淺談人事檔案數字化建設的幾點思考

劉志榮

摘要：我國的個人檔案管理，傳統管理方式以手工管理為主，不僅耗費大量人力，而且管理效率不高。隨著科技的不斷進步，一方面傳統管理方式與時代發展逐漸不相適應，另一方面科技帶來了更好的管理方法。人事檔案數字化管理，不僅能夠有效提升管理效率以及管理精確性，也與節能減排等綠色環保理念不謀而合。可以說，數字化管理就是人事檔案管理的發展方向。

關鍵詞：人事檔案;數字化建設;思考

一、人事檔案數字化建設概述

人事檔案，就是在人事管理工作中形成的，通過組織認定的，包括個人信息、個人經歷、德才表現等資料，以文字、圖像、聲音為具體形式的個人檔案。人事檔案是國家檔案管理中的重要組成部分。

所謂人事檔案數字化建設，就是在數據庫技術、數據壓縮與掃描技術的支持下，將傳統的紙媒、聲像等檔案文件以及零散的電子人事檔案，形成系統化、結構化的人事檔案信息庫的過程。人事檔案數字化建設所形成的系統化、結構化的人事檔案，在數據庫技術的支持下，以數字化的形式存在，稱之為數字化檔案。在計算機技術和網絡技術的支持下，數字化信息更加有利于資源的共享，有效提升資源的利用效率。

人事檔案數字化建設從工作內容上來說，主要包括兩個部分，一是將傳統形態的館藏檔案通過數據掃描、數據壓縮、數據庫等各種技術轉變成為數字化形態的檔案;二是將各種零散的個人電子資料，不同組織所生成的個人電子資料，通過系統化規整形成系統化檔案。

數字化認識檔案在計算機技術與網絡技術的支持下，能夠為用戶提供基于網絡的檔案查找、存取、利用等功能，而且能夠與當前各種辦公自動化系統實現對接，對于提升資料的利用效率和利用準確性具有十分重要的意義。

二、人事檔案數字化建設面臨的問題

（1）檔案管理人員的計算機技術能力有待提高。與傳統檔案管理模式相比，人事檔案數字化建設對于檔案人員的要求更高。檔案管理人員不僅需要具備檔案管理的專業知識和管理能力，還需要具備一定的計算機技術、數據庫技術和管理軟件操作能力。就當前實際狀況來說，習慣于傳統作業模式下的認識檔案管理人員，在計算機技術方面的能力依然有待提高，這也一定程度上制約了人事檔案數字化建設的前進步伐。

（2）缺乏相關法律法規的指導。人事檔案數字化就當前來說，依然處在探索和發展階段，國內在此領域幾乎沒有任何法律法規出臺，這也導致數字化建設缺乏統一的標準，不同地區，不同單位的檔案數字化建設各自沿用各自的標準，各自為政。形成的數字化檔案也缺乏統一的質量標準，出現了不同要求、不同格式、不同內容結構的檔案信息。這也導致在資源網絡化共享時，由于彼此標準不一，而帶來極大的困擾。系統化法律法規的缺乏，為檔案數字化建設的整體推進制造了很多障礙，也造成了大量人力物力財力的浪費。

（3）軟件和硬件的匹配和兼容性不佳。現代科技發展速度很快，計算機界更新換代更是日新月異。過快的更新換代，也導致計算機軟件和硬件的匹配性和兼容性問題常常出現，新的操作系統與原本的檔案系統無法兼容等問題也給人事檔案管理工作帶來了諸多困難。因此，在人事檔案數字化建設過程中，要注意系統的可擴充性和延展性。

（4）數字化信息的安全性。一方面，計算機病毒和不法黑客時刻對檔案資料形成威脅;另一方面，檔案管理人員對于數字化信息缺乏足夠的安全意識和保密意識。數字化信息由于其信息量龐大，因此，一旦泄露，將面臨難以挽回的損失。

三、關于人事檔案數字化建設的幾點思考

（1）提升人事檔案管理隊伍素質。通過上述分析可知，人事檔案數字化建設與專業人才缺失之間的沖突是推進數字化建設中亟待解決的問題。因而，要想推進數字化建設的進程，則要致力于提升人事檔案管理人員的素質，努力培養一批既具備人事檔案方面的知識，又有一定的計算機操作能力的高水平人才，以適應人事檔案數字化建設在人才隊伍方面的需求。

（2）統一人事檔案數字化建設的標準。正所謂“無規矩不成方圓”，建立相應的標準與規范是人事檔案數字化建設的當務之急。只有擁有一套相對完善的規范，才能為人事檔案數字化工作提供統一標準，才能解決各人事部門各自為政的問題，最終實現人事信息資源共享。

（3）選擇合適的軟件系統。再先進的操作系統，倘若不能與硬件設施相匹配，那么都是子虛烏有。因此，相關人事部門在選擇操作軟件時，應該首先立足于軟硬件相容這一基本要求，再去綜合考慮軟件系統的難易操作程度、安全指數、性價比等各方面因素。

（4）提高人事檔案信息的安全性。提高人事檔案信息的安全性是人事檔案信息數字化建設所面臨的最為棘手的問題。那么，要解決安全性這一問題，就必須從其原因入手。一方面，針對工作人員保密意識不強這一原因，人事檔案數字化建設的相關部門要切實做好安全性教育，要把安全性教育作為一項長期工作來認真開展，使人事檔案管理人員始終繃緊“安全、保密”這根弦;另一方面，針對計算機病毒較多這一問題，相關管理部門可以自行研發殺毒軟件或者購買正版殺毒軟件，周期性地對人事檔案管理系統進行檢查，以確保人事檔案信息不被病毒所侵入。

四、結語

綜上，人事檔案數字化建設成為必然，高校應當認識到人事檔案數字化建設的重要性。現階段，傳統的人事檔案管理方式已經不符合高校發展的需要，如果繼續采用傳統的人事檔案管理方式，就會影響到人事檔案的開發利用，不利于人事檔案工作的開展。因此，人事檔案數字化建設迫在眉睫。而要想實現人事檔案數字化發展，就必須加大投入，提高人事檔案管理人員數字化操作水平，結合當前人事檔案工作，構建統一的人事檔案管理信息系統，從而不斷提高人事檔案管理水平。

參考文獻：

[1]徐昕.簡析人事檔案信息數字化管理面臨的問題與對策[J].工程技術：全文版，2016（11）：71.

[2]彭碧珍.淺談人事檔案數字化建設的幾點思考[J].科技與創新，2017（3）：76-77.