基于建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理的幾點(diǎn)建議

韋慶娥

摘 要：隨著社會主義進(jìn)程的不斷加快，我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，檔案管理工作也隨著社會的發(fā)展出現(xiàn)了很多新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，而受傳統(tǒng)檔案管理工作理念的束縛，現(xiàn)代檔案管理工作實(shí)踐之中新的問題與挑戰(zhàn)日益突顯。因此有效提升檔案管理水平既是社會發(fā)展的需要，更是檔案事業(yè)發(fā)展的根本保證。

關(guān)鍵詞：信息社會;檔案管理;制度建設(shè);方法理念

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中最難實(shí)施的一個(gè)環(huán)節(jié)就是項(xiàng)目檔案的收集工作，對此每個(gè)項(xiàng)目檔案管理人員都有切身的體會。為此，我們采取了很多措施來提高項(xiàng)目檔案的收集效率，制定了相關(guān)的制度、參與合同制定、參加開箱驗(yàn)收等過程節(jié)點(diǎn)、進(jìn)行宣貫培訓(xùn)等，但現(xiàn)實(shí)效果總是與預(yù)想存在一定的差距。造成這種情況有很多客觀原因——項(xiàng)目數(shù)量多、投資金額大、建設(shè)周期長、項(xiàng)目建設(shè)過程復(fù)雜、涉及的檔案門類多、項(xiàng)目檔案管理人員少等，另外項(xiàng)目相關(guān)進(jìn)展消息滯后，也使得項(xiàng)目檔案工作較為被動，客觀原因很難改變。如何在現(xiàn)有條件下改善項(xiàng)目檔案的收集狀況，提升項(xiàng)目檔案管理水平，就是我們每個(gè)項(xiàng)目檔案管理人員需要思考的問題。

1 信息化檔案建設(shè)存在的問題

1.1 檔案信息化程度不高

隨著工業(yè)化的快速發(fā)展，工程建設(shè)如火如荼，由于建設(shè)單位、施工企業(yè)的檔案管理意識淡薄，再加上工程項(xiàng)目的周期相對較長，因此檔案的收集管理變得更為困難。一是建設(shè)單位信息化意識淡薄。在檔案收集過程中目前依然以紙質(zhì)為主，信息化建設(shè)水平低。工程建設(shè)過程中生成的聲像、音頻、圖片、視頻等檔案收集管理不全，工程項(xiàng)目建設(shè)的全周期檔案記錄不完整，檔案收集形式單一與信息化檔案建設(shè)不能很好地匹配。二是工程檔案信息化管理的制度建設(shè)不夠完善，當(dāng)前檔案的收集整理仍然以傳統(tǒng)方式為主，信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢，缺乏頂層設(shè)計(jì)。三是檔案收集嚴(yán)重滯后。工程項(xiàng)目在建設(shè)過程中很多企業(yè)沒有及時(shí)收集整理檔案資料，造成檔案流失、不全、缺損，很多施工企業(yè)在竣工后再突擊補(bǔ)齊檔案資料。

1.2 檔案信息化的平臺建設(shè)水平較低

當(dāng)前檔案的信息化實(shí)現(xiàn)借助互聯(lián)網(wǎng)、新媒體等便捷工具，很多檔案管理部門、建設(shè)單位處在探索階段，信息化平臺建設(shè)還不夠完善，在人機(jī)交互、遠(yuǎn)程監(jiān)督、云檔案存儲、在線指導(dǎo)、開發(fā)利用等方面存在很多問題。移動客戶端的便捷在檔案行業(yè)發(fā)展緩慢，未能很好地利用其便捷性。企業(yè)普遍缺乏實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化的硬件設(shè)備，沒有意愿投入資金購買相關(guān)設(shè)備，這在一定程度上也制約了工程檔案信息化的實(shí)現(xiàn)。

1.3 檔案的信息化建設(shè)人員素質(zhì)不高

檔案信息化建設(shè)中缺乏高素質(zhì)的人才，建設(shè)企業(yè)的檔案管理人員流動大，普遍存在專業(yè)人才欠缺的現(xiàn)象，年輕人對檔案工作重視不夠，認(rèn)為檔案工作不能發(fā)揮其潛力。檔案管理人員缺乏規(guī)范的培訓(xùn)，對信息化檔案缺乏足夠的認(rèn)識，使得信息化檔案建設(shè)不能很好地推廣應(yīng)用，依靠傳統(tǒng)的方式管理檔案已不能滿足當(dāng)前的檔案工作需要。很多企業(yè)的檔案管理還停留在手工管理階段，無法滿足信息化管理的新要求。

2 當(dāng)前信息化檔案建設(shè)的措施

2.1 重視檔案信息化建設(shè)

