淺談企業采購與付款的內部控制制度建設

李春來

[摘要]在競爭日趨激烈的市場環境下，一個企業想要在市場競爭中處于領先，不僅要不斷改進提高研發、生產、銷售等環節，同時要挖掘采購的潛力。通過采購與付款的內部控制制度建設與完善，來規避采購與付款中可能存在的風險，提升企業的綜合競爭力，對企業良性發展非常重要。本文擬對企業采購與付款環節可能存在的問題進行分析，并提出應對之策。

[關鍵詞]采購;內部控制;供貨商管理

一、引言

采購與付款工作在企業經營中有非常重要的作用，而企業的采購與付款工作會受到企業內外部因素的影響，由此給企業帶來內外部的風險。采購與付款的內部風險主要是企業內部章程的風險、人員素質風險和采購的計劃風險。采購與付款的外部風險主要指企業本身不能控制的環境風險和技術風險。因此，積極采取措施來避免企業采購與付款業務的風險對企業發展非常重要，而這就需要企業內部有一套完善的采購與付款內部控制制度。

二、企業采購與付款內部控制制度可能存在的問題

（一）采購計劃管理不完善

一個產品的采購計劃的制定需要考慮多方面因素，不僅要考慮產品價格，還要考慮產品使用情況和庫存因素，最后才能確定產品的采購計劃。而在采購計劃的目標大致確定后，企業在采購與付款過程中又可能出現企業產品過剩或者產品市場供應不足的情況，使采購計劃的有效性受到阻礙，如果企業的采購與付款機構在制定采購計劃方面不全面、靈活性較差，這將導致企業的產品緊缺，市場供應緊張，也使得采購與付款部門的采購成本加大，從而企業對產品采購計劃方面的管理作用也將大大降低。

（二）采購人員的崗位固定

采購人員輪流更換崗位能幫助采購人員熟悉采購與付款業務，培養和提升采購人員的采購技能，并且可以防避免人員舞弊。但是很多企業在采購與付款的業務活動中沒有讓采購人員實行采購與付款部門崗位輪換制度，而是讓采購人員各自在一個固定的崗位上，企業的物資采購人員只是一直從事固定的一件的采購產品物資的任務，而物資采購的人員又常常在外，與市場接觸較多，在企業的時間是很少的，致使采購與付款業務的管理人員很難對采購人員進行監督制約，這就容易使產品采購環節出現徇私情形。

（三）供應商的選擇與管理不完善

供應商的選擇是采購與付款業務中非常重要的一個環節，也是容易出現舞弊現象的一個環節，供應商的選擇會出現復雜的人情關系、利益關系，把這些關系看得重于物資質量，使得公司不正確的選擇供應商，容易把不好的供應商選擇在內，造成采購物資質次價高，影響采購質量，影響產成品的質量，從而影響企業利益。

三、改善企業采購與付款內部控制制度的措施

（一）及時建立采購業務內部控制制度

企業建立內部控制制度的就是為了控制采購業務的風險以及采購人員的風險。因此企業建立內控制度也可以說是對企業的整個采購流程進行了一個全方位的監督。也就是對貨物的審批問價、驗證收入、物品的采集、招標控制、合同簽訂以及各種核定核算等相關環節的監督，這里面最重要的是對四個方面進行的控制，分別是：制定計劃、合同確定、商品質量驗收最后是付款結賬，還必須保證沒有弄虛作假的情況出現。與此同時，還需建立采購人員崗位輪換制度，避免采購人員崗位固定，減少徇私情形出現的可能性。

（二）強化物資需求與采購計劃的管理

企業應加大物資需求和采購計劃的管理來控制采購風險。

1.需求預測方面

企業應該建立內部采購的信息網絡，將其和外部鏈接，以確保采購信息獲得的及時性和多樣性，企業可以依賴大量數據和信息進行分析和處理，從而做出正確的決策和各種采購的預測，使預測結果盡可能和實際的情況相符合，確保企業的采購物資在產品質量、產品價格和產品數量上都可以滿足自己企業的需求。

2.采購計劃方面

企業的采購和供應部門在采購之中不能只想著怎么將采購價格盡可能降低，也不可將節約資金作為企業采集物品的唯一目標。也就是說，在為企業節約采集資金的同時也應該盡可能保證采購的物資的質量合格，所以企業在采購物資時要考慮到物資的最少倉庫保存量，盡量去避免缺貨或積壓給企業可能造成的經濟損失，也就是應該把企業要采購的物資的質量和功效全部考慮在內。要做到這點就需要企業的采購人員編制物資采購計劃時要有科學依據，確保企業的預期目標和實際達到的目標相一致，并且還應該對企業所需要采購的各類信息預先進行分析，并據此制訂整套的采購計劃。

（三）加強對供貨商的選擇和管理

企業應該加強自身對供貨商的選擇以及對供貨商的管理，并且還要同時控制好采購的價格風險及采購的質量風險。企業在訂立采購合同之前要將所有參加投標的供貨商的資格進行審查，最好是建立一個供應商的信息中心，記錄所有公司的供應商信息，并根據采購物資的質量等各方面的問題，對供應商進行篩選，保留好的供應商信息，替換掉不好的供應商的信息，以此確保公司的供應商是好的供應商，并且當供應商的信息有變動時，公司的相關記錄人員應該及時調整記錄，以確保公司的下次采購計劃不受影響，這樣可以很好的保證在選擇供貨商最開始的時候讓企業在供貨商方面的風險盡可能降到最低。

四、結語

采購與付款的內部管理是一種降低企業成本及風險的管理工作，也是企業內部控制工作的關鍵環節。因此企業需要加強對采購與付款內部控制的重視力度，并對現有的內部控制模式進行不斷的優化與完善，這樣才能夠取得良好的采購效果，實現企業內部資金的優化配置，并進一步提升企業的經濟效益以及市場競爭能力。