檔案信息化管理的發展過程及現狀

左希健

【摘要】現階段，我國各行各業都開始進行檔案信息化管理模式的轉變，但就檔案信息化管理工作而言，仍存在一些問題和不足，需要進一步完善和提高。本文就檔案信息化管理進行全面探討和研究，并針對當前管理現狀提出了合理的改善措施，希望為我國檔案信息化管理水平的提升有所幫助。

【關鍵詞】檔案;信息化管理;發展過程;現狀

隨著管理水平的不斷提升，信息化管理模式成為當前管理工作的重要手段，同時對工作效率的提升起到了十分顯著的推動作用。檔案信息化管理，其核心在于檔案保存方式的轉變，也就是以數字信息化存儲方式取代傳統實物存儲，這種存儲方式的轉變有助于檔案資源的整合及共享，從而進一步發揮檔案資料的服務價值。同時以數字信息化存儲方式方便檔案資料的尋找與查閱，其存儲不受空間與時間的制約，因此有助于檔案管理質量和效率的全面提升，在檔案資料成倍增長的今天，有助于檔案管理的現代化發展。

一、檔案信息化管理概述

（一）檔案信息化管理概念。所謂檔案信息化管理，是以信息化管理模式開展檔案資料的管理工作，并以此促進檔案管理工作質量和效率的提升。隨著社會的不斷發展與進步，傳統檔案資料管理工作已無法滿足時代發展需求，同時在信息技術的推動下，傳統紙質檔案開始向數字化信息形式轉變。檔案存儲形式的改變，給檔案管理工作帶來了本質性轉變，而這種檔案信息化管理模式相比過往具有明顯的應用優勢，如檔案收集整合更加方便，同時檔案資料的查找與利用也更加便利。由此可見，檔案信息化管理具有更高的應用價值和發展空間，是現代檔案管理工作的重要發展方向。

（二）檔案信息化管理的應用價值。相比傳統檔案管理模式，檔案信息化管理具有十分凸顯的應用價值，并促進檔案管理水平的全面發展和提升。首先，檔案信息化管理服務水平更高。由于檔案信息化管理基于數字化檔案資料，因此檔案資料在收集與整合時更加便捷高效，同時通過信息技術還能實現檔案資料信息的共享，因此通過信息化管理能夠最大程度上發揮檔案資料的服務價值。其次，檔案信息化管理還能有效降低管理成本，一方面檔案信息化管理的虛擬性特征不再需要大量紙張及存儲空間，在硬件需求上節省了可觀的成本投入;另一方面，檔案信息化管理工作一定程度上降低了人力勞動強度，因此有助于檔案管理成本的降低。

二、檔案信息化管理發展過程

檔案信息化管理是伴隨著信息技術進步逐步發展形成的一種管理模式，因此檔案信息化管理與信息技術有著十分密切的聯系。我國檔案信息化轉變最早可追溯到上世紀八十年代，直至今日，檔案信息化管理模式已經具備了較為完整的管理體系，其發展過程可以從以下兩個角度加以概述：

（一）技術層面。從技術角度來看，檔案信息化管理離不開信息技術的支撐，因此我國檔案信息化管理水平與信息技術發展成正比關系。近年來，隨著計算機信息技術及網絡信息技術的飛速發展，檔案信息化管理也逐步實現了由微觀到宏觀、由局部到整體的轉變，特別是在檔案信息存儲的安全性、檔案信息共享性及人機交互性等方面實現了質的提升，由此也為檔案信息化管理模式的轉變奠定了堅實的技術基礎。目前，檔案信息化管理平臺逐步發展成熟，為檔案資料的整合與共享創造了便利的技術條件，同時也標志著我國檔案信息化管理的科學化與規范化發展。

（二）政策層面。隨著檔案信息化管理社會價值及經濟價值的日益凸顯，我國政府部門也愈加重視檔案資料的信息化轉變，同時也制定了一系列政策措施推動相關工作的科學有序開展。例如為推動檔案信息化建設，國家檔案局制定并出臺了檔案信息化政策文件《全國檔案信息化建設實施綱要》，這份文件的提出標志著我國檔案信息化管理模式的規范化發展。同時，我國各級政府部門都對檔案信息化建設工作制定了短、中、長期發展規劃，并實施了一系列鼓勵性政策及資金支持，為檔案信息化管理工作的順利開展注入了強有力的政策支撐。

