關于提升辦公室文書檔案管理工作的幾點思考

張凱

摘 要：在辦公室的各項管理工作中，辦公室文書檔案管理工作是其中的一項非常重要的工作，對于其他的各項工作的正常進行與開展也起到一定的促進作用。隨著時代的進步，辦公室文書檔案管理工作的重要性也愈發的凸顯出來，辦公室文書檔案管理部門也應該不斷的提升對于該項工作的重視，需要對如何提升這一項工作來進行規劃和思考，構建相對完善的體系，發揮相關的工作人員的作用，構建一只素質更高的團隊，來提升辦公室文書檔案管理工作?；诖?，文章對于如何提升辦公室文書檔案管理工作進行了細致的思考和分析。

關鍵詞：提升;辦公室文書;檔案管理工作;思考

引言：信息時代的到來，任何單位還有人的發展都離不開信息，辦公室文書檔案管理工作在很多單位的信息化發展的進程中，都起到非常重要的促進作用，這也是時代發展的一種趨勢，因此，當今的大環境下，為了順應時代的發展潮流，很多的單位都十分的重視辦公室文書檔案管理工作，在不斷的進行革新和發展，同時不斷的完善管理工作，追趕時代的發展腳步。

1 辦公室文書檔案管理工作的重要性

辦公室文書檔案指的是一些非常具有價值的檔案，其能夠轉化成各類的文件資料，對于這些檔案進行整理歸檔以及開發利用，能夠為其他的組織或是科室提供一些信息檢索資料，同時也可以作為法律憑證，方便日后檔案部門來進行管理，也能夠豐富其檔案資源。

其作用之一是能夠為組織或是其他的科室提供信息檢索服務。由于辦公室文書檔案管理工作所進行的過程中，主要是對一些收發文件、宣傳材料和活動材料等進行管理，并且通過文書檔案整理以及資料的挖掘，可以對于各項工作的開展進行有效的整理，對于單位還有一些企業的業務工作，也能夠進行更加科學合理的業務資料的收集、管理和應用，對于單位或是企業一些其他的工作開展情況也能夠提供一些支持，各項檢索服務的進行，有助于文書檔案資料利用效率的提升。

其次是法律憑證的提供。很多的單位或是企業的辦公室文書檔案資料，將單位或是企業的建立、演變、各項工作成績的體現、職工個人的發展變化等各項工作都進行了詳細的記載，對于單位或是企業正常的運行或是各項工作的開展，也有了一個更加真實的反應，各級管理部門或是紀檢監察部門，在進行自身單位的一些違法亂紀的事件查處的時候，這些記錄也起到一個憑證和依據的作用。同時其自身也具有良好的法律憑證效率，對于其他工作的組織和開展也起到良好的指導作用。

最后，國家檔案管理工作的一個分支是辦公室文書檔案管理工作，信息時代的背景下，檔案部門對于信息資源的吸收也更加的全面和具體，其中除了對社會經濟還有文化等各個領域的涉及，還包括對于各類單位的發展和變化以及資料的收集。這項工作也是國家檔案工作的一個延伸，更加詳盡和真實的反映出客觀的歷史資料，同辦公室其他工作的開展以及檔案管理工作的開展都有著密切的聯系。

2 辦公室文書檔案管理工作存在的問題

目前，很多單位的管理人員或是工作人員對于辦公室文書檔案管理工作的重視程度還有待提升，存在制度體制不健全和管理人員素質有待提升等問題，這些問題都影響著辦公室文書檔案管理工作的順利進行。

1）缺乏對辦公室文書檔案管理工作的重視。首先是重視程度的問題。因為部分單位對于辦公室文書檔案管理工作的重視程度還有待提升，沒有意識到這項工作對于自身單位發展的重要性，在進行相應的工作管理以及部署的過程中都十分的簡單，不夠細致認真。還有一部分的管理人員對于這項工作也存在認識上的不足，認為這項工作僅僅是對于一些文件、工作資料等材料進行簡單的整理和保存，只是一種形式而已，這些保存后的材料在以后可能并不能發揮作用，所以對于這項工作的重視程度一直沒有提升，工作進行起來也就有所疏忽。

