創新企業人事檔案管理工作的舉措分析

摘 要：企業人事檔案管理工作，在企業管理中占據重要位置。本文主要對企業人事檔案管理工作存在弊病加以分析，并從多方面對企業人事檔案管理工作創新之策進行研究。只有這樣，企業傳統人事檔案管理工作才能得到優化，對提升企業工作效率具有重要作用。

關鍵詞：人事檔案;創新管理;工作分析

伴隨著經濟發展與社會進步，市場內部的競爭環境愈演愈烈，企業如何在復雜的社會背景環境下持續發展，不僅是企業工作難點，更對企業的經營與管理提出全新要求。對于企業的管理工作來說，企業內部人事檔案管理工作為企業管理重要構成部分，甚至在一定程度上人事檔案管理工作決定著企業未來發展。

簡單來說，企業之間的持續競爭為人才競爭，在企業的管理工作中，強化企業的人事檔案管理工作，可以準確記錄不同人才簡歷、職務與學歷、升職等重要信息，亦能在文字上直觀呈現不同人才優勢，對企業發展極為有利。但是傳統企業人才管理工作應用時間較久，如何在新時代發展背景之下做好企業的人才管理工作，不僅是企業管理工作難點，亦是本文重點研究內容。

1 企業人事檔案管理工作存在的弊病

1.1 人事檔案管理工作未得到重視

人事檔案管理工作并不能為企業帶來直觀經濟效益，此種現象勢必會導致企業的相關管理人員忽視企業人事檔案管理工作。對于部分企業來說，由于企業的人事檔案管理工作人員更換頻繁，甚至會出現無檔案管理人員“空窗期”[1]，致使檔案管理工作呈現混亂局面。一旦出現此種問題，企業人事檔案管理工作不僅難以發揮自身作用，甚至會導致企業管理工作出現諸多脫節問題。例如，部分企業員工基本資料遺失、損毀等，這些數據信息一旦出現遺失，難以證明企業職工的入職信息，很容易影響企業職工基本薪資、福利，甚至在出現人員變動時影響企業員工養老保險續交等問題。再加上企業管理人員不重視人事檔案管理工作，影響企業人事檔案管理工作人員的積極性，部分企業的人事檔案管理人員甚至認為檔案管理工作無關緊要，在其崗即使出現“小差錯”，只需發現時及時修正即可。此種管理現象及思想如不能得到及時解決，企業人事管理工作質量難以提升，更不能在企業工作中，充分發揮自身工作重要性。

1.2 人事檔案管理無完善制度

現代企業發展極為迅速，但是部分企業管理制度并沒有結合時代迅速發展背景對自身工作不足之處加以優化，甚至很多企業的人事檔案管理工作依舊停留在傳統管理方式中，沿襲傳統管理模式;再加上企業發展迅速，原本手工人事檔案管理工作難以適應企業發展變化需求，從而導致企業人事檔案管理工作質量不斷下降。例如在傳統企業人事檔案管理工作中，因企業人事檔案管理制度不夠完善很容易導致職責混淆不清，部分工作人員在企業人事檔案管理工作中不能主動承擔自身工作職責，在具體人事檔案管理工作中出現相互推諉現象，出現“無責任人”[2]問題。對造成此現象原因加以分析，主要源于人事檔案管理制度不完善，不能在企業管理工作中對人事管理工作加以約束。管理制度不完善、管理方式落后，勢必會影響企業人事檔案管理工作優化。

2 企業人事檔案管理工作的創新之舉

2.1 強化人事檔案管理工作意識

在企業的人事檔案管理工作中，應提升企業管理者人事檔案管理意識，確保企業管理者能夠充分意識到人事檔案管理工作重要性。首先，作為企業管理人員，應不斷提升自身綜合素質，為企業工作做出表率，不斷學習新知識、掌握全新管理方式，并為企業內部不同崗位工作人員創建交流與學習空間。只有企業內部正確認知人事檔案管理工作重要性，才能在具體工作中提升人事檔案管理工作、充分調動人事檔案管理工作人員積極性。因此在具體工作中，應做好人員培訓工作，企業可以聯合培訓部門結合檔案管理工作最新變化，在工作中從制度、方式、設備使用等多種角度對企業檔案管理人員進行培訓。同時，在培訓前，應制定完整的培訓計劃，有意識強化企業人事檔案管理工作概念，確保人事檔案管理工作者明確自身工作重要意義。最后，企業管理者應以本次培訓為重點，在培訓完成后制定考核內容，以小組競賽活動創建“檔案管理小能手”，在活動中將培訓人員分為不同小組，在設備使用、理念掌握多方面進行考察。在活動中不僅能提升小組合作能力，更能根據競賽成績對培訓結果進行檢驗。

2.2 構建管理制度應用全新管理方式

企業人事檔案管理制度是規范企業人事檔案管理工作開展的重要基礎。在人事檔案管理制度細則構建過程中，應明確企業人事檔案管理工作人員的自身責任與義務，規范企業人事檔案管理工作收集、整理、存檔等具體管理流程。嚴格的人事檔案管理流程，能夠為企業人力資源管理工作提供精準數據，只有這些數據精準、有效、及時才能作為企業工作薪資待遇、獎懲，職級調整等依據，從而對企業內部結構進行優化調整，實現企業管理“以人定崗”，而不是“以崗定人”[3]。

最后在企業人事檔案管理工作中，所存在的管理方式落后。要想進一步提高企業人事檔案管理效率，企業應主動結合互聯網技術，將企業人事檔案管理工作與互聯網技術結合到一起，將傳統紙質檔案管理方式，逐漸轉換為“云”管理模式。簡單來說，就是借助人事檔案管理系統，此舉不僅能提升企業人事檔案管理工作質量，更能借助云檢索等相關功能跨時間跨區域查找所需人事檔案，從而實現人力資源共享，提升企業內部人事檔案管理效率與服務水準。

3 結束語

對當前企業人事管理工作進行綜合考量，企業的人事管理工作在企業迅速發展過程中并沒有得到充分重視。因此，針對企業人事檔案管理制度不完善問題，在具體工作中企業一定要引入全新管理觀念并結合企業內部實際情況，構建完整的企業管理制度。只有結合多方面因素，對企業人事檔案管理工作加以優化，才能提升企業人事檔案管理工作效率，進一步為企業發展服務。

參考文獻

[1]馬靜媛.人事檔案數字化管理分析[J].信息與電腦（理論版），2019，31（23）：221-222.

[2]閔定碧.新時期事業單位人事檔案管理創新路徑分析[J].辦公室業務，2019（21）：137-138.

[3]蘇燕.網絡環境下企業人事檔案管理現代化淺析[J].勞動保障世界，2019（24）：65.

作者簡介

吳安英（1980-），女，漢，江蘇省無錫市，本科，畢業于長沙理工大學，研究方向：檔案學。