檔案信息化建設存在的問題及對策

摘 要：信息技術推動檔案管理向信息化發展，但是在此過程中我們要認清影響檔案信息化管理的因素，掃除檔案管理信息化的障礙，以保證檔案信息化管理建設的順利開展。檔案信息化管理能將實體的檔案以數字化形式進行保管和留存，實現檔案的長期管理，方便檔案使用人進行查閱，能實現檔案資源有效共享。

關鍵詞：檔案管理;檔案信息化;思考

加強檔案信息化建設，是檔案工作的重要組成部分，是檔案部門服務經濟社會信息化的具體體現。近年來，檔案管理正逐步實現數字化、信息化。把握和守住檔案信息化建設的一些前沿關口，對解決現階段檔案信息化工作存在的一些問題意義重大。

1 檔案信息化建設的意義

1）強化信息服務的網絡化、多元化。建立統一的檔案信息訪問平臺后，數字化的檔案用戶包括黨政、組織、人事、科研等職能部門，可以在OA辦公系統的環境中從事日常業務工作，不但能快速進行網上邏輯歸檔，還能通過訪問檔案館的網站快速查找存放于不同型號服務器和操作系統中的檔案信息。

2）加強特色檔案資源的挖掘和宣傳。特色檔案包括兩部分：一部分是館藏獨有的文字類檔案，另一部分是反映本單位重大活動的聲像檔案。任何一個單位的檔案館都以本單位形成的檔案作為主要保管對象，這些檔案具有自身的特殊價值，將其挑選出來進行數字化轉換并形成特色專題數據庫是應優先考慮的。這樣既可滿足本單位的需求，也能宣傳館藏資源，從而確保了數據庫的唯一性和共享優勢，同時也提高了數字化效率，規避了重復建設。

3）加強職能部門管理的規范化。從管理學角度來看，數字檔案館將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來，通過網絡，專兼職檔案管理人員可以跨越時間、地點去立卷歸檔，進行協同工作，使得檔案信息的傳遞更加快捷，檔案管理流程得到優化，檔案館和各職能部門的協作得以加強，大大提高了工作效率。

2 檔案信息化建設存在的問題

1）對信息資源的運用存在錯誤觀念。對信息化資源的運用存在錯誤觀念也是影響檔案信息化建設的主要因素，不利于檔案管理水平的提高。傳統的檔案管理觀念認為，只要將檔案收集整理好，并入館進行保存，便于查閱即可。但是信息化檔案建設的核心是實現檔案的共享，主要是在檔案留存的基礎上進行資源利用，以實現檔案的最大價值。但部分檔案管理人員的觀念還放在檔案的管理上，不注重檔案資源的有效利用，使檔案管理效率低，無法實現檔案的最大價值。

2）對檔案信息化建設缺乏認識。檔案信息化管理是檔案管理方式的革新，是檔案管理的未來發展趨勢，有利于檔案長期管理，有利于檔案資源的查詢和共享。但部分檔案管理人員對檔案信息化管理認識不足，不了解信息化對檔案管理的重要性。信息技術對檔案管理的影響主要體現在：一是利用信息技術可以提高檔案管理效率，提高檔案管理部門的職能效率;二是檔案管理信息化建設利于檔案的查詢，在提高管理人員工作效率的基礎上為檔案需求人員提供便利;三是檔案信息化管理有利于檔案的共享，能實現檔案管理的價值。但是，由于部分檔案管理人員未認識檔案信息化建設的價值，阻礙了檔案信息化建設的進程，影響了檔案管理效率與便利性。

3 提高檔案信息化建設的相關對策

1）信息化平臺建設。實現文件的全流程管理。構建統一的技術平臺和應用系統，確保標準、規范和技術實現的一致性，降低管理成本。并且實現自定義各檔案門類的各業務環節（歸檔、移交與接收、保存）的檢測項目、原數據的檢測規則、檢測控制環節。各單位之間在查閱權限和審批權限體系下，實現遠程查檔。根據發布級別的不同可以查看權限范圍內的電子檔案。如申請者所屬權限與檔案權限不相符，可發起對應借閱流程。業務平臺文件歸檔全流程化、模塊化，監督審核規范化，由檔案館管理人員設置電子文件管理系統的工作審批流程，從而最大限度節省時間及人工成本。

2）完善檔案信息化監督制度。完善的檔案信息化監督制度能夠保障檔案管理信息化過程獲得制約和監督，保證其過程是符合法律法規規定的范圍內。完善監督制度能夠調動起檔案管理工作人員的工作積極主動性，培養出檔案管理工作人員的創新意識，從而提高檔案資料的信息安全水平。單位一定要充分應用內外部的監督，讓二者良好的結合、補充以及合作，及時準確地掌握好檔案管理信息化中存在的威脅，之后調整錯誤的做法，保證可以建設出一個高效安全的檔案管理信息化系統。

3）提高檔案管理人員的信息化素質。檔案管理人員的信息化素質決定了檔案管理信息化建設與管理的水平。首先，要聘請具有檔案管理專業能力的人員進行檔案管理工作，使其在完成檔案信息接收、存儲的基礎上對檔案格式進行修改，并按照檔案信息化管理制度進行檔案管理。其次，加強檔案管理人員的技術技能培訓，使其管理與時俱進，在增進業務技能的基礎上提高服務質量。

4）建立實用的檔案信息網站。嚴格根據實際情況，建立實用的檔案信息網絡，這是檔案管理信息化建設的重要途徑。檔案信息網站具體功能有：利用網頁形式給有關工作者提供檔案信息服務，展開網上查詢、整理與下載電子檔案與其它的瀏覽使用服務。建立實用的檔案信息網站作為實現檔案管理信息化的主要手段。所以，為了更好地提高建設檔案信息化的能力，就要不斷增強對檔案信息化的建設能力，加速對檔案信息資源的共享。這樣一來，才能讓檔案管理工作與新時期檔案網絡化管理的發展趨勢相吻合，才能夠推進檔案管理信息化建設工作。另外，還需要主動聯系國內外具有較強技術實力的軟硬件公司，打造出一整套可以適應發展的檔案管理操作系統，進而提高檔案信息更新換代的頻率，充分滿足對數據信息有效使用和管理的目的。

4 結語

在信息化時代，檔案管理信息化是檔案管理的必然趨勢，能有效提高檔案管理水平，豐富檔案信息資源，保證檔案采集與歸檔的真實、科學、專業，最終提高檔案管理質量與水平。

參考文獻

[1]孫蓮荷.檔案信息化建設與檔案管理探析[J].中國管理信息化，2018，21（22）：151-152.

[2]李新路.檔案管理信息化建設探究[J].黑龍江科學，2018，9（21）：146-147.

作者簡介

楊金玲（1975-），大學，在山東省臨沂市費縣交通運輸局工作。