2）辦公室文書檔案管理工作制度體制不完善。任何工作的規范和完善都需要制度體系的支持，辦公室文書檔案管理工作也不例外。但是當前很多的單位在進行辦公室文書檔案管理工作的時候，管理人員僅僅是將檔案進行簡單的分類，其操作的過程也沒有按照嚴格的流程進行操作，造成檔案流失的現象也屢見不鮮。由于相關的工作體系不健全，在一些管理問題出現之后，部門與部門或是個人與個人之間責任也不明確，也極易出現互相推諉的情況。分工也存在不明確的問題，所以一部分的員工在進行檔案的管理過程中也缺少相應的工作創新，所以管理工作在進行的過程中也比較的困難。

3）辦公室文書檔案管理工作人員專業素質不足。相對來說，辦公室文書檔案管理工作是一項比較復雜和細致的工作，因此對于相關的工作人員的要求也比較高，但是在具體的工作進行的過程中，存在部分的管理人員工作素質有限的問題，實踐技能理論技能等相關的技能都有待提升，對于管理工作向管理人員提出的需求也很難滿足。還有一些年齡比較大的工作人員被分配到本崗位，這些工作人員也缺乏一定的工作技能，且學習的積極性和學習的動力都不強，對于辦公室文書檔案管理工作的效率和質量都有著一定的影響。

3 怎樣提升辦公室文書檔案管理工作

1）提升對于辦公室文書檔案管理工作的重視。首先，要不斷的提升相關的工作人員對于該項工作的重視程度，無論是單位的領導人員還是工作人員，都應該樹立正確的認識，并且積極主動的為辦公室文書檔案管理工作出謀劃策。同時對于全局的工作能夠進行一個合理的規劃和認真的思考，并且對于各項工作做出正確且積極的部署。在進行各項工作落實的過程中，還要提升對于工作人員的監督力度，一旦發現問題要及時的指出改正。對于工作過程中的一些優良方法還有優點要進行廣泛的宣傳和推廣。

2）完善辦公室文書檔案管理制度體系。其次，是依靠相對完善的體制和管理制度體系等，依靠制度的規范力度，做好辦公室文書檔案管理工作。充分的發揮辦公室文書檔案管理工作的相關制度的作用，為該項工作的順利展開提供一個良好的工作環境，工作的過程中，遇到的問題要依靠制定的制度進行規范。同時，在相關的制度的制定過程中，要根據自身單位的實際狀況，使得制度的制定具有一定的參考價值和可行性。

3）提升工作人員的整體素質。最后是不斷的提升工作人員的整體素質，任何工作的落實和開展都離不開人才的作用，所以應該重視人才的培養。首先是要不斷的提升相關的工作人員對于工作的重視程度，意識到自身工作的重要性，同時樹立一個積極的工作態度。其次是加強對于工作人員的培訓力度，除了一些培訓學習，還應該加強他們與其他部門之間的溝通和交流，不斷的提升對其管理的規范化和正規化。另外，還應該提升他們對于信息化的管理能力的提升，構建一個高效的信息管理平臺，進一步的提升辦公室文書檔案管理工作的質量。

4 結語

綜上所述，辦公室文書檔案管理工作作為辦公室工作中的一項重要內容，其管理的質量對于辦公室工作能否順利的展開有著直接的影響。辦公室文書檔案管理工作質量的提升，也是辦公室工作水平的提升，所以，相關的工作人員應該充分的意識到這項工作的重要性，明確這項工作在進行的過程中存在的問題，同時采取各項積極有效的措施，做好辦公室文書檔案管理工作，使其變得更加的規范，提升工作水平。

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