基層檔案歸檔工作中存在的問題及應對方法

侯莉

【摘要】本文討論的是基層檔案管理中存在的問題以及解決對策。基層檔案管理在政府運行方面發揮著不可替代的作用，較高質量的檔案管理制度能夠有效保留企業的工作資料，使企業行為得到有效的管理和控制。隨著社會的發展，我國傳統的企業基層檔案管理制度暴露出了較大的問題和弊端，對于檔案的長期管理和保存造成了一定的影響。對此必須找出癥結所在，提出改善和應對的建議，使基層檔案管理順利發展。

【關鍵詞】基層檔案歸檔;問題分析;應對辦法

基層檔案是記錄基層單位基本工作狀況的工作記錄。工作狀況的收錄和保留對基層單位的行為具有重要的參考價值和約束作用。基層的檔案管理不僅有助于現行管理制度的發展，還是歷史的佐證，是對管理工作負責任的表現。對此，相關的檔案管理人員以及管理部門，必須保持認真負責的職業道德，嚴格按照檔案管理的制度辦事，使檔案管理發揮其應有的價值和作用。

一、檔案管理簡介

（一）檔案管理的步驟劃分。檔案管理目前包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目、檔案檢索、檔案統計、檔案編輯研究、檔案使用等眾多的步驟劃分。檔案的具體制定和使用需要經過復雜的過程，因此需要相關的工作人員進行仔細研究和學習。

（二）檔案管理的服務對象。檔案記錄是對社會活動的記錄和評價，服務對象是檔案的查閱者，根據檔案記錄可以獲得對某一事件的具體記錄。在檔案使用服務的過程中，需要對檔案的價值和名目進行合理的編排，以提升檔案管理的科學性，提升檔案使用服務的效率。

（三）檔案管理的工作性質。檔案管理是管理性的工作，實則是服務性較強的綜合性工作。通過對有價值文件的管理實現有價值記錄的再次利用，是檔案管理工作的核心價值。檔案管理同時具有一定的排他性和保密性，一些機密文件需要經濟支持作為保護條件，以實現有價值信息的合理利用。

（四）檔案管理的基本原則。檔案管理需要遵守完整性、真實性、安全性等原則。檔案管理有企業制定的檔案管理和保護條例，防止檔案篡改、銷毀、失竊等情況出現。在檔案的完整性上，應該保持對文件記錄的完全記錄，禁止人為的選擇性記錄。在檔案的真實性方面，必須是對檔案客觀公正的記錄和評價，防止人為因素導致的記錄失實和篡改。在檔案的安全方面，應該防止自然因素對檔案的破壞，還應該防止其他人為因素造成的盜竊、破壞等情況。

（五）檔案歸檔管理的意義。檔案歸檔是檔案管理中的重要環節，包含工作記錄的一手資料內容和檔案價值的甄別過程，以及后續的檔案分類整理工作。因此歸檔工作應該在基層檔案管理中被充分重視，保持檔案資料的完整性、真實性，保證檔案管理具備重要的參考和查閱價值。隨著社會的進步和經濟的發展，檔案歸檔制度也應該進行不斷的改革和發展，使檔案記錄發揮真正的價值和作用。

二、在現行的基層檔案歸檔管理中存在的問題

（一）相關的一手資料收集不齊全。在現行的基層檔案歸檔管理過程中，出現資料收集不齊全的原因是多方面的。首先，是管理人員在資料收集的過程，資料呈現碎片式的方式呈現且資料缺乏整理和區分，導致資料整理緩慢，最終導致資料收集的不齊全。其次，是在資料整理的過程中，一些原資料的缺失，以及制度上的管理缺陷，最終導致工作人員沒有辦法收集相對完整的資料。

（二）對歸檔材料的價值評價不合理。在目前的檔案歸檔管理中，資料價值的評價體系存在問題，除了制度上的規定檔案內容，大量的文件價值需要檔案管理人員的主觀判斷。而在判斷的過程中，更多的情況是將無明顯價值的文件歸檔到檔案中，最終導致文件的冗長和無意義。還可能導致在資料檢索查詢中，無用的資料占用了大量的檢索時間和精力。檔案管理人員缺乏資料價值判斷的依據以及缺乏相關檔案的工作經驗，是導致資料的價值判斷不合理的重要原因，對此應該對相關的管理制度進行補充和完善，同時加強對檔案管理人員的職業培訓。

