做好綜合辦公室文秘工作的對策探討

閆利

摘要：綜合辦公室作為一個單位或企業的重要組成部門，其具有上下聯系、文件傳達、內外溝通、人員規劃等多重作用，是單位或者企業能夠正常運轉的重要樞紐場所。而文秘人員作為綜合辦公室的主要工作人員，其個人能力與工作結果對綜合辦公室的工作效率與工作質量承擔了非常重要的影響，因此綜合辦公室文秘人員必須不斷提升個人素質以及工作質量，確保自身文秘工作的結果能夠符合綜合辦公室各項工作內容與工作成果的要求。本文將針對綜合辦公室文秘工作的重要意義進行分析總結，同時結合當前綜合辦公室文秘工作的特點探討提升綜合辦公室文秘工作質量的策略。

關鍵詞：綜合辦公室;文秘工作;重要意義;工作特點;提升策略

文秘工作作為對文書工作以及秘書工作的總稱，是當前單位或者企業中各級領導指揮機關進行日常工作的一項重要工作內容，是實現機關指揮職能的一項重要措施，也是為機關領導提供指揮策略與參考幫助的重要舉措。本文將針對綜合辦公室文秘工作的重要意義進行分析總結，同時結合當前綜合辦公室文秘工作的特點探討提升綜合辦公室文秘工作質量的策略。

一、綜合辦公室文秘工作的重要意義

1.1 提升整體機關的工作效率

綜合辦公室文秘工作的開展能夠在充分理解上級領導工作意圖與指揮策略的情況下，將其清晰明確的傳送給下級工作人員，對幫助下級工作人員清晰明確、完整無誤的理解上級領導的指揮意圖有著非常重要的意義，能有效避免上下交流或者內外交流過程中由于種種原因而導致的辦公意圖偏差或者失誤現象。同時綜合辦公室文秘工作的開展能夠充分了解當前機關及企業在實際工作過程中的各項工作進展，為上級領導提供全面清晰的信息參考與決策幫助，從而對提升整體機關的工作效率發揮了非常重要的作用。

1.2 提升整體組織的協調能力

在機關各項工作的實際展開過程中，由于種種原因經常會出現上下交流與內外交流中的不通暢現象。而綜合辦公室文秘工作的開展，首先能夠幫助上級與下級、機關內與機關外進行非常順暢的交流溝通，確保雙方對工作意圖和工作目標的理解始終保持一致性;其次綜合辦公室文秘工作的開展，能夠借助自身的特殊身份促進上級與下級、機關內與機關外的順利溝通，尤其是針對某些很容易引發誤會或者錯誤認知的工作事項，綜合辦公室文秘工作的開展能夠有效提升其溝通交流的順暢性;最后綜合辦公室文秘工作的開展要求工作人員必須全面清晰的了解機關內各項工作進展，熟悉機關內各級部門與各個人員的實際工作情況，因此綜合辦公室文秘工作的開展對提升整體組織的協調能力有非常重要的意義。

二、綜合辦公室文秘工作的主要特點

2.1 事務繁雜

由于綜合辦公室在機關組織結構中的承上啟下作用，因此綜合辦公室文秘工作在實際開展過程中經常會面臨諸多工作事項，包括文件收發、分文批注、閱讀管理、運轉遞送、立卷歸檔、清繳銷毀、擬辦核稿、綜合材料、會議記錄、政治接洽等等。因此結合綜合辦公室文秘工作的實際開展情況來看，其具有事務繁雜且工作質量要求極高、極全的特點。

2.2 人員較少

結合當前綜合辦公室文秘工作的實際開展情況來看，當前無論是機關內還是企業內負責綜合辦公室文秘工作的人員數量均存在偏低、偏少的現象。大部分企業與機關在實際綜合辦公室文秘工作的開展過程中其工作人員數量不超過個位數，因此綜合辦公室文秘工作還存在著人員數量較少、工作負擔較重的特點。

