文書檔案管理中文書工作的重要性分析

陳細妹

[摘 要] 文書檔案管理在管理體系中的作用日益凸顯。在工作實踐中，要加強文書工作，提升文書工作層級，提升文書的綜合效果，通過多種方式防范風險，提升工作效率，適應當前文書檔案管理發展需求，實現管理效能的全面提升。

[關鍵詞] 文書 檔案管理 管理創新

中圖分類號：G275.2 文獻標志碼：A

在現代社會經濟體系中，文書檔案管理占據著重要地位。文書檔案管理運轉復雜，對于管理效率要求較高。在開展文書檔案管理中，面臨越來越多的新問題和新挑戰，如果不能及時調整管理策略，則無法適應經濟新常態的發展需求。在實踐中，文書檔案管理仍有一些不足之處，有待深入挖掘并發現其中的問題，同時提出針對性的解決對策，適應現代社會發展需求[1]。

一、文書檔案管理中常遇到的問題分析

（一）文書檔案管理工作缺乏一定的針對性

對于文書檔案管理工作而言，已經形成了相對穩定的工作模式和工作體系，很多工作都是按部就班的推進和開展。在文書檔案管理實踐中，普遍存在缺乏針對性的問題，很多工作人員在推進文書檔案管理工作中，沒有結合本單位、本地區的實際情況，整個文書檔案管理工作浮于表面，沒有結合具體工作項目的實際內容，所采取的工作模式和策略存在一定問題，通過有針對性的開展點對點式的文書檔案管理，可以提升綜合管理水平，實現創新目標。

（二）文書檔案管理工作有待提升效能

作為一項常規工作，文化檔案管理工作也需要耗費較多的人力物力，對于總體工作而言也會產生一定的影響，如果不能提升文書檔案管理效能，則會制約總體工作的推進。在實踐中，很多檔案管理部門都存在文書檔案管理效能比較低的問題，也投入了相應的資源，但是相應的效果沒有發揮出來，甚至容易埋下工作上的問題和隱患，有待深入發掘。因此，需要找到文書檔案管理存在的現實問題，提出高效的解決策略[2]。

（三）文書檔案管理需要解決人才瓶頸問題

在現代社會工作體系中，人才是第一要務，在推動文書檔案管理中，要認識到人才的重要性。從文書檔案管理來看，由于文書檔案管理工作要占據一定的資源，所以往往容易受到忽視，對于文書檔案管理工作也沒有擺到足夠高的位置。對于這種情況，要提升對人才的培訓力度，通過多種方式提升檔案管理人員的綜合履職能力，進而適應當前發展的實際需求，提升文書檔案管理工作的實際效能。

（四）文書檔案管理需要提升信息化水平

隨著“互聯網+”時代的來臨，現代文書檔案管理工作開始與信息技術深度融合。在推動文書檔案管理工作中，不能忽視現代信息技術的指引作用，充分利用現代多媒體設備提升信息化操作水平，提升文書檔案管理效能，通過數據信息技術整合資源，更早、更及時、更準確地發現文書檔案管理工作中存在的問題，提升檔案管理綜合效果。

二、優化文書檔案管理中文書工作的具體策略

（一）突出文書工作的科學性

隨著時代的發展，現代文書檔案管理工作已經發生了一定的變化，傳統文書理論和模式已經出現了落伍的現象，在實踐中，針對文書檔案管理發展出現的新問題和新趨勢，管理者要認清形勢，探索科學的文書路徑，認識到現代文書的發展方向。融入并采用現代管理理念和模式，提升文書的綜合效果。對于文書檔案管理發展的新問題，要及時調整思路，構建科學的文書體系，滿足現代文書發展需求。文書檔案管理既具有普遍性特征，同時也具有自身的運營特點。在文書檔案管理文書實踐中，要因地制宜，不能采取千篇一律的工作方式。在實踐中，既要學習先進地區和單位的工作經驗，同時也要結合自身發展實際情況、實際特點和發展階段，調整文書檔案管理文書的效果，從而避免資源的浪費，最大限度發揮文書檔案管理中文書工作的核心作用，保障文書檔案管理發展方向，減小和防范風險，實現管理上的創新提升[3]。