（三）企業的設備技術檔案保管隨意。在企業檔案的管理中，一些技術性檔案具有非常大的實用性，這就導致了檔案的調取頻繁，最終導致檔案保管失去固定的位置甚至遺失。一些部門在使用檔案后沒有對檔案進行及時的歸還是其中的重要原因，對此必須加強檔案歸檔管理的制度性和原則性建設。

三、在檔案歸檔管理中采取的應對措施分析

（一）在制度和職業道德基礎上，建立完善的資料收集制度。想要提升檔案歸檔的資料收集效率，首先應對資料的收集范圍進行充分的判斷和掌握，了解到重要有價值信息的出處和及時收集的方案，保持較高的資料收集敏感度。為了保持較高的資料收集效率，檔案管理人員需要接受相關的職業培訓以及經驗積累。管理者還必須保持較高的職業道德和認真負責的精神，對資料收集保持謹慎負責的工作態度。在收集資料的過程中，可以實行邊收集邊整理的策略，使信息在實際收集過程中得到有效的篩選和過濾，并將價值詳盡的文件進行整理整合，以節省整理檔案資料的時間。最后在資料收集的過程中，保持資料的真實性和完備性，出現的記錄文本錯誤及時進行核實和修改，修改數據需要相關部門的確認。

（二）建立檔案價值的歸檔評測標準。目前在實行的材料歸檔范圍和文本檔案保管期限規定對企業單位的資料收集范圍和標準都進行了寬泛的定義，但是檔案人員在實際的工作中，仍需要對大量的文件價值做出主觀的判斷和篩選，對此需要建立進一步的文件價值評測標準。通過對企業檔案歸檔價值的管理現狀進行分析，可以簡單概括為以下幾點分析建議：基層單位內部的宣傳性的復制文件可以不列入歸檔范疇。在基層單位中不需要執行的文件不要列入歸檔范圍。在本單位的臨時性文件，經過查考確認后，可以進行不歸檔處理。總之管理人員在文件價值判斷的過程中，著重分析文件在未來的調用價值，可以大致判斷文件的收錄價值。

（三）提升檔案歸檔過程中的管理質量。在檔案管理中，提升檔案管理的質量，提升檔案的歸檔質量和調用效率也是管理人員需要考慮的問題。其中檔案的真實性、安全性、完整性三原則，也需要在歸檔的過程中予以充分的考慮。例如真實性方面，收集資料的人員必須對相關的資料內容的真實度進行確認，防止偽造資料登記造冊。在安全性方面，歸檔人員應該對檔案的保密性進行分析和確認，將機密文件進行另行保存和保護。在完整性方面，歸檔人員需要對事件的發展過程進行初步的推演，對同一事件中的邏輯完整性進行分析，防止一些重要資料的誤漏。總之檔案的質量問題，在歸檔問題中應該被充分重視，以提升檔案的整體使用效率和質量。

（四）通過宣傳加強企業各部門歸還檔案的意識。企業的檔案歸檔管理的一個重要方面就是對借調文檔的追還。對此除了檔案管理人員需要加強對檔案借調的管理，對借調出的檔案文件進行記錄。企業各部門也應該具備認真負責的歸還意識，將借調的檔案文件按照歸還時間進行整理后歸還。

（五）給企業檔案管理部門更多的管理權限。為了提升檔案的價值和完整性，企業最好給檔案部門更多的授權，以保證檔案資料的收集工作順利進行。例如在企業的重大事件和會議過程中，允許檔案管理部門進行即時的采訪和記錄，進行跟蹤式的檔案材料收集，以實現檔案管理的真實性和完整性，提升檔案內容的機制。還有在企業重要的商業活動或者技術應用的過程中，應該允許檔案部門的直接參與，在其中扮演信息查證和收集者的角色，使企業的檔案信息收集更加全面。

四、結束語

企業制定的檔案管理體系，對于企業技術進步和經濟發展都具有重要的參考價值和指導意義。基層單位的儲存檔案文件，可以有效對單位的工作內容和工作質量進行記錄，保證檔案的及時歸檔，以實現對單位工作狀況的評估。檔案管理中的歸檔程序是檔案價值的重要來源，因此需要做好對歸檔工作的分析和總結，以提升基層單位的檔案管理整體質量和價值。

【參考文獻】

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