新時期做好醫院綜合檔案管理工作的思考

王韶平 馬潤娟 蔡衛政

【摘要】隨著新醫改的不斷深入，醫院檔案管理作為醫院管理工作的重要內容，在科學技術日新月異的今天，檔案管理面臨著較大的困難和挑戰。為切實提高新時期醫院檔案管理質量與水平，必須根據目前醫院的發展情況，結合先進的檔案管理技術和手段，加強和規范醫院綜合檔案管理，更好地滿足社會和醫院的發展需求，從而促進醫療衛生事業健康發展。

【關鍵詞】新時期;醫院綜合檔案管理;思考

醫院檔案作為醫院所有歷史和文化的載體，對醫院制定未來發展規劃、提高醫院運作水平具有不可或缺的意義。在新醫改時期，醫院對其檔案管理提出了更為嚴格的要求，如何更好地為醫院發展服務是每個檔案管理人員需要思考的問題。

一、醫院綜合檔案數字化管理的意義

（一）有利于提高醫院信息管理質量。近年來，檔案數字化管理逐漸廣泛，很多醫院越來越重視檔案數字化管理，著重培育檔案管理者的信息化觀念，并由此創新信息管理方式，在管理階段采用新設備、新工藝，提高醫院綜合資料管理效果，方便檔案數據存儲、查找。

（二）有利于促進醫療衛生行業的發展。綜合檔案數據為醫療機構發展帶來的關鍵資料，在檔案管理中融入信息化觀念及手段，有利于提高醫院資源管理的系統性、標準性，從而提高醫療機構的綜合管理質量。目前，信息化系統滲透在社會的方方面面，檔案數字化管理迎合時代發展潮流，有利于醫院各科室間的數據資源實現溝通和共享，從而提高醫院的總體發展水平。

（三）有利于擴大醫院數據的儲存量。在信息時代，醫療機構的醫療技術水平逐漸提升，比如掃描系統、微創科技等均得到了高速發展，從而使醫院檔案數據不斷增多，以往的紙質資料存儲量十分有限，不方便查詢，而數字化存儲則基于計算機和網絡的開放性，能夠存儲大量的檔案數據，且方便借閱、查詢，有明顯的易操控性、直觀性等特征，大幅度提高了醫療機構綜合檔案資料的使用率。

二、目前醫院綜合檔案管理存在的問題

（一）檔案采集難度大。檔案采集是檔案管理的重點內容，也是信息化發展的關鍵環節，但是因為醫院資料基數大，且數據繁瑣以及跨度大，加大了檔案采集的困難性。在醫院檔案信息采集階段，管理人員要按照病患的實際檢查狀況，把所有病患的病例、治療環節等資料精準錄進檔案之中，并清楚記錄有關負責人的基本狀況。醫院檔案包含諸多部門，加之每位病患的時間跨度都有差別，導致檔案采集難度不斷加大。檔案內容不僅要記錄醫患資料，還要重視醫療儀器購置、藥品類型和應用狀況管理，很多醫院依舊有管理不善的情況，檔案文書的整體性受到影響，由此降低了醫院綜合檔案數字化管理質量。

（二）檔案管理制度不完善，檔案管理重視度不高。多數醫院綜合檔案資料均由醫院各職能部門各自保管，雖然醫院也制定了相關的規章制度，卻沒有明確檔案管理的方案和手段，造成醫院綜合檔案管理比較混亂。由于醫院檔案管理制度沒有切合實際具體細化，職能部門對各自部門檔案管理職能理解不清楚，加上沒有規范檔案管理收集范圍，許多本應該納入檔案管理的信息和資料不能得到完整的保存，人員崗位變動時，工作移交不清導致檔案資源流失。同時，檔案目錄標準不統一，各部門根據自己的理解和使用習慣整理檔案，導致醫院方案目錄不清，給查找帶來了一定的難度。有的醫院領導及管理層人員認為醫院綜合檔案管理不產生經濟效益和社會效益，造成醫院存在重視臨床病歷管理，忽視綜合檔案管理的現象。由于檔案管理意識不高，雖然將醫院綜合檔案管理納入年度目標管理工作中，但沒有真正納入考核。醫院在檔案管理方面的投入較少，資源嚴重不足，比如計算機、打印機等現代化設備配備陳舊落后，這就導致檔案庫房布局嚴重不合理，對醫院綜合檔案管理十分不利。