2.3 信息保密

由于綜合辦公室文秘工作直接與上級領導對接，同時其管理的各項工作內容中涉及到大量單位與企業內部的項目信息。因此綜合辦公室文秘工作的開展要求工作人員必須具有良好的個人能力與職業道德，尤其注重綜合辦公室文秘工作人員的保密能力，避免由于個人素質問題導致企業或者機關信息泄露。

三、綜合辦公室文秘工作的提升策略

3.1 提升綜合辦公室文秘工作人員自身素質

綜合辦公室文秘工作人員在具體工作的開展過程中，首先其個人必須要不斷強化自身素質，加強對綜合辦公室文秘工作開展過程中各項工作能力的學習，進而不斷提升其自身業務能力，依據當前單位和企業的工作制度要求不斷完成上級領導的叮囑與分配;其次機關單位在綜合辦公室文秘工作的開展過程中，也要不斷加強對工作人員的素質培訓與能力培訓，要不斷強化工作人員的政治政治立場與業務素質，注重工作人員對單位內各項管理制度、人事制度、工資制度的理解和運用能力，確保其個人能力與素質能夠滿足綜合辦公室文秘工作的開展要求。

3.2 強化綜合辦公室文秘工作人員服務意識

綜合辦公室文秘工作就其本質而言仍屬于服務類行業。因此綜合辦公室文秘工作人員必須要不斷提升自身的服務意識，不僅包括對上級領導的服務意識，也要包括對下級工作人員的服務意識，從而在機關整體氛圍中塑造以人為本的工作態度。首先綜合辦公室文秘工作人員必須要將以往的被動式服務轉變為主動式服務，及早發現自身與單位在各項工作開展過程中存在的問題，以此為領導提供科學合理的信息參考;其次綜合辦公室文秘工作人員必須進一步拓展自身業務的服務領域，在滿足上級領導工作指示的基礎上進一步滿足基層的服務要求，努力促進各項工作順利開展。

3.3 鞏固綜合辦公室文秘工作人員工作作風

綜合辦公室文秘工作人員必須要明確掌握單位內部的各項紀律條例與管理條例，嚴格執行單位內部的具體管理制度和各項管理要求，從而在綜合辦公室內部形成嚴肅認真的工作氛圍。在此過程中，綜合辦公室領導要針對當前文秘工作的實際開展情況進行有效總結，發現問題并查找問題的形成原因，制定問題的解決方案;其次綜合辦公室文秘工作人員要注意時刻保持真誠、尊重、寬容的工作態度，注意自身在工作中的行為、語言的規范化和文明化，確保與上下級溝通交流的順暢性。

3.4 優化綜合辦公室文秘工作人員工作效率

綜合辦公室作為機關單位和企業運行過程中具有承上啟下作用的重要部門，其必須要不斷提升自身的工作效率以滿足單位和企業的日常管理要求與發展要求。而綜合辦公室文秘工作在實際開展的過程中也要配合這一發展目標，不斷提升綜合辦公室文秘工作人員的工作效率，促進機關單位與企業內部各項事務的順利解決、各項工作的順利開展。在此過程中，文秘人員要主動提升自身工作效率，及時接發上級主管部門的文件內容，對于領導批示與電話接聽要進行周密安排以避免信息傳輸中的差錯問題;其次綜合辦公室文秘工作人員要注重上下級部門與各級崗位之間的協調統籌工作，堅持重大問題進行歸口報告的原則，在注重保密性的做好上下溝通、各級溝通的橋梁，不斷提升自身工作效率。

四、結語

綜上所述，綜合辦公室文秘工作人員要不斷提升個人素質與個人能力，不斷強化自身政治歷程的堅定性與正確性，不斷提升自身主動性服務意識并強化自身工作作風，確保綜合辦公室文秘工作的效率與質量不斷提升，確保綜合辦公室各項工作順利開展。

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（作者單位：河南省交通運輸廳高速公路少林寺至新鄉管理處）