干部人事檔案整理與裝訂的改革研究

胡艷芬

摘 要：干部人事檔案是對干部的個人履歷、思想品德、工作表現和政績能力等多方面的記錄，是組織和人事部門根據國家制定的干部政策法規，記錄的干部培養選拔過程的資料。干部人事檔案整理和裝訂工作，就是對這些資料進行搜集、歸類、裝訂加工等，并且在后續的時間里對其不斷的完善。傳統的干部人事檔案管理中的整理和裝訂工作不利于檔案原貌的維護和檔案資源的利用開發，并且工作效率不高，勞動量大，基于此本文研究了干部人事檔案整理與裝訂的改革策略。

關鍵詞：干部人事檔案；整理與裝訂；改革策略

一、現行的干部人事檔案整理與裝訂的弊端

第一、當前檔案管理中，常常存在重復的整理和裝訂過程，大量的浪費了工作人員的精力和時間，對檔案資源的開發和應用造成了影響。干部人事檔案管理為干部的工作管理和調動奠定了重要的基礎，多數單位的干部人事檔案管理人員不夠充足，管理檔案眾多，除了干部的檔案還有員工和理退休人員的檔案，同時檔案材料逐漸增加，數量巨大，這就導致工作人員將大量的精力和時間用在檔案的整理和裝訂上，缺乏檔案資源的深層次開發，沒有時間進行自我提升。第二、當前應用的案卷整理和裝訂成冊的方式不利于對檔案材料原貌的維護。檔案整理和裝訂過程中的，裁剪、折疊、查找、內容增加、重新裝訂都會對檔案造成磨損，甚至是毀壞，破壞檔案的原貌。第三、當前的檔案整理和保存方法不便于插卷、保密和利用。干部人事檔案材料涉及面廣、來源多，并且經常需要將檔案拆開之后進行資料的插入，形成大量的人力、物力的消耗，很容易造成檔案材料損壞。同時在拆裝的過程中，也不利于檔案內容的保密。第四、國家相關的干部檔案管理規則規定，統一用16開的辦公用紙，但是多數單位形成的材料紙張以A4紙為主，造成了一個卷冊兩種規格的情況。

二、干部人事檔案整理和裝訂的改革研究

1、按件對干部人事檔案進行整理

我國干部人事檔案一直以來采用的都是案卷整理，打孔裝訂成冊的方法，這種方法有很大的弊端，新時期的檔案整理可以選用按件整理的方式，以此來節省人力物力，提高檔案整理工作的效率。讓工作人員從繁瑣的工作中解脫出來，進行自我學習和提升，學習現代化檔案管理技能。按件整理檔案的方法也為檔案的插卷提供了便捷，不需要將整卷拆開便可以插入新的材料，單件也比整卷的材料復印更加方便清晰。按件整理的檔案可以按件將資料提供給檔案利用者，為利用者和管理者都帶來了方便，提高了檔案管理的工作效率和服務質量。利用者可以快速的查閱檔案，不用在因為查閱謀一份資料而拆開翻閱其他的資料，造成檔案信息泄露。

2、采用不裝訂的方式代替傳統的打孔裝訂

干部人事檔案工作目標管理要求規定，每兩年要進行人事檔案的裝訂，這樣的工作程序繁瑣，需要大量的人力和時間，造成檔案管理人員常年處于檔案材料拆、裝、訂的重復勞動中，而在裝訂中為了追求整齊和美觀，難以避免的會造成檔案材料的損壞。新時期的檔案管理中，可以借鑒文書檔案管理的形式，不進行裝訂，按照姓名拼音首字母的順序進行排列，既不用裝訂，又方便檔案管理。在需要檔案資料查閱時，不用在提供整卷檔案，只有拿出需要的件即可。為了保護檔案材料的完整性，可以采用活頁文件夾裝放檔案，需要查閱時可以拿出文件夾中的資料，查閱之后在放回去即可。將檔案存放到帶夾的活頁式檔案盒中，可以避免進行打孔裝訂，保護了檔案的原始性。干部人事檔案改變以往裝訂的形式保存，是的檔案整理工作大大簡化，讓檔案歸檔整理變得簡單容易操作，新收集的檔案在插卷時，也無需以往的繁瑣工序，只需要對新檔案進行分類、編目、排序、插入和歸檔，簡化檔案人員的工作，讓其有更多的時間進行新檔案知識的學習和技能提升，更好的進行檔案資源的開發。

3、檔案材料規格應適應新時期發展的需要

除了檔案整理方式和檔案裝訂方式需要進行改革外，檔案材料用紙應該進行規格的統一，嚴格的按照國家干部人事檔案工作管理規定中的A4紙標準，與國際的檔案規格接軌。當前的國際公文用紙幅面統一標準為A4型，新時期辦公逐漸向自動化發展，檔案人事材料用紙應該逐漸進行統一。統一規格的用紙可以為檔案的采取和加工提供便利，滿足新時期檔案管理內容多樣化的發展趨勢。如果各個組織機構和部門均采用A4紙進行檔案記錄，在后續的管理和裝訂中，不需要進行加工，就可以讓檔案更加整齊美觀，保持檔案的完整性和原始性。

結束語：

干部人事檔案整理和裝訂工作，是檔案保存的基礎，而改變傳統的檔案整理和裝訂的繁瑣，解放檔案工作勞動力，還需要檔案管理工作人員不斷的創新和改革，提高檔案整理和裝訂的效率和質量。同時還應該不斷地學習和借鑒新的檔案管理工作方式，提高自己的工作能力，實現檔案管理的現代化發展。

參考文獻：

[1]邢玉莉.干部人事檔案整理工作存在的問題及對策[J].湖北職業技術學院學報，2010（04）：103-105.

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