（三）信息化管理制度不健全。健全的制度體系是醫院科學管理檔案的前提，但就當前情況來看，我國大部分醫院的信息管理制度均存在不足，盡管適用于紙質資料，卻很難滿足信息化資料管理的基本需要。制度方面的問題引起了諸多管理問題，如數據記錄錯誤、平臺投資不夠和權限控制不到位等現象，這些問題均對醫療檔案的穩定性帶來了較大影響，且數字化管理系統不能滿足醫院的業務需要，造成醫院檔案數據泄露，無法有效保障檔案數據的安全。

（四）檔案管理人員業務水平不高。在醫院管理中，更加重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平僅停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求，缺乏創新和活力。

三、加強新時期醫院綜合檔案管理工作的思考

（一）建立完善的綜合檔案管理制度。在新時期背景下，醫院若想在激烈的競爭中立足與發展，就必須重視醫院綜合檔案管理工作，構建檔案管理機制，為醫院健康發展指明方向。因此醫院相關管理人員應結合醫院的實際情況，制定科學合理的檔案管理制度，構建一套健全醫院綜合檔案管理的分工方案與辦法，明確各職能部門檔案管理的職責、權限以及檔案管理各環節的流程。同時醫院要健全綜合檔案的工作手冊，對各類檔案的收集范圍、目錄標準、保管期限等進行分類，確保醫院各個時期檔案資料的真實性和完整性，也方便人員查閱。

（二）增強管理意識，優化綜合檔案數字化管理細節。醫療機構要順應信息時代的大趨勢，全面推動檔案管理和發展，檔案屬于重要的資源，在管理過程需要科學指導。醫療機構綜合檔案數字化建設環節的管理人員要認識到信息化建設的意義，結合自身經營情況，確定可行的管理目標，采用多種措施開展信息化管理活動，在形成信息化管理思想的基礎上，推動醫院長遠發展。因此，醫院管理人員有針對性地進行綜合檔案管理，結合各科室特征，全面做好管理細節，并強化各科室之間的交流，有利于提升檔案采集的真實性。首先，利用檔案信息系統以及監督制度保障綜合檔案的精準性，保證綜合檔案的正常錄入。其次，保證檔案的完整性，不管是在錄入或者儲存方面，均要保障綜合檔案的完善性，進而為數據分析帶來有效依據。

（三）注重平臺構建，創建信息化綜合數據管理系統。目前，醫院綜合信息管理工作的覆蓋范圍不斷擴大，近年來，信息管理系統持續推陳出新，相關管理人員要發揮各種軟件的作用，以便更好地滿足綜合檔案管理的各種需求。此外，在建立信息化系統時應基于科學完整的檔案管理平臺，該平臺以網絡為中心，包含了醫院內部工作的每個環節，綜合檔案管理者利用信息系統可以完成檔案數據分類與編寫;管理人員要加強信息管理系統維護，妥善處理日常信息整理工作，由此提升檔案管理的效率，確保工作的時效性。

（四）大力培養綜合檔案數字化管理人才。要想提升醫療機構綜合檔案信息的開發及使用效率，醫院需要科學使用現代化管理方法。因此，必須提高檔案管理者的業務能力，保證他們既掌握專業知識能力，還要熟練利用多種現代化檔案數字化設施。醫院要安排檔案數據管理者定時參與培訓，保證他們了解最新管理理論及技能，以迎合時代的發展要求。

（五）完善軟件配套設施。建立規范的數字化管理平臺，是實現醫療機構綜合資料信息化管理的重要基礎，且醫院資料信息化管理還要與醫院互聯網建設進行資源互補。醫療機構信息中心能夠設立醫院網絡、檔案系統的訪問權限，創建以檔案室為核心的醫院網絡系統，利用統一的系統管理檔案，便于在任意一臺電腦上查詢檔案數據，該方法不僅有利于突顯信息化檔案數據管理的方便性與時效性，還有利于促進資源共享。優化醫療機構的檔案數字化管理平臺，可以加快醫院總體辦公的智能化、一體化進度。

四、結束語

在“互聯網+”時代，信息技術被廣泛使用，對于檔案管理而言，信息化是全新的發展趨勢。因此，醫院管理人員應當樹立科學的管理觀念，大力引入先進的信息系統，推進檔案管理數字化建設步伐，從理念、設備、制度、措施、人才等方面著手，逐步實現信息化管理。基于信息化手段，進一步提升醫院服務水平，積累良好的市場競爭價值，從而實現自身的長遠健康發展。

【參考文獻】

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