檔案材料收集工作的現狀及改善途徑的思考

何彩霞

摘 要：本文從檔案材料收集是檔案管理全過程中第一道程序入手，對檔案收集工作存在的不足進行思考，指出檔案收集工作的隨意性、被動性、單一性;改善檔案收集工作，加強檔案法律、法規的宣傳教育，建立健全規章制度，嚴格考核;利用“互聯網”的原理，并通過辦公自動化（OA）或OA與檔案系統相結合實現文檔一體化管理。

關鍵詞：檔案;收集工作;現狀;思考

檔案材料的收集是檔案管理全過程中第一道程序。及時收集內容翔實、完整而系統的原始檔案材料，是形成某一種優質檔案的基礎。然而，由于檔案材料的分散，檔案館人力不足等因素的限制，加之缺乏明確的規范約束，當下檔案材料收集工作不盡人意，表現在：首先，檔案館工作人員不能及時獲得檔案材料的信息，不能積極主動深入現場收集檔案材料，而產生檔案材料的單位或部門不能及時上交材料，拖延上交時間，甚至丟失材料。收集方和上交方，雙方都表現出明顯的被動性。其次，上交材料存在隨意性和片面性，以及上交材料內容單一、載體單一、缺項、不全等。

鑒于檔案材料收集工作所存在的不足，筆者對改善檔案材料收集有如下思考：

一是加強有關檔案的法律、法規宣傳教育，提高社會各界對檔案的意識;二是建立健全規章制度，規范檔案材料收集工作;三是創新檔案收集工作的方法。

1 檔案收集工作的現狀

1.1 收集和上交工作的被動狀態

本局及下屬單位的檔案工作，在較長時期內處于封閉或半封閉狀態，與社會各界缺乏溝通，檔案管理部門不了解社會的需求，社會各界也不十分了解檔案材料的價值，從而使檔案收集工作缺乏普遍性和針對性，社會各界也不能主動歸檔材料以及有的放矢地運用檔案。

從檔案管理部門而言，人員的業務素質不很高，又由于缺乏競爭機制，致工作缺乏主動性和創造性，不能主動關注或不參與本單位的重大活動，難以獲得有價值的信息，只是被動地坐等檔案材料的送達。

產生檔案材料的單位、部門或個人，未認識到材料須及時歸檔的重要性和必要性，有的則為了圖自己使用方便，不愿意把應歸檔的材料上交檔案部門歸檔，尤其是非文字材料，如聲像、照片等材料不歸檔、被流失的現象普通存在。

1.2 上交材料的隨意性和片面性

由于對上交材料的要求沒有具體行文，各單位對上交材料也沒有嚴格的自律，檔案材料收集的隨意與不穩定。交與不交隨意、交全交少隨意、交好交劣隨意，因而造成檔案收集工作中存在收不全、收不好的現象，同時還存在著重“紅”輕“白”，重“文”輕“科”，甚至有該交的不交的情況。由各級部門發出的紅頭文件，一般都能上交，但日常形成的不以呈文形式發生的簡報、報告、記錄、總結等等，經常不予歸檔。科研總結、科技論文、科技報告的產生部門，能主動地將這些材料歸檔者少之又少。

此外，上交的非“紅頭文件”的材料，往往內容不全，要素缺項，如：正文與原稿，正文與附件，呈報與批復等，顯示出了對檔案材料的質量保證意識的不足。

1.3 檔案內容、形式、載體單一

為便于利用檔案的查考并獲得較豐富的查考結果，歸檔材料應盡量做到內容豐富、形式多樣。但現實狀態是檔案內容以會議為主的文字材料，如：重要紀念活動、應急事件的處理等記錄，以及口述材料、媒體的報告，本單位職工（員工）的論文、著作等，則寥寥無幾，檔案的形式和載體也鮮有新意，多為紙質檔案。而電子文件、照片、錄像、錄音、磁盤、光盤甚少;實物檔案，如：印章、獎章、獎杯、錦旗等少之又少;地質科研實物檔案，如：礦物標本、鉆探巖芯標本等，對它們的收集都還未列入議事日程。

2 改善檔案收集工作的思考

2.1 加強有關檔案法律、法規的宣傳教育

檔案管理部門要爭取宣傳部門和其他有關部門的支持，結合普法教育，宣傳檔案的法律、法規，讓檔案工作者和有關應用檔案的部門人員熟知《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作條例》、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（八號令）、《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》（九號令）等文件，可以采用精讀原文、舉辦講座、書面問答、知識競賽等多種形式，使機關各部門和人員增強檔案意識，讓檔案工作者和檔案運用者形成共識、交流順暢。

2.2 建立檔案材料收集的上交規章制度

要根據檔案有關法律、法規的要求，結合本系統、本單位的實際情況，制定有關檔案材料收集和上交的明文（如“辦法”、“規定”），明文下達指令實施，檔案管理各崗位的職責、檔案材料的范圍、檔案材料收集和上交時限、檔案材料的基本要素，保持檔案材料完整性和系統性的要求，將檔案收集工作作為單位工作流程的一個節點，納入各部門年度績效考核的標準中，并占一定的分值來約束收集和上交檔案材料的工作質量。

此明文應與本系統、本單位已有的文件，如行政管理、文書管理、計劃管理、資產財務管理、勞動人事管理、生產和基建管理、質量管理、環境與安全管理、科研與開發管理等文件具有相容性。

為了明確文件的有效實施，須成立以主管領導為首的領導小組，運用PDCA（策劃、實施、檢查、處置）管理模式，對文件實施效果進行動態管理，定期檢查和考核相關部門、人員在檔案收集和上交工作中所取得的業績，獎優罰劣。并基于實施情況，及時改進管理方法（包括對已有文件的修訂），使檔案材料收集和上交工作，實現良性循環，不斷進步。

2.3 創新檔案材料收集的工作方法

檔案管理人員須進一步發揮主觀能動性，自覺、主動地介入項目招投標、合同簽訂、工程竣工驗收、設備開箱驗收、科研成果和產品性能鑒定會等，深入現場，把生動的現場素材轉化為檔案材料，必要時采訪事件當事人，建立“口述檔案”。協助相關單位、部門策劃材料歸檔步驟，提出材料的系統性和完整性的要求。未雨綢繆，保證檔案材料的質量和上交速度。

利用“互聯網”的原理，建立一定范圍內檔案館藏網絡和微信群，加速信息傳遞和提高館藏檔案的利用效率。通過辦公自動化（OA）或OA與檔案系統相結合實現文檔一體化管理。

在符合保密條例的條件下，上網查找館藏檔案，開展網絡閱讀和遠程閱讀檔案，以更好地發揮檔案應有的效能。

參考文獻

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