基層土地檔案管理工作存在的問題及對策

鄒柏莉

【摘要】開展檔案管理工作是為了把基層土地的各方面數據信息都統一收集起來，整理成文檔，方便后續用地、養地等各項工作的順利開展。然而，從實際工作過程來看，現階段我國各地區的基層土地檔案管理工作還存在一些不足之處需要解決。針對這個問題，為了避免在使用土地面積時出現糾紛問題，影響社會和諧與穩定。本文主要結合現存的具體管理工作問題，分析有效優化檔案管理工作內容及形式的可行策略。

【關鍵詞】基層土地;檔案管理;現存問題;解決對策

基層土地檔案管理工作目前已經成為國家宏觀調控的重要手段，在經濟社會生活中發揮著越來越重要的作用。但是，仍然有許多檔案管理人員沒有意識到自身工作的重要性，存在工作行為不規范的問題，且相應的操作能力不達標。同時，在信息技術發展的背景下，對于檔案管理的數字化處理工作沒有落實到位，這些都是新時期檔案管理工作發展過程中面臨的主要難題。

一、基層土地檔案管理工作現存的不足之處

結合各個地區基層土地檔案管理工作的實際情況來看，存在的共性問題主要有以下幾個方面：

（一）工作意識及能力。在基層土地檔案管理工作的過程中，由于涉及的管理內容比較多，工作任務量大。再加上大部分管理人員沒有意識到進行檔案管理工作對后續用地問題起到的重要作用，存在錯誤的管理工作觀念。在實際工作時，只注重于對檔案的收集和存放，分類方式不科學，這給工作人員靈活使用檔案完成各項工作造成了一定的不良影響。同時，許多高技術的管理型人才不愿意投身于基層土地檔案管理工作當中，影響了檔案管理工作在新時期的可持續發展。尤其是現階段實際的管理崗位上，出現了老齡化的現象，這嚴重影響了檔案管理工作的效率和質量。需要相關土地管理單位引起重視，并積極研究相應的解決對策。

（二）資金及設備投入?；谖覈呀涍M入了信息化時代，傳統的紙質檔案管理工作的弊端逐漸顯露出來。為了推動基層土地檔案管理工作的順利開展，各個地區的相關單位都在積極研究電子檔案的優化設置工作。而這就涉及到資金的投入問題，管理人員應當意識到只有采購先進的工作設備，才能完成檔案的數字化處理工作。然而，普遍情況是，很多土地管理單位往往由于自身經濟實力的限制，沒有將資金投入到檔案管理的信息化建設工作當中，無法為工作人員創造出良好的辦公條件。這就制約了基層土地檔案管理工作的有序運行，如何解決這個問題，就是現階段相關單位的主要工作內容之一。

（三）運行管理制度。任何工作的穩步運行都需要有健全的監督管理機制作為基礎保障，基層土地檔案管理工作也不例外。管理工作可以約束員工的行為，規范工作流程，保證檔案的存儲、整理及取用等各項工作都在合理的范圍內穩步運行。但是，基于我國社會的不斷發展進步，城鄉建設工作的不斷推進，相應的土地管理工作的內容也有所增加。因此，傳統的管理制度已經無法滿足相關單位的實際發展需求。尤其是缺少電子檔案管理機制，導致現階段所設置的管理制度流于形式，無法發揮其真正的價值。此外，過于嚴格的管理也容易讓員工產生反感，反而適得其反，無法為檔案管理工作提供運行安全的保障。這就表明，現階段的基層土地檔案管理制度還有待進一步優化和完善。