（二）有效開展文書培訓工作

隨著現代文書檔案管理的發展，對于文書工作的要求越來越高，對于人才的需求也越來越大。在文書檔案管理發展過程中，吸納先進人才固然重要，但是也要加強原有人才梯隊的建設。在實際工作中，由于待遇或其他因素的影響，檔案管理單位在吸納文書專業人才方面一直存在短板，如何提升人才吸引力，打造現代人才隊伍，也是管理者需要重點考慮的問題。對于現有的工作人員，單位要定期組織培訓，選取有針對性的培訓內容，對于規范性、科學性操作進行培訓，通過組織外出參觀和培訓，拓寬文書工作人員的視野，進而在工作中可以有的放矢的進行創新，提升自身工作能力。在培訓內容和地點的選取上，可以和專業的人才培訓機構進行合作，提供更為科學的培訓方案，將人才培訓落到實訓，避免出現走過場或者實效性不高的問題。通過構建文書人才體系，可以提供堅實的人才保障，同時通過對其他部門領導和工作人員的培訓，也能提升全單位對文書工作的認知，能夠更好配合文書工作，融入文書工作中來[4]。

（三）開展文書工作的柔性化管理

作為一種現代管理理念，柔性管理在文書檔案管理中占據著十分重要的地位。不同于傳統的固化管理模式，柔性管理更注重管理的科學化和人性化，注重對管理對象潛能的激發，而非單純進行制度約束和剛性管理。在開展文書檔案管理過程中，柔性管理對于提升綜合管理效能具有積極意義。一般層面來看，柔性管理包括多種措施，通過文化滲透、理念培養等方式，可以構建起現代文書管理體系，提升管理對象的參與程度，激活整個文書工作體系，對于發展提檔升級具有至關重要的意義。隨著現代經濟的發展，柔性管理越來越受到重視，在文書檔案管理中也得到了廣泛的應用，并開始逐步成為主流管理思想，對于提升管理效果，降低管理成本都具有積極的意義。探索科學的柔性管理策略，是現代文書檔案管理工作人員都十分關注的問題，也是現代文書檔案管理領域的重要研究方向，具有重要的理論和實踐意義。

（四）靈活運用大數據信息技術

隨著現代大數據和人工智能技術的快速發展，給檔案館文書檔案管理工作提供了新的工具。作為現代信息技術工具，大數據在處理文書檔案方面具有先天的優勢，通過整合數據資源，可以實現智能化的分析與篩選，提升綜合管理效果。在實踐中，文書檔案管理人員要注重信息資源的挖掘與整理，通過整合數據資源體系，形成自己單位的數據庫，在數據利用和梳理過程中，要有針對性的搜集和整理，為下一步數據分析做好準備。在利用大數據技術進行文書檔案管理優化的過程中，要注重探索科學的算法，實現數據資源的高效利用，為指引下一步工作提供有力的支撐，進而實現精細化管理目標，推動綜合管理提升。現代移動互聯網技術給檔案館文書檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰，通過媒體終端，可以實現信息的快速查詢、搜集、錄入，對于提升文書檔案管理效能的重要意義。作為檔案館文書檔案管理人員，要認識到現代移動互聯技術的發展方向，充分利用APP等終端載體，提升檔案館文書檔案管理和利用的靈活性，更好地指引現代文書檔案工作發展。

（五）文書檔案管理要利用信息技術

在文書檔案管理中，傳統模式都是采取單純的人力模式，沒有有效利用和融入現代信息技術。在這樣的背景下，文書檔案管理普遍效果不夠理想。隨著現代信息技術的發展，特別是移動互聯網和物聯網技術的發展，讓傳統產業和現代技術有機結合起來，對于提升綜合管理效能也具有積極意義。在實踐中，文書檔案管理人員要認識到信息技術的作用，不斷加強自身學習，同時強化整個信息工作體系建設，注重信息技術的應用效率，通過融入多元手段，提升綜合效能。隨著現代各種應用軟件的開發，應用于文書檔案管理工作的程序也不斷開發出來，智能化、實用性水平也得到了大幅度的提升。作為文書檔案管理人員，要認識到現代的信息化發展方向，提升思想認知能力，讓信息化工具真正發揮作用。作為單位，也要及時更新硬件、軟件設施，夯實信息技術基礎，理順工作流程和體系，推動傳統文書檔案管理工作與現代技術的整合效率，提升綜合管理效果。

三、結語

綜上所述，在開展文書檔案管理工作過程中，要注重構建現代管理體系，提升文書工作效果，要充分引入現代信息技術，提升文書效果，通過發現文書中的問題，將發展隱患消滅在萌芽之中，為文書檔案管理發展提供更為堅實的保障，夯實發展基礎，迎接新時期的挑戰，推動文書檔案管理建設發展不斷向前邁進。

參考文獻：

[1]榮幸.辦公自動化條件下文書檔案的管理工作[J].赤子， 2019（4）：134.

[2]黃文柳.文書檔案的信息化管理[J].辦公室業務，2018（23）：42.

[3]陳聰.事業單位文書檔案管理的創新路徑[J].赤子， 2019（2）：153.

[4]馬南.如何提升辦公室文書檔案管理水平[J].神州， 2019（6）：264.