rèn)識到社保檔案管理工作重要性

社會保險(xiǎn)作為人們生活基本保障，對社會和諧發(fā)展具有重要作用。因此，做好社會保險(xiǎn)檔案管理工作得到了重視，首先單位工作人員提高對檔案管理的認(rèn)識，領(lǐng)導(dǎo)干部重視對檔案管理的引導(dǎo)，秉承著對人民負(fù)責(zé)、對社會負(fù)責(zé)的原則將保險(xiǎn)檔案管理列入主要工作計(jì)劃、制定長遠(yuǎn)規(guī)劃目標(biāo)，為社會保險(xiǎn)檔案管理提供支持。管理人員結(jié)合當(dāng)下管理現(xiàn)狀逐層落實(shí)管理工作，增加人力、物力、財(cái)力投入從而解決社保檔案管理不足，為檔案管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。

（二）健全管理制度，實(shí)現(xiàn)有章可循、有法可依

目前，我國社會保險(xiǎn)檔案管理法律制度有《檔案法》、《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》等，法律體系完善，因而要求檔案管理工作依法辦事、依法建檔。部門檔案搜集、整合、儲存有詳細(xì)的流程，符合檔案管理要求。日常檔案管理中的也業(yè)務(wù)報(bào)表、圖表等及時(shí)立卷歸檔，采取集中管理的工作形式。不同保險(xiǎn)種類結(jié)合檔案應(yīng)用價(jià)值、持續(xù)性編制分類方案。結(jié)合業(yè)務(wù)要求，制定相同的表式、明確檔案搜集范圍，確保社保檔案一致性。

（三）加大管理力度

日常社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的開展關(guān)系著檔案管理效果，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)前提。因此，管理人員立足于日常保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理，做好各種文件、協(xié)議、批復(fù)材料搜集，及時(shí)整理并歸檔。同時(shí)，做好參保登記、繳費(fèi)申報(bào)、基金征繳、退休人員管理，定期規(guī)整、立卷。做好基金管理和報(bào)表統(tǒng)計(jì)，對管理平整、辦公室統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析材料保證及時(shí)立卷歸檔。此外，從長遠(yuǎn)角度考慮做好材料的形成與保管、及時(shí)歸檔，以社會保險(xiǎn)檔案材料作為工作人員業(yè)務(wù)交接主要內(nèi)容，避免檔案缺失。

（四）引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化管理

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理做到科學(xué)化、規(guī)范化，同時(shí)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子化管理，有助于提高檔案管理效率。單位增加經(jīng)濟(jì)投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施，根據(jù)需求引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)施;結(jié)合檔案管理要求統(tǒng)一檔案盒，采取檔案集中化管理的形式。電子檔案管理有助于檔案資料的自動快速編目，檔案信息自動索引、資料統(tǒng)計(jì)、共享。參保人員紙質(zhì)檔案材料應(yīng)與電子方案吻合，保證電子信息系統(tǒng)輸入完整。加強(qiáng)審查，秉承著合格一批錄一批的原則保證檔案完整，避免材料內(nèi)容缺失，材料內(nèi)容不全的及時(shí)補(bǔ)充完整。

（五）提高服務(wù)水平，提高檔案利用率

單位對保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案查閱利用要有明確的規(guī)定，根據(jù)要求提供檔案查閱服務(wù)并登記，提供便利的查詢服務(wù)。要求工作人員端正態(tài)度、樹立服務(wù)意識、使用文明用語，提高服務(wù)效率。

三、結(jié)語

社會保險(xiǎn)檔案管理作為事業(yè)單位工作之一，檔案管理效果決定著其他工作的開展、社會形象的樹立和和諧社會創(chuàng)建。因此，提高對檔案管理的重視創(chuàng)新管理方法、信息化管理成為當(dāng)前單位主要研究工作，從而更好的為社會、為人民服務(wù)。

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