二、有效解決現存檔案管理問題的可行對策

要想真正發揮基層土地檔案管理在解決用地糾紛、土地歸屬權等方面的價值意義，相關工作人員必須要結合工作過程中實際存在的問題，研究出科學合理的解決對策。

（一）開展宣傳教育工作。針對于目前檔案管理工作人員自身工作意識及工作能力方面存在的不足之處，相關土地管理單位在工作過程中應當定期舉辦宣傳教育會議，結合現階段常見的土地糾紛問題以及相應的處理情況，讓員工意識到檔案信息能夠發揮的重要作用。并邀請專家講解一些專業的檔案管理工作技巧，為員工總結有序開展管理工作的經驗，提高員工的工作水平。同時，有些員工還存在工作馬虎的問題，影響著檔案管理工作的質量?；诖耍瑔挝粦斖ㄟ^思想教育工作，結合檔案管理工作的長遠發展目標，為員工制定與之相適應的個人發展目標。通過這種方式引導員工自覺規范自身的工作行為，提高員工的工作熱情。在新時期的檔案管理工作當中，由于傳統的檔案都是以紙質存儲形式為主。在電子存儲的工作上，還涉及到對電子掃描技術的應用以及資料備份、存檔等技術手段的應用，這些都是管理人員在新時期應當掌握的技術操作能力，也是培訓教育工作的重點內容。此外，在培訓完成后，單位應當通過考核的方式為員工安排具體的工作任務。

（二）建立信息化管理結構體系?；鶎油恋貦n案的數字化處理工作需要結合檔案管理工作的具體流程建立健全的管理結構體系，這樣才能保證各項工作的順利開展。具體的操作方法為：首先，員工應當先做好設備的升級工作，設置安全防護系統。其次，建立網絡工作平臺。為內部各個部門建立起聯系性，保證基層土地的變動信息能夠及時傳遞到檔案管理部門。通過網絡技術完成數據的智能化收集和整理工作，結合土地資源的分布情況、面積大小或者用地類型對相關檔案進行分類。同時，應當對電子檔案做好備份，防止檔案的丟失。新時期，平臺登錄操作可以通過手機、平板等移動設備來完成，在檢索信息時，設置語音識別功能，為檔案查找工作提供便利。這是目前檔案管理工作的主要優化方向。管理人員應當意識到存儲基層土地檔案數據的目的是為了方便人們及時取用相關信息。比如，城市道路修建，施工單位建設房屋，都需要使用土地的檔案信息。因此，在信息化發展的時代背景下，管理人員必須建立信息化管理結構體系，才能充分發揮檔案信息的使用價值。

（三）健全檔案管理機制。在實際設置檔案管理機制時，管理人員應當結合國家對檔案管理工作的相關需求進行設置，保證管理制度的合理性和合法性。新時期，管理機制的監管內容主要包括兩個方面：一個是對員工的管理，一個是對檔案的管理。對員工的管理需要保證公平性，結合不同工作部門的工作內容進行靈活的設置。設置績效考核機制，定期總結員工在自身崗位上的工作情況，評選出最佳員工，給予升職加薪的獎勵。同時，對檔案的管理主要是安全性的問題。管理人員需要了解員工使用檔案的目的，對取用資格進行審核。新時期，這方面的工作也可以應用信息技術來完成。將每位員工的工作崗位職責及日常表現記錄在系統當中，通過這種方法來提高基層土地檔案管理工作的效率。管理人員還需要關注于硬件設備的安全性問題，定期進行設備的維修、保養和升級等工作。還可以設立適合保存檔案條件的專用庫房、閱檔室，使辦公、閱覽、庫房分開，提高管理工作的效率。此外，檔案管理機制也需要定期更新，這是管理人員需要關注的重點問題。

（四）其他方面的優化解決對策。在檔案信息數字化管理工作當中，經濟成本的問題是相關單位應當解決的首要問題，這關系到檔案管理工作的質量和水平。還需要相關政府部門給予資金和政策方面的支持，同時，土地管理單位也應當在社會范圍內提高人們對土地資源管理工作重要性的認識，讓其他企業及單位提供資金的幫助，建立合作關系。在具體的工作過程中，單位還需要關注于員工的創新意識及能力問題，不斷對檔案管理工作的內容和形式進行有針對性的創新研究工作，優化工作流程，提高工作效率。這還需要相關單位面向社會招收高技術、高素質的人才來提高整體的檔案管理團隊實力。為了有效吸引人才的注意力，單位還可以從資金、福利待遇等方面進行設置。

三、結論

在基層土地檔案管理工作當中，要想有效解決現存的實際問題，首先，需要對員工進行宣傳教育工作。提高員工對工作重要性的認識程度，并結合新時期的實際檔案管理工作需求對員工進行知識技能的培訓工作。其次，單位應當應用信息技術手段建立健全的網絡結構體系，將基層土地檔案的數據信息收集整理在數據庫當中，并建立相應的工作平臺，同時，通過設置科學、全面的管理機制保證各項檔案管理工作順利進行。

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