三、當前檔案信息化管理中存在的問題與不足

（一）檔案信息化管理有待規范。現階段，我國檔案信息化管理雖然取得長足進步，但從整體發展角度來看，仍存在許多不足，其中檔案信息化管理不規范是制約管理水平進一步提升的重要影響因素。一方面，檔案信息化管理并未形成一個統一的管理標準，不同地區檔案信息化管理存在巨大差異，這在一定程度上限制了檔案信息化建設水平的提升。另一方面，檔案信息化管理不規范，造成檔案信息化轉變形式復雜多樣，檔案信息資源在共享服務方面受到諸多影響，限制了檔案信息化管理功能的有效發揮。

（二）檔案資料信息化技術不足。從技術角度來講，現階段我國檔案信息化管理工作仍面臨著一定的技術難題，使得檔案資料數字化轉變十分困難。由于檔案資料種類十分復雜，包含文字、圖標等多方面內容，而在檔案資料信息化轉變時如果缺乏有效錄入技術，會大大增加檔案信息收集與整合的難度。在實際檔案資料數字化轉變過程中，由于技術問題，常出現復雜多樣的編碼，給檔案資料信息化管理工作帶來嚴重困擾。此外，信息化技術不足還會降低檔案資料的整體性，不利于檔案信息化管理工作的有效開展。

（三）檔案信息化管理發展不均衡。檔案信息化管理是當今信息技術發展帶來的技術轉變，同時也是大數據時代背景下的歷史必然需求。但由于檔案信息化管理與信息技術及相關設備有著緊密聯系，因此在檔案信息化管理推廣和普及過程中會受到經濟發展水平的制約。目前，我國檔案信息化管理工作主要集中于經濟發達地區，而在經濟相對落后的區域受經濟能力和技術水平的制約，檔案信息化建設水平仍相對較低，無法全面有效開展檔案資料數字化轉變，如此便給檔案信息化管理應用價值的發揮帶來一定影響。

四、提高檔案信息化管理水平的有效措施

（一）構建統一規范的檔案信息化管理模式。檔案信息化管理作為新興管理技術，必須構建科學規范的發展模式才能推動管理水平不斷提升與進步。首先要實現檔案信息化管理的規范化發展，明確檔案資料數字化轉變形式和標準，為檔案信息化管理工作的開展奠定堅實的基礎。這里要求不同行業或領域都應按照統一標準開展檔案信息化管理，由此提高檔案資源的有效整合與利用。其次，還要完善檔案信息化管理制度，對檔案信息化管理工作內容進行細致分類，明確管理要求與準則，由此提高檔案信息化管理質量。

（二）加快檔案信息化管理技術升級與創新。作為現代信息技術的產物，檔案信息化管理工作必然離不開先進技術的支持。現階段，我國檔案信息化管理仍處于發展階段，特別是檔案資料數字化轉變技術仍有待完善與提升，如此一定程度上制約了檔案信息化管理水平的提升。一方面，要積極引進國外先進檔案信息化管理技術，學習和吸收國外先進管理經驗，由此促進我國檔案信息化管理水平的提升;另一方面，要注重我國信息化管理技術的創新，不斷加大相關科研力度，鼓勵技術創新，由此實現我國檔案信息化管理工作的創新發展。

（三）改善檔案信息化管理條件及扶持力度。為充分發揮檔案信息化管理的作用及價值，還需要進一步推廣和普及檔案信息化管理模式，從整體上提高我國檔案管理的水平和質量。首先，國家公共服務職能部門要盡快落實基層單位檔案信息化管理模式的轉變，不斷增加信息化技術及相關硬件投入力度，推動落后地區檔案信息化管理水平的提升。其次，相關部門還要注重檔案信息化管理人才的培養，積極開展技術培訓與學習工作，由此打造一支精通信息技術和管理能力強的高端人才隊伍，確保我國檔案信息化管理工作有序開展。

五、結論

綜上所述，現階段，檔案信息化管理是必然發展趨勢，與傳統檔案管理模式相比，信息化管理有助于提高檔案資料的服務價值。目前我國檔案信息化管理仍處于探索階段，需要相關領域工作者加大管理模式及技術研究，由此推動我國檔案信息化管理工作創新發展。

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