電子檔案與紙質檔案的管理與發展

向江玲

摘 要：伴隨經濟社會的高速發展，科學技術日新月異，信息技術獲得了極大的提升，計算機網絡技術已經走進了千家萬戶，對人們的生產生活以及工作學習等各個方面產生了巨大影響，同時，也深刻地影響到社會各行業的發展模式，檔案管理與發展也不可避免的在其影響范圍之中。下文在分析檔案管理基本概念與內涵的基礎上，探討分析電子檔案與紙質檔案存在的優點與缺點，并對電子檔案與紙質檔案管理與發展的重要性進行深入分析，提出一些意見與建議，希望能為相關工作人員提供一定的參考作用。

關鍵詞：檔案管理;紙質檔案;電子檔案;管理與發展

當前，經濟社會發展飛快，信息技術高速發展以及計算機與互聯網技術的快速普及，互聯網+異軍突起，在社會當中有很多新的，這些深刻影響到社會當中各行業的生產與發展。而檔案管理工作是一項非常重要的管理工作內容，在社會經濟發展進程中發揮著重要的作用，但是傳統的紙質檔案管理方式伴隨當前信息化的高速發展，其存在的一些弊端不斷顯露出來，發揮電子信息技術以及互聯網技術在檔案管理中的作用，能夠更好的應對傳統檔案管理工作存在的弊端，提升檔案管理效率與質量，實現電子檔案與紙質檔案的并存發展。

1 檔案管理工作概述

檔案管理，又有檔案工作之稱，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。這項工作具有突出的管理性特點，而且還具有服務性與政治性的特征。其工作內容主要涉及檔案收集整理，鑒定檔案價值，對檔案進行保管、編目、檢索、統計以及檔案編輯與研究，檔案利用等，雖然檔案管理的環節眾多，但是這些步驟有時不是必須的，可以依照具體實際工作需求合理的刪減與調整，有些檔案管理涉及六個管理步驟，包括基礎和利用兩大部分。從檔案管理的發展歷程來看，是有一個由非獨立系統到獨立系統、由簡單管理到復雜管理、由經驗管理到科學管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統到開放系統的這么一個過程。

2 電子檔案和紙質檔案的優缺點分析

2.1 紙質檔案的優缺點分析

對于紙質檔案，主要是指通過紙張來記錄檔案信息，或者其他能夠被人直觀感受固化在某種物質上的檔案信息，而這種檔案信息的媒介是通過字跡來實現的，信息載體彼此聯系，除非是遭受特大不可抗力自然災害或者人為災害發生時會遭受破壞外，紙質檔案可以永久地進行保存。在檔案管理工作中紙質檔案是非常重要的，也是最原始與傳統的方式，在長久的發展過程當中逐漸傳承下來，其優點非常突出，主要體現在真實性與原始性方面，紙質材料在紙質檔案中都是第一手重要的資料，原始性非常突出，同時在整理與添加檔案過程當中，紙質檔案信息有著明顯的時間先后順序，而且存在某種邏輯性，有跡可尋，有據可查，這樣能夠大大降低人為因素進行篡改或者偽造，有著極高的真實性與可信賴性。

但是對于紙質檔案而言，除了優點之外，也存在一些弊端，特別是當前伴隨經濟社會的高速發展，紙質檔案存在的不足被顯露出來，紙質檔案涉及很多環節，如收集、整理以及查閱等，耗時耗力非常不便，而且紙質檔案保存過程當中會受到很多自然災害和人為因素帶來的破壞，如地震、火災、風化、戰亂等，會導致紙質檔案發生損壞或者遺失，破壞紙質檔案的第一手資料價值，引發巨大的損失。

2.2 電子檔案的優缺點分析

電子檔案是在國家相應標準下，通過掃描、上傳等相關技術手段，有效轉化紙質檔案信息，使其形成數字文本或者圖像，再轉化紙質檔案為數字化檔案過程當中，必須要在國家相關規范程序下嚴格進行，這樣安全備份工作充分做好，同時，還要充分確保紙質檔案和電子檔案信息，二者之間的統一性，才能保證檔案的真實性與可用性，紙質檔案在進行數字檔案轉化過程當中，保留了檔案信息的真實性，同時，對檔案管理工作起到了重要的推動作用，其效率和質量也得到逐步增強，能夠更加便攜化的開展檔案的整理、修改以及檢索等。但是不能過度的將紙質檔案轉化為數字檔案，這樣，紙質檔案原有的真實性憑據性和歷史質感將會消失。

但同時對于電子檔案而言，也存在一些缺點，與紙質檔案相比，電子檔案的真實性相對而言，沒有紙質檔案更加真實，有時難以保證檔案信息的真實性。電子檔案信息管理過程當中是通過信息技術手段和互聯網等先進的技術，來為各個地域和人群提供自由查看于翻閱的功能，電子信息管理系統以及信息系統是實現這些功能的重要前提，與傳統的紙質檔案相比存在很大的不同，不是在特定場所進行保存，開放性比較明顯，這樣一來，增加了信息篡改的發生概率，同時，計算機系統在保存與傳播電子檔案信息過程當中，還存在很多黑客攻擊以及盜取檔案信息的不法行為，再加上系統本身存在的不穩定性，病毒感染等因素影響，會對檔案管理工作造成很大阻礙，影響檔案管理的真實性與可用性。

3 電子檔案與紙質檔案的管理與發展

3.1 紙質檔案和電子檔案并存的重要意義

新時期在進行檔案管理工作當中，要實現電子檔案與紙質檔案的并存發展，不僅要加強紙質檔案的保存，同時，還應當加強電子化檔案保存，通過這兩種形式來實現對檔案的更好管理，同時，在檔案管理過程當中，必須要保證紙質檔案與電子檔案信息一致性，彼此相互對應，不論是通過哪種形式，都可以及時的查閱檔案信息，從而將紙質檔案與電子檔案管理的優點充分融合，有效降低單一檔案管理形式存在的不足，紙質檔案由于能夠長久地進行保存所以其真實性與原始性非常突出，而電子檔案可以規范的進行保存，檢索查找非常方便，因此，實現二者的并存發展，是檔案管理工作今后的重要發展方向。

雖然當前數字化檔案管理是重要的發展趨勢，但是，相關檔案管理部門在進行檔案管理過程當中，應當對紙質檔案保存給予充分的重視，這是檔案管理最原始的資料，體現的檔案管理的真實性與可靠性，而且紙質檔案能夠長時間進行保存，遠比電子檔案的載體如U盤、CD等可保存年限更長。

3.2 增強紙質檔案與電子檔案并存發展的建議

首先，要采用“雙套制”管理，兩種檔案形式分別建檔，確保資料真實客觀。如果不采取有效措施，保證電子檔案和紙質檔案的一致性，那么電子檔案將一文不值，這是檔案最基本的真實性決定的。其次，強化規章制度約束和責任落實，嚴防可能出現的檔案疏漏、遺失甚至造假。最后，就是做好檔案涉密工作，嚴防黑客網絡攻擊造成電子檔案的丟失、被盜等非安全狀態。要合理確定檔案密級，加強檔案管理相關人員的教育培訓力度，采取網絡技術加密，根據工作實際需求合理設置相關管理人員的權限。

4 結語

綜上所述，紙質檔案和電子檔案各有自己的優缺點，要想高質量做好新形勢下的檔案管理工作，必須將二者結合起來，充分發揮它們各自的優點，規避各自的缺點，互為依托、優勢互補、形成強大合力，共同推動檔案管理工作再上新臺階。

參考文獻

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