基于『互聯(lián)網(wǎng)+』的科技檔案管理創(chuàng)新研究

幸可薇

摘要：隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展和社會進步，科技檔案管理備受關注，尤其是大數(shù)據(jù)、云計算技術的有效應用在一定程度上提高了科技檔案管理的有效性。為進一步分析科技檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，文章從“互聯(lián)網(wǎng)+”角度出發(fā)，多角度地展開分析與討論，提出了諸多對策與建議。

關鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”;科技檔案;管理創(chuàng)新

自“互聯(lián)網(wǎng)+”被正式寫入政府工作報告之后，科技檔案管理與“互聯(lián)網(wǎng)+”的整合便逐漸備受關注，其中單純的與傳統(tǒng)檔案管理的對比可以清楚的了解到，“互聯(lián)網(wǎng)+”的應用在一定程度上推動了科技檔案管理的現(xiàn)代化與創(chuàng)新化，諸多缺陷與不足也紛紛得到有效改善，所以需要加強重視“互聯(lián)網(wǎng)+”下科技檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展對策。

一、現(xiàn)階段科技檔案管理存在的問題

嚴格意義分析，近幾年我國科技檔案管理機制趨于完善，且管理水平得到有效提高，但是從整體上研究，因為受到諸多因素所帶來的影響，各類問題層出不窮。

（一）科技檔案歸檔工作不規(guī)范

目前，諸多單位并沒有從本質上認識到科技檔案管理功能，其科技檔案正規(guī)化管理及歸檔率比較低，特別是大型科技活動所產生的檔案，僅僅保存了立項檔案，沒有將反映研究過程的原始數(shù)據(jù)加以記錄，甚至根據(jù)筆者的調查與分析，有非常多的檔案管理部門并沒有根據(jù)相關的要求保存科技項目結題驗收。

（二）科技檔案利用率不高

現(xiàn)階段科技檔案利用率過低，并且與現(xiàn)實的需求存在一定的差距，之所以產生這樣的現(xiàn)象是因為在科技檔案工作中各個環(huán)節(jié)缺乏有效銜接，所以無法從本質上實現(xiàn)質的突破。從另外一個角度分析，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代提出了更多新的要求，但管理工作人員需要遵循相應的規(guī)章制度，提高對軟硬件設施的使用度，如此才能保證科技檔案信息化的完善性。但是當前仍舊存在缺陷，信息化建設比較緩慢，對此需要構建完善的檔案管理模式與服務體系，做好互聯(lián)網(wǎng)與科技檔案工作的有機整合。

（三）科技檔案呈現(xiàn)分散管理模式

當前，有非常多的單位認為各個部門分管檔案更為方便與快捷，甚至還有諸多科研人員想讓科研成果成為私有財富，所以這種情況下，科技文件往往分散到各個部門或者工作者的手中，但是從屬性上分析，科技項目中包含了關鍵的數(shù)據(jù)，假如被隱藏或者篡改，那么則會導致檔案內容的可信度降低。

（四）缺乏完善的法律法規(guī)

當前是法制社會，科技檔案法律法規(guī)卻較為薄弱，呈現(xiàn)出滯后性，特別是在保密方面的法律法規(guī)缺乏明確的立法項目，比如《中華人民共和國保守國家秘密法》對保密法規(guī)以及保密制度進行了相應的規(guī)定，并且在保密法律方面發(fā)生了主導作用，但是該法律在科技檔案工作方面卻存在一定的滯后性，尤其是在計算機管理快速發(fā)展的階段，科技檔案管理保密工作有所難度，科技檔案管理存在眾多的缺陷與不足。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下科技檔案工作

（一）內部環(huán)境數(shù)字化

內部環(huán)境主要是指科技檔案自身的工作領域在全新的社會環(huán)境下科技檔案工作有了創(chuàng)新發(fā)展，不僅在一定程度上彌補了傳統(tǒng)檔案工作所存在的缺陷，并且賦予了新的特征，內部環(huán)境也逐漸形成，其中，科技檔案管理呈現(xiàn)出網(wǎng)絡化、數(shù)字化、信息化是當前最為主要的變化，加強對網(wǎng)絡技術的應用，可以實現(xiàn)與數(shù)字化信息的相互整合及檢索利用，從而滿足檔案的信息化，新時期檔案網(wǎng)絡化已經(jīng)不再局限于傳統(tǒng)的管理模式，呈現(xiàn)出了良好的發(fā)展局面。

（二）外部環(huán)境網(wǎng)絡化

毋庸置疑，外部環(huán)境網(wǎng)絡化同樣是科技檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的重要變革，外部環(huán)境涉及了社會環(huán)境及外部技術環(huán)境，其中科技檔案工作外部環(huán)境趨于數(shù)字化、網(wǎng)絡化以及信息化，并且外部技術環(huán)境在受到高速發(fā)展信息技術的影響下，而演變得較為復雜，這樣可有效推動檔案管理工作的創(chuàng)新變革。