首先，應(yīng)制定信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。作為檔案管理部門應(yīng)當(dāng)依照國家、地方、行業(yè)的法規(guī)和規(guī)范制定符合當(dāng)?shù)氐臉?biāo)準(zhǔn)規(guī)范，采用統(tǒng)一的檔案整理目錄、統(tǒng)一的檔案整理模版、統(tǒng)一的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格執(zhí)行，督促企業(yè)認(rèn)真落實(shí)。其次，要加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)。在工程建設(shè)的全周期實(shí)行監(jiān)督指導(dǎo)，主動宣傳檔案信息化的優(yōu)點(diǎn)，通過開展培訓(xùn)、咨詢、進(jìn)入工地指導(dǎo)等多種渠道開展檔案信息化建設(shè)工作。通過培訓(xùn)讓工作人員在思想上樹立工程檔案信息化的重要性意識，切實(shí)體會到信息化在管理和利用工程檔案中的優(yōu)勢。最后，企業(yè)要認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)規(guī)范。作為建設(shè)單位、施工單位等工程項(xiàng)目的參與者應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

2.2 健全檔案管理制度，壓實(shí)檔案管理責(zé)任

建全的檔案管理工作組織與完善的檔案管理制度是檔案管理水平不斷提高的前提與保障，健全的檔案管理制度，能夠有效推進(jìn)檔案管理的責(zé)任落實(shí)。隨著社會的進(jìn)步，檔案管理工作對時(shí)代發(fā)展的影響日趨重要。因此，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，不斷健全與完善新時(shí)期檔案管理相關(guān)制度機(jī)制，以制度建設(shè)來不斷規(guī)范檔案管理工作人員，不斷推動檔案管理工作更加適應(yīng)社會發(fā)展需要。在過去傳統(tǒng)的檔案管理實(shí)踐中，檔案管理工作重視程度不夠、檔案管理制度不健全、檔案管理制度落實(shí)不到位的現(xiàn)象尤為突出，導(dǎo)致一些檔案管理人員對自己的本職工作重視程度不夠，在檔案管理工作中出現(xiàn)了檔案收集不全、整理不善、檔案借閱不按流程辦理等現(xiàn)象，檔案材料失去了其本身的真實(shí)性與完整性，不能為社會的發(fā)展提供有效、完整的信息，失去了檔案管理在社會發(fā)展中應(yīng)有的價(jià)值。

2.3 加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理能力

管理中最重要的因素是人的因素，檔案管理工作也同樣如此。在檔案管理工作實(shí)踐中，相關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)水平與自身素質(zhì)對檔案管理工作的開展非常重要，檔案工作人員的責(zé)任意識和工作理念對檔案管理的效率與質(zhì)量影響也非常重要，也是真正實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。因此，不斷提高檔案管理人員的思想認(rèn)識，加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)是新時(shí)期檔案事業(yè)快速、健康發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。因此，在檔案管理工作實(shí)踐之中，我們應(yīng)該從新時(shí)代檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，依據(jù)社會發(fā)展對檔案管理工作不同崗位提出的新要求，堅(jiān)持“立足實(shí)際、以用促學(xué)、按需培訓(xùn)”的教育方針，立足新時(shí)期檔案管理案例分析的基礎(chǔ)，有效開展分層次、多形式的檔案管理專業(yè)知識與檔案管理新方法、新理念的教育培訓(xùn)活動，使廣大的檔案管理人員在工作中及時(shí)對相關(guān)學(xué)科知識進(jìn)行有效補(bǔ)充與更新，全面提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和檔案管理業(yè)務(wù)能力，有效解決檔案管理過程中遇到的新問題，真正提高檔案管理工作的效率，確保檔案管理材料準(zhǔn)確、齊全、安全。

3 結(jié)語

信息化時(shí)代的高速發(fā)展為檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)，也提供了機(jī)遇。作為項(xiàng)目檔案管理人員責(zé)任重大、使命光榮、任重道遠(yuǎn)，我們要勇于迎接挑戰(zhàn)，抓住機(jī)遇，多思考、多嘗試、多實(shí)踐，力爭為項(xiàng)目檔案管理水平的全面提升貢獻(xiàn)自己的力量，展現(xiàn)時(shí)代擔(dān)當(dāng)。

參考文獻(xiàn)

[1]湯永華.項(xiàng)目資料歸檔過程控制管理系統(tǒng)的建設(shè)[J].機(jī)電兵船檔案，2019（3）：48-50.

[2]楊建軍.企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)制度體系架構(gòu)之我見[J].機(jī)電兵船檔案，2019（3）：11-16.

[3]陳水湖.“智慧院所”建設(shè)對檔案資源建設(shè)的影響及對策研究[J].機(jī)電兵船檔案，2018（1）：25-29.