新形勢下人事檔案信息化管理的舉措

趙丹

【摘 要】在新形勢下人事檔案信息化建設十分重要，做好人事檔案的信息化管理，有利于人事檔案的快速查閱和保管利用。文章就新形勢下人事檔案信息化管理的重要意義、問題剖析和管理舉措等方面展開了闡述，對單位做好人事檔案管理有一定的指導作用。

【關鍵詞】人事檔案；信息化建設；管理舉措

一、引言

人事檔案的管理工作是各單位運營管理中重要的組成部分，人事檔案管理工作的質量直接影響著單位的發展。人事檔案是用來記錄員工身份信息、家庭情況、工作經歷、社會關系和業績考核等內容，是了解員工的一個手段，也是崗位調整的重要依據。隨著國家的發展和科技的進步，人事檔案已經全面進入信息化管理階段。在新形勢下人事檔案管理信息化的建設，對于人事專員以及檔案管理人員的要求也不斷提升，這類工作人員需要不斷提升檔案信息管理能力，熟練操作計算機相關軟件。新形勢下人事檔案管理的全面優化，提高了工作效率，落實了國家提倡的科學發展觀，使各單位的發展緊跟時代的潮流。

二、新形勢下人事檔案信息化管理的重要意義

（一）簡化了對人事檔案信息的查閱過程

傳統的人事檔案管理方式大多采用紙質的形式，信息的積累量很大，所以查閱傳統的人事檔案信息需要花費很長時間，降低了工作效率。紙質檔案文件占用的空間也較大，而且在保存過程中存在著丟失和損壞的潛在危險，在信息化的時代，這種方式的確已經跟不上社會的發展。現在只需要運用計算機，對人事檔案信息進行統一錄入，就可以達到事半功倍的效果。隨著科技的發展，計算機處理能力也越來越強，即使針對一些復雜的數據信息，也可以在很短的時間內，利用檢索軟件做出準確的查詢和處理，有效地提升了人事專員的工作效率。總的來說，人事檔案信息化建設，不僅簡化了工作人員的查閱過程，同時也增加了人事檔案的實際利用價值。

（二）增強了人事檔案信息的共享性

在這個科技化的時代，任何信息資源都具有很重要的價值。所以在現代社會中，資源信息的共享不僅是一個時尚的概念，而且是簡化工作內容的一個重要手段。共享人事檔案信息，對單位以及員工個人都有重要意義，可以有效實現人才的利用價值，為單位全面平穩發展提供可靠保障。

（三）提升了單位管理員工的技術水平

新形勢下人事檔案信息化建設給單位管理員工帶來了一種新的模式，領導者可以隨時查閱人力資源情況，有利于領導對員工的全面了解，因此可以根據員工的不同特點進行合理化的工作分配。在日常工作中，人力資源部門可以通過人事信息化管理提高效率和質量。如在辦理員工的勞動備案、簽訂勞動合同、繳納社會保險、核算工資、計算工齡等方面，都可以及時準確地提供員工的資料信息。

三、新形勢下人事檔案信息化建設問題剖析

（一）人事檔案管理人員的專業化程度較低

雖然檔案信息化管理已經開始進入正規化，但還有很多單位人事管理人員年齡偏大，已習慣了傳統檔案記錄程序，沒有充分接受檔案信息化管理的理念，缺乏檔案信息化管理的專業培訓，導致檔案信息化管理推廣活動停滯不前。而有些年輕人卻正好相反，雖然懂得計算機技術，但是對于檔案管理的知識了解不多。由此看來，社會上很多單位的人事專員趨于兩極化，復合型工作人員數量很少，導致人事檔案信息化管理制度很難大范圍推廣。

（二）配套設備無法實現人事檔案全面信息化

很多單位忽視對人事部設備的更新，想要建立一個健全的人事檔案信息化管理制度，一定要配備計算機與相關軟件，這樣才能實現人事檔案信息的錄入和查詢。人事部門計算機性能的落后，無法跟上科技發展的腳步，又沒有安裝相關檔案信息化管理軟件，導致檔案信息化管理工作沒法正常開展。

（三）信息化管理標準不一致

與人事檔案信息化建設同步進行的，應該是規范信息化管理標準，這樣才能保證人事檔案信息化建設穩步進行。有些單位在實施過程中，因為事先沒有統一標準，檔案信息整理之后編碼不一致，導致使用過程中難以準確及時地檢索到信息。

（四）信息化檔案建設過程中缺乏保密措施

信息化檔案建設過程中，需要將員工的很多個人信息錄入到數據庫中，這就需要我們對數據庫進行嚴格的安保措施。先進的現代化科技可以幫助我們實現信息化檔案建設，但是同樣也給不法分子帶來了方便，一旦單位檔案信息數據庫受到病毒和黑客的攻擊，那么員工的個人信息就會被竊取盜用，帶來嚴重影響。所以必要的保密手段可以防止員工的個人信息泄漏，造成不必要的損失。

四、新形勢下人事檔案信息化管理的舉措

（一）提高對人事檔案信息化管理的重視程度

想要全面開展人事檔案信息化的管理工作，一定要確保從上到下所有員工都認識到人事檔案信息化管理的重要性。目前很多單位忽視了對人事檔案信息化的管理工作，認為這部分工作并不會給單位帶來實際效益；其實不然，人事檔案信息化管理，可以使單位人事工作更加規范，對于單位的全面發展有重要的戰略意義，所以單位的員工一定要從傳統檔案管理的觀念中走出來，緊跟時代步伐，學會利用信息化技術，對人事檔案信息化管理的工作進行新一輪的提升。

（二）全方位支持人事檔案信息化管理建設

想要建立一個健全的人事檔案信息化管理體制，首先要有先進的設備支持，必須投入資金，對信息化管理設備進行更新換代，另外還要對信息化管理組織專業培訓學習，逐步熟悉管理軟件，爭取培養出一支人事檔案信息化管理的高素質團隊。培訓后，就可以展開人事檔案信息化管理工作，充分應用專業知識與網絡技術，建立完整的人事檔案信息數據庫，這樣的管理優化可以提高檔案管理工作效率，又可以提升單位整體科技化水平。

（三）健全管理制度，加強人事檔案信息的保密性

人事檔案管理信息化既為管理人員帶來了方便，同時也帶來了一定的安全隱患。科技越來越先進，網絡安全問題也成為關注的焦點。所以在人事檔案建立和使用過程中，一定要注重保密性。利用計算機建立檔案信息數據庫時，建議設置加密程序，同時及時對數據進行備份，另外擁有打開數據庫權限的人員，一定要進行甄別和篩選，每次調用數據庫信息時，一定要注重安全保密工作。上述是內部的保密行為，同時還需要做好對外的防范工作。根據單位規模大小，人事檔案信息數據庫可以選用內部網絡，拒絕與外界互聯網相連接，同時一定要做好防止黑客入侵的工作，另外要及時對計算機進行性能檢測與維護，防止計算機故障導致信息丟失。在檔案信息數據庫建立和使用的過程中，一定要注重人事檔案信息化管理的安全性，保證人事檔案信息化管理制度安全、規范、科學地進行。

五、結語

隨著現代化社會的發展，新形勢下人事檔案信息化管理制度已經趨于普遍，各單位都在落實這種人事管理制度。人事檔案的信息化建設，提高了人事部門的工作效率，增加了人事檔案的利用價值，提升了社會與人才的契合度。建立人事檔案信息化制度已經成為各單位的必然趨勢，這一制度能更好地進行人才資源管理，同時也獲得現代化社會的認可。

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