（三）科技檔案工作所面臨的挑戰(zhàn)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，科技檔案工作所面臨的問題眾多，根據(jù)歸納與總結，將其概述為以下幾點：第一、缺乏檔案意識，主要是指某些項目的單位沒有認識到檔案意識對科技項目檔案積累缺乏重視;第二、缺乏全面的材料收集工作，相關的科技人員并沒有將檔案資料及時歸檔與移交，從而出現(xiàn)檔案資料出現(xiàn)流失;第三、檔案保管工作需要完善，并沒有成立相應的單位設立檔案存放室，或者檔案存放室不具備防蟲、防火、防盜的功;第四、檔案管理工作人員的業(yè)務不夠熟練，在收集、分類、鑒定、編目、歸檔等沒有按照流程，導致檔案歸檔質量有所下降。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下科技檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的對策

（一）加強對互聯(lián)網(wǎng)的利用

現(xiàn)階段大多數(shù)科技檔案管理部門并沒有做好檔案文件收集工作，沒有滿足工作所需，除此之外所保存的內容也沒有起到相應的作用，由此可以清楚的了解到，如果信息不全面，往往無法發(fā)揮出科技檔案的作用，無法獲得相應的效益，所以在新時期，為進一步實現(xiàn)信息資源共享，則需要構建互聯(lián)網(wǎng)管理平臺。從另外一個角度分析，歸檔比較復雜，借閱會占用大量的時間，這在一定程度上會影響科技項目的正常進行，所以需要加強對“互聯(lián)網(wǎng)+”的應用，實現(xiàn)數(shù)字化查閱，如此可進一步推動科技檔案管理的規(guī)范化與標準化。

（二）實現(xiàn)檔案資源共享與開發(fā)利用

在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，做好科技檔案管理工作越來越重要，并且不是傳統(tǒng)的進行業(yè)務疊加，而是加強對互聯(lián)網(wǎng)平臺的應用，實現(xiàn)虛擬網(wǎng)絡與傳統(tǒng)行業(yè)的相關融合，創(chuàng)造出全新的發(fā)展生態(tài)，形成社會模式。就目前而言，要想進一步發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”的作用，則需要將互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新成果積極融入其中，尤其是在當前互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展與變革下，檔案工作已經(jīng)不再是企事業(yè)單位的主要項目，而轉變?yōu)樯鐣闹匾諆热荩凇盎ヂ?lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，科技檔案管理工作可以全方位的提供科技創(chuàng)新服務，所以需要進一步實現(xiàn)檔案資源共享以及開發(fā)利用。

（三）構建專門的數(shù)據(jù)庫

只有保證科技檔案收集的完整性，才能提高科技檔案管理的創(chuàng)新性，及時且準確地收集檔案資料，才能夠體現(xiàn)出檔案價值，故此筆者認為需要做好頂層設計，對科技管理平臺以及檔案管理中心進行統(tǒng)一組建，做好部門之間的相互協(xié)調，督促各部門以及科技人員對零散的檔案資料加以收集。除此之外，還要對科技檔案所收集的范圍進行擴大，將每一項檔案工作落實到個人手中，另外對于歸檔時間還需要統(tǒng)一明確，對目錄加以梳理，將總結性與階段性的材料進行歸檔與收集，與此同時，要做好信息化建設工作，尤其是要對硬件設施與軟件設施進行整合，安裝檔案信息管理系統(tǒng)，構建全面的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的內容要包括科技范圍、科研成果檔案、科技檔案、文書檔案等等，只有充分發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)信息管理平臺的特性，才能加快檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展的步伐。

（四）采取專業(yè)化管理

科研生產工作及科研檔案之間存在一定的密切性，積極做好科技檔案工作可以提供有效的數(shù)據(jù)給生產與決策人員，促使兩者得到有效的整合，實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，需要在科技檔案工作當中列入日常議事日程，落實到單位管理之中，與部門進行協(xié)作，特別是從管理架構上分析，科技檔案管理需要有專業(yè)的機構及專業(yè)人員所完成，并且還要對檔案管理人員進行技術培訓，不斷提高其素養(yǎng)，以此滿足檔案資源數(shù)字化管理需求。

（五）盤活檔案資產

科技檔案開發(fā)利用工作最為主要的便是要在思想觀念上實現(xiàn)轉變，檔案管理人員要收集并且發(fā)布科技信息，構建開放性的檔案信息化管理模式，挖掘檔案的價值，讓科研人員能夠查詢檔案資料，將死檔案也變?yōu)榛钚畔ⅲ⑶以凇盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的發(fā)展下，要實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與科技檔案管理工作的整合，積極開發(fā)科技檔案信息資源，這樣一來，可以為單位的科技活動提供優(yōu)質服務。除此之外，還要根據(jù)工作的需求，圍繞科研項目對原始數(shù)據(jù)進行歸納、分析、篩選、計算，形成專題匯編，對于易受損利用率較高的紙質科技檔案，需要加緊數(shù)字化處理，對于電子形式的科技檔案要采取科學的管理手段，保證歸檔電子文件的真實性與完整性。

四、結語

網(wǎng)絡化、數(shù)字化、信息化成為當前關鍵所在，科技檔案工作如果仍舊采取傳統(tǒng)的模式，則無法提高其創(chuàng)新發(fā)展，在檔案工作中需要將科技檔案工作作為第一準則，并且要將“互聯(lián)網(wǎng)+”的作用融入其中，構建完善的數(shù)據(jù)庫，發(fā)揮出信息化的作用與價值，只有這樣才能進一步推動科技檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。

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（作者單位：中鐵二局集團勘